Arquivo Fonte de Dados (AFD) no Ponto Eletrônico

O relógio eletrônico de ponto desempenha um papel fundamental na gestão do controle de jornada dos funcionários de uma empresa, e o Arquivo Fonte de Dados -AFD, é uma parte essencial desse sistema.

Esse arquivo assegura a gravação precisa das informações necessárias para os fiscais do trabalho avaliarem a conformidade do registro de ponto com a legislação trabalhista.

Essa obrigação deriva de diretrizes estabelecidas pelo Ministério do Trabalho, que atualmente opera como uma Secretaria, complementando as disposições legais em relação ao controle digital de ponto.

Anteriormente, a CLT abordava apenas a exigência de registro, sem especificar o método.

O registro de ponto é uma das responsabilidades mais significativas das empresas em relação aos seus colaboradores.

Continue lendo e descubra o funcionamento do arquivo AFD, sua importância e como ele registra dados para fins de fiscalização.

O que é Arquivo Fonte de Dados – AFD?

O Arquivo Fonte de Dados -AFD, é um registro que recolhe todas as informações relativas à jornada de trabalho dos funcionários.

Permanece armazenado nos sistemas de controle de ponto, como o REP – Registrador Eletrônico de Ponto, e o ponto digital, não podendo ser apagado ou modificado, quer seja de forma direta ou indireta.

Dentro do AFD, no que se refere ao ponto eletrônico, podem ser encontradas informações de grande relevância, tais como:

• NSR – Número Sequencial de Registro;
• data – dia, mês e ano, da marcação de ponto;
• hora e minuto da marcação de ponto registrada;
• número do PIS do colaborador;
• tipo do registro de ponto;
• CNPJ ou CPF do empregador.

Esse documento tem um propósito exclusivo, sendo utilizado pelo auditor fiscal do trabalho para avaliar as práticas relacionadas às jornadas de trabalho nas empresas.

As informações contidas nesse documento não podem ser modificadas, uma vez que apresentam os dados brutos relativos à jornada do funcionário.

O arquivo AFD no ponto eletