Absenteísmo: O que é e Como Calcular [Guia Completo]

O absenteísmo é uma situação estressante para todos os envolvidos.

Quer um funcionário falte ao trabalho por um dia ou uma semana, sua ausência tem um efeito cascata que afeta a carga de trabalho, a equipe e a gestão.

O absenteísmo frequente é um sinal de que sua organização precisa de mudanças.

Ao identificar a verdadeira causa da ausência de funcionários, você pode chegar à raiz do problema, dar-lhes o apoio necessário e desenvolver um plano que ajude tanto eles quanto a equipe a terem sucesso.

Neste artigo, você encontrará tudo o que precisa saber sobre absenteísmo, como calcular e as melhores dicas  para ajudar você a resolver o problema.

O que é absenteísmo?

O absenteísmo refere-se à ausência do trabalho que vai além do que seria considerado razoável e habitual devido a férias, folgas ou doença ocasional.

É normal que os colaboradores faltem ao trabalho uma vez ou outra por motivos legítimos.

Porém, isso torna-se um problema para a empresa quando o funcionário se ausenta repetidas vezes e de forma inesperada.

O absenteísmo é um índice importante para avaliar a frequência dos funcionários.

Esse conceito, conhecido como “taxa de ausência”, é expresso numericamente em percentual, comparando as horas totais consideradas na contagem com as horas efetivamente trabalhadas por todos os profissionais.

Calcular o absenteísmo é essencial para medir o desempenho empresarial.

Ausências frequentes ou prolongadas dos colaboradores podem acarretar diversos problemas, afetando desde a saúde financeira da organização até atrasos em entregas e descumprimento de prazos.

De acordo com estudos, funcionários do setor de serviços têm uma taxa de 5% de faltas diárias, podendo chegar a 7% a 10% no varejo, por exemplo.

Além disso, esse índice pode indicar questões pertinentes ao ambiente de trabalho, como problemas estruturais e cultura organizacional, merecendo atenção especial.

Tipos de absenteísmo

O capital humano representa o recurso mais importante em qualquer empreendimento e, na prática, também é um dos mais dispendiosos.

Uma vez que os talentos desempenham um papel fundamental na execução e aprimoramento dos processos diários, independentemente de sua complexidade, sua presença é vital para alcançar os objetivos de qualquer organização.

Assim, atrasos, ausências e/ou saídas antecipadas têm um impacto significativo no fluxo de trabalho, resultando em prejuízos adicionais.

Para lidar com altos índices de absenteísmo, o primeiro passo é compreender os principais tipos existentes.

Absenteísmo emocional

Também denominado como “presenteísmo”, este fenômeno difere dos outros tipos que discutiremos adiante.

Nele, o colaborador está fisicamente presente na empresa, mas de maneira parcial.

Em outras palavras, o profissional está no ambiente de trabalho, porém não está emocionalmente envolvido, sendo apenas um “corpo presente”.

Consequentemente, mesmo que o colaborador compareça e cumpra suas responsabilidades, é possível notar uma diminuição na sua performance e uma redução na produtividade.

Identificar o presenteísmo emocional pode ser desafiador, uma vez que nem sempre há um indicador objetivo e frequentemente as causas são de natureza pessoal.

Uma das formas de reconhecê-lo ao longo do tempo é monitorar de perto o alcance das metas estabelecidas e/ou o desempenho diário.

Na prática, trabalhadores que fazem pausas prolongadas durante o expediente ou que ficam frequentemente distraídos com atividades não relacionadas ao trabalho são exemplos comuns desse comportamento.

Absenteísmo justificado

Nesta situação, as ausências são devidamente justificadas e previamente esperadas pela empresa.

Em geral, o colaborador comunica à organização sobre a necessidade de se ausentar do local de trabalho por um período específico, permitindo que a liderança ajuste os procedimentos e evite contratempos.

Geralmente, o absenteísmo justificado ocorre quando a ausência do profissional é motivada por questões de saúde.

Absenteísmo injustificado

Estas são ausências não programadas e ocorrem sem aviso prévio ou autorização da empresa.

É frequente que as razões por trás desse índice de absenteísmo estejam vinculadas à falta de motivação, conflitos internos e elevados níveis de insatisfação em relação ao ambiente laboral.

Possíveis causas do absenteísmo

O absenteísmo geralmente não é tão simples quanto a falta de vontade de trabalhar e muitas vezes implica problemas subjacentes. Algumas causas de absenteísmo, incluem:

Saúde mental

A depressão é uma das principais causas de absenteísmo, com índices mais elevados entre as mulheres.

Cuidados infantis ou idosos

Os funcionários podem faltar ao trabalho devido a necessidades de cuidados infantis ou idosos ou se um membro da família tiver uma doença inesperada.

Lesões

Lesões agudas e crônicas resultantes de acidentes de trabalho ou em outros locais podem causar absenteísmo.

Problemas de saúde

Doenças ou consultas médicas são motivos comuns para faltar ao trabalho, especialmente durante a temporada de gripes e resfriados.

Procura de emprego

Os funcionários podem faltar ao trabalho para participar de entrevistas de emprego.

