Admissão Digital: Como Aplicar no Setor de RH da sua Empresa?

Com a admissão digital tudo se tornou mais rápido e com menos papel envolvido. Dessa forma o setor de RH das organizações passou a ter mais tempo para se dedicar a ações mais estratégicas, enquanto que os recém admitidos tiveram menos preocupação com papelada e idas frequentes à companhia para a entrega de documentos.

Você vai saber mais nesse artigo sobre o que é exatamente a admissão digital, sua importância, vantagens e como aplicá-la em sua empresa.

O que é admissão digital?

A admissão digital nada mais é do que o processo de admissão de um funcionário feito por meio de um software. Este permite que os documentos e informações do colaborador sejam armazenados na nuvem, um espaço online, onde é possível guardar dados de maneira ilimitada com segurança.

Esse método é bem mais prático do que o modo convencional em que o novo colaborador devia levar seus documentos e atestados médicos diretamente ao setor de RH da empresa. Pois imagine se esse funcionário se esquece de algum documento, ele é obrigado a retornar à companhia outro dia.

Mas com a admissão digital o colaborador envia tudo pelo computador ou smartphone, tendo toda a praticidade e conforto. Ao mesmo tempo em que agiliza o trabalho do RH que pode se dedicar a receber bem o novo funcionário e dar todas as instruções necessárias para que ele possa atuar com qualidade.

Por que a admissão digital é importante?

Porque por meio desse método o RH não precisa se preocupar com a burocracia do processo de admissão. Assim podendo encontrar planejar formas de melhorar sua atuação.

Outro motivo é que a admissão digital melhora a percepção que o candidato tem da empresa. Pois ela proporciona mais praticidade a ele, não sendo obrigado a se dirigir à companhia para entregar documentos, desta forma evitando que ele perca tempo com o processo também.

Assim proporcionando uma boa impressão do colaborador quanto à empresa, o que pode ajudar a construir uma boa relação com a mesma.

Além disso, o novo funcionário poderá reservar seu tempo para adquirir mais conhecimento sobre a empresa e sua nova função e também guardar suas energias para ser mais produtivo.

Quais as vantagens da admissão digital?

A admissão digital proporciona muitas vantagens tanto para a empresa como para o funcionário. Vamos conhecê-las:

Proporciona autonomia

Esse processo já começa dando autonomia ao funcionário, pois envolve o envio de documentos e preenchimento de formulários de maneira online. Assim o próprio colaborador poderá enviar os dados necessários e verificar se está tudo certo.

Dessa forma ele estará exercendo sua autonomia, o que é essencial em qualquer função nos dias de hoje, pois permite que o funcionário tenha mais responsabilidade em suas ações e se sinta mais motivado e engajado com seu trabalho.

Mais segurança

O uso de um software para realizar o processo proporciona mais segurança, pois os dados de seus colaboradores estarão muito bem guardados, uma vez que apenas quem tem a senha poderá acessá-los.

Por outro lado, o uso dos dados no papel pode proporcionar problemas, como no caso de perda de documentos, violações ou mesmo haver acidentes que venham a danificá-los, assim resultando em mais perda de tempo e burocracia.

Além disso, os dados podem ser enviados com praticidade e rapidez para contadores, que geralmente cuidam das obrigações fiscais e também podem ser integrados com o eSocial. Dessa forma o processo será feito conforme a lei, o que ajuda a evitar problemas com o governo.

Diminuição de custos e necessidade de espaço

Quando os dados do colaborador são armazenados em papel é necessário uma boa quantidade do mesmo, já que fichas devem ser preenchidas, contratos assinados, sem falar nas cópias dos documentos.

Por meio da admissão digital as informações são todas guardadas na nuvem, diminuindo a quantidade de papel usada, assim reduzindo os gastos.

Além disso, não é preciso reservar um espaço físico para guardar as fichas e contratos, pois tudo se encontra armazenado no software, o que acaba diminuindo a necessidade de espaço.

Mais agilidade

Quando um funcionário é demitido ou se demite, o grupo no qual ele trabalhava perde mão de obra, o que acaba sobrecarregando o restante dos membros e reduzindo a produtividade durante o tempo que o cargo fica vago.

Pelo processo de admissão tradicional tudo se torna mais demorado devido à burocracia dos procedimentos de recrutamento, seleção e admissão.

No entanto por meio da admissão digital o processo é realizado de forma mais ágil, assim o grupo não é sobrecarregado por tanto tempo e a empresa pode se recuperar mais rapidamente.

Mais tempo para investir na integração

Outra vantagem da admissão digital é que com o processo sendo mais prático e ágil o setor de RH pode ter mais tempo para investir na integração do novo colaborador à equipe.

Durante a integração você pode passar informações sobre a missão da empresa, sua cultura e funções que o novo colaborador terá que exercer, assim como treinamentos e vídeos. Dessa forma o funcionário ficará mais envolvido com o trabalho e poderá atuar com mais habilidade e desenvoltura.