Moral baixo

Sentimentos de ser subestimado ou subvalorizado, cargas de trabalho pesadas e ambientes de alta pressão podem levar ao esgotamento, ao estresse e ao baixo moral e fazer com que os funcionários faltem ao trabalho.

Desengajamento

Se os funcionários não se sentirem conectados com seus empregos ou engajados com a missão da sua empresa, eles podem não ter motivação para comparecer ao trabalho.

Assédio

Bullying e assédio não controlados podem fazer com que os funcionários evitem o local de trabalho.

Os impactos do absenteísmo

O absenteísmo pode afetar a eficiência e produtividade do seu negócio. Alguns dos principais impactos do absenteísmo, incluem:

Custos diretos

• Salário ou vencimentos pagos a funcionários ausentes;
• Custos de horas extras para funcionários que preenchem ausências de terceiros;
• Salários mais altos para freelancers ou empreiteiros para completar o trabalho perdido;
• Redução do salário dos funcionários caso não recebam auxílio-doença;
• Diminuição da receita se os funcionários não atingirem as metas de desempenho;
• Custos administrativos para gerenciar ausências.

Custos indiretos

• Custos adicionais de gestão, pois os gestores deixam de lado outras tarefas para encontrar funcionários substitutos;
• Penalidades ou perda de receita devido a atrasos nos produtos ou atendimento insatisfatório aos clientes;
• Reclamações de clientes e reputação prejudicada devido a serviços de baixa qualidade;
• Custos de reposição para contratação e treinamento de novos funcionários;
• Diminuição do moral e aumento do estresse para indivíduos e equipes que se sentem pressionados e com cargas de trabalho mais pesadas;
• Produtividade reduzida quando funcionários substitutos realizam trabalhos para os quais podem não estar qualificados.

Como calcular o absenteísmo

Para calcular o índice de absenteísmo, é essencial dispor de informações relacionadas à ausência dos colaboradores.

São necessários dados sobre a quantidade de dias em que um profissional, ou um grupo de profissionais, esteve ausente, juntamente com as datas correspondentes.

Adicionalmente, calcular o absenteísmo requer considerar o número de dias úteis no período determinado.

Após a coleta dessas informações, basta aplicar a seguinte fórmula:

Indicador de absenteísmo = número de dias de ausência em um período determinado/número de dias úteis dentro de um período determinado x 100.

A multiplicação por 100 é realizada para expressar o resultado como uma taxa percentual.

Em termos gerais, a fórmula é aplicável tanto para calcular o absenteísmo mensal, diário ou o índice considerando qualquer outro intervalo de tempo.

Como fazer a análise do absenteísmo

Na avaliação do índice de absenteísmo, ao buscar determinar se a taxa de ausência está elevada, o ponto de partida consiste em verificar qual seria o índice considerado “normal”.

É importante destacar que não há um consenso sobre qual seria uma taxa ideal e, de fato, o percentual considerado como tal varia consideravelmente com base no porte da empresa e no setor de atuação.

Entretanto, uma taxa de até 4% é considerada aceitável. Dessa forma, valores que ultrapassem esse limite já podem ser interpretados como um sinal de alerta.

Além disso, é importante ter em mente que as causas do absenteísmo são diversas e podem ser atribuídas tanto ao próprio trabalhador quanto à organização.

Portanto, é recomendável que o departamento pessoal adote uma abordagem humanizada, focada na identificação da origem do problema, para reduzir o absenteísmo.

O cálculo do absenteísmo é fundamental para identificar aspectos organizacionais, como a cultura empresarial e a infraestrutura, que necessitam de aprimoramento.

Ao analisar o indicador e identificar ausências relacionadas a questões pessoais, a empresa pode desenvolver estratégias que contribuam para a redução do absenteísmo, como a promoção do bem-estar da equipe.

Como reduzir o absenteísmo no local de trabalho – melhores práticas comprovadas

Compreender o absenteísmo é apenas o começo. Agora, é preciso tomar medidas concretas para evitar que o absenteísmo tome conta da sua empresa.

Essas práticas recomendadas ajudam você a lidar com o absenteísmo dos funcionários em todos os níveis.

Crie uma política robusta de absenteísmo

O primeiro passo para reduzir o absenteísmo é implementar uma política clara sobre o assunto. Sua política de ausência deve conter:

• definições de diferentes tipos de ausência, incluindo atrasos;
• razões aceitáveis ​​e inaceitáveis ​​para ausência de funcionários;
• uma progressão de ações disciplinares e próximos passos para cada tipo de ausência.

A sua política de assiduidade deve esclarecer o significado e as consequências do absenteísmo para os seus funcionários.

Depois de defini-la, você deve promovê-la amplamente.

Faça com que todos os seus colaboradores assinem um termo de responsabilidade confirmando que estão cientes e concordam com seus requisitos.

Em seguida, certifique-se de sua política está sendo aplicada de forma consistente.

Monitore as taxas de absenteísmo

Para controlar o absenteísmo no seu local de trabalho, é necessário compreender a extensão do problema.

Isso significa coletar dados para que você possa identificar quaisquer tendências preocupantes e evitá-las rapidamente.

Você pode usar a fórmula para calcular as taxas de ausência de funcionários, mas existem muitas outras ferramentas disponíveis para você como gerente, incluindo:

• quadros de horários e relatórios de horas;
• planilhas de controle de absenteísmo;
• software de monitoramento de tempo e presença, incluindo aplicativos de relógio de ponto.

Acompanhar o absenteísmo à medida que ele ocorre é uma ótima maneira de identificar problemas e antecipar soluções.

Também é útil no caso de você precisar acompanhar um funcionário individualmente sobre uma alta taxa de absenteísmo, especialmente se a situação não melhorar e a taxa de ausência permanecer alta.

Se você precisar demitir o colaborador por absenteísmo excessivo, deverá ter a documentação completa de suas ausências, os motivos e os procedimentos que foram aplicados.

No caso de uma contestação legal por parte do funcionário, esses documentos irão justificar sua decisão.

Aumente a flexibilidade

Os funcionários querem flexibilidade em relação a quando e onde trabalham e muitos abandonariam os seus empregos se o seu empregador não lhes oferecesse algum grau de flexibilidade.

Mas a flexibilidade traz benefícios que vão além de manter os funcionários satisfeitos.

Se os pais e responsáveis ​​passarem por emergências familiares durante o horário normal de trabalho, uma política de trabalho flexível significa que podem trabalhar a partir de casa ou recuperar as horas perdidas mais tarde.

Os funcionários com atividades paralelas podem se beneficiar dessa política para equilibrar suas obrigações.

Também é útil para funcionários neurodiversos propensos a ausências relacionadas à saúde mental quando não acomodados por seus empregadores.

Quando podem trabalhar em locais que sejam confortáveis ​​para eles, tornam-se muito mais produtivos.

A flexibilidade exige que os gestores se concentrem nos resultados.

Se você confiar que seus funcionários cumprirão suas obrigações de trabalho em um cronograma alinhado às suas necessidades, você verá uma queda no absenteísmo.

Ofereça programas de bem-estar

Muitos trabalhadores acreditam que os empregadores se preocupam apenas com resultados, como produção e lucro.

Por si só, essa falta de confiança é suficiente para provocar o desinteresse e o absenteísmo dos funcionários.

Para além dos impactos negativos da má saúde mental nas taxas de frequência dos trabalhadores, o baixo bem-estar pode evoluir para o esgotamento.

A recuperação exige tempo e descanso prolongado, o que geralmente significa um alto nível de ausência no local de trabalho.

Os programas de bem-estar que você pode considerar oferecer aos seus funcionários, podem incluir:

• instalações de fitness e orientações sobre autocuidado;
• aulas de ioga, meditação e mindfulness;
• visitas de massoterapeutas;
• acesso a serviços de apoio à saúde mental.

Reconheça o bom trabalho

Os funcionários se sentem mais engajados quando seu trabalho é reconhecido e recompensado.

Quando os colaboradores se sentem valorizados e envolvidos, é menos provável que caiam num padrão de absenteísmo.

Então, como você pode reconhecer os esforços de seus funcionários? Aqui estão algumas abordagens:

• um programa de recompensas e incentivos;
• notas pessoais de agradecimento pelo bom trabalho;
• elogios e agradecimentos diretos dos gerentes em reuniões individuais;
• uma cultura que incentiva o reconhecimento entre pares.

Encontre as abordagens que funcionam melhor para sua empresa e implemente-as de forma consistente.

Ofereça oportunidades de qualificação e requalificação

As oportunidades de atualização e requalificação mostram aos funcionários que seu empregador valoriza seu desenvolvimento profissional.

Oferecer treinamento é um investimento em seus funcionários a longo prazo e mostra que você está interessado em ajudar seu pessoal a se desenvolver profissionalmente.

Quando usados ​​corretamente, os programas de qualificação e requalificação incentivam a mobilidade interna.

Isso ajuda os empregadores a preencher lacunas de competências sem as despesas e o estresse da contratação externa, além de oferecer perspectivas de longo prazo aos trabalhadores existentes.

Muitos trabalhadores abandonam os seus empregos porque sentem que as oportunidades de progredir nas suas carreiras são limitadas ou inexistentes.

Uma sensação de estagnação no trabalho leva ao baixo envolvimento dos funcionários, o que aumenta o absenteísmo.

Mantenha seus funcionários engajados, fornecendo-lhes os recursos necessários para se desenvolverem e avançarem em sua organização.

Pague seus trabalhadores de forma competitiva

Os funcionários estão mais conscientes do que nunca do valor do seu trabalho.

Mostre aos seus funcionários que você entende e respeita o valor deles, o que leva a um maior moral, engajamento e produtividade no local de trabalho.

Para construir um pacote competitivo de salários e benefícios, use ferramentas on-line e pesquise faixas salariais em seu setor e área local.

Lembre-se de que os funcionários valorizam os benefícios, bem como um salário justo.

Considere o valor de quaisquer benefícios que você pode oferecer ao decidir como será uma remuneração competitiva para sua empresa.