Bom para o meio ambiente

Muito se tem ouvido falar sobre sustentabilidade hoje em dia, não é mesmo? Saiba que a admissão digital pode ajudar a proporcionar isso à sua empresa.

Pois com o uso reduzido do papel não haverá necessidade de adquirir tanto material. Você já imaginou a quantidade de papel que as empresas utilizam no processo de admissão tradicional?

São fichas, cópias de documentos, contratos para dezenas ou até mesmo centenas de funcionários. Sem essa prática, com os dados sendo armazenados na nuvem ajuda a diminuir significativamente a demanda por papel e consequentemente a necessidade de desmatar áreas verdes para plantar árvores usadas como matéria prima para a produção de folhas de papel.

Aumenta a produtividade do RH

O setor de RH vive abarrotado de coisas para fazer, desde o processo de recrutamento e seleção à demissão, ele realiza várias tarefas que envolvem a integração, treinamento e parte burocrática de cada funcionário da empresa.

Liberando o RH da burocracia do processo de admissão estará agilizando seu trabalho e dando-lhe a oportunidade para executar atividades mais estratégicas, o que ajudará a aumentar a produtividade do setor, assim proporcionando mais resultados.

Como aplicar em sua empresa?

Para aplicar a admissão digital na sua organização você deve seguir alguns passos. Vamos conhecê-los:

Passo 1 – Utilize as redes sociais para recrutar candidatos

Tudo começa com o uso das redes sociais como o Linkedin, que possibilita que as pessoas se candidatem às vagas em sua empresa.

Passo 2 – Escolha um software de recrutamento e seleção

Em seguida você deve escolher o software de recrutamento e seleção que permite que todo o processo seja gerido e qualificado de maneira automática e dá aos recrutadores a chance de analisarem melhor os candidatos e selecionar a melhor opção para a empresa.

Passo 3 – Use softwares de admissão digital

Esses programas permitem que o novo colaborador preencha fichas digitais com seus dados e envie sua documentação digitalizada ao cadastro de admissão. Assim facilita o trabalho do RH e torna o procedimento mais eficiente.

A ferramenta de admissão ajuda a conferir e validar dados e informações fornecidas pelo funcionário.

Passo 4 – Armazene os dados do selecionado na nuvem

Depois de selecionar o candidato chegou o momento de realizar a admissão digital e armazenar os dados na nuvem. Dessa forma os documentos são guardados em um espaço online, podendo ser organizados para se tornar mais fácil de serem encontrados e ficam ao dispor do setor de RH que pode acessá-los por meio de senha.

O novo colaborador também tem a praticidade de poder enviar seus dados e documentos via celular ou mesmo pelo computador.

Passo 5 – Utilize a assinatura digital

O quinto passo envolve a utilização de documentos criados em um espaço online que podem ser assinados por meio da assinatura digital. Esta tem validade jurídica e possibilita que sejam usadas como provas em contratos de trabalho.

Essa ferramenta usa a criptografia e inclui um certificado digital ao documento assinado, assim garantindo sua autenticidade.

Passo 6 – Envio das informações ao Departamento Pessoal

Depois que o setor de RH terminou de armazenar os dados e informações dos funcionários chegou o momento de enviá-los ao Departamento Pessoal.

Dessa forma, esse setor poderá incluir o novo colaborador na folha de pagamento. Isso pode ser feito por meio da nuvem de forma prática e rápida.

Passo 7 – Integração do funcionário à equipe

O sétimo e último passo envolve a integração do funcionário na empresa. Esse processo pode ser realizado por meio do software de admissão digital em que como comentamos anteriormente podem ser passados por meio de vídeos e conversas todas as informações que o colaborador precisa saber sobre a empresa, sua equipe e função que irá exercer.

Assim ele se sentirá mais acolhido e poderá se inteirar sobre sua função e clima organizacional da empresa.

Um recurso importante

Como foi explicado, a admissão digital é um recurso muito importante para o setor de RH da sua empresa, pois ela não só facilita o trabalho do mesmo, possibilitando que se envolvam com atividades essenciais para o crescimento do negócio como também proporciona mais praticidade ao funcionário.

Entre as vantagens que esse método proporciona à organização vimos:

• autonomia;
• segurança;
• diminuição de custos e necessidade de espaço;
• mais agilidade;
• mais tempo para investir na integração;
• bom para o meio ambiente;
• aumenta a produtividade do RH.

Para implementar esse processo na sua empresa é necessário que você recrute os candidatos por meio das redes sociais, utilize softwares de recrutamento e seleção e de admissão digital, armazene os documentos e ficha do novo funcionário na nuvem, use a assinatura digital para o contrato de trabalho, envie as informações para o Departamento Pessoal e realize a incorporação do funcionário à equipe.

Aderindo à admissão digital não só o processo terá mais praticidade e agilidade como você, sua companhia e funcionários serão beneficiados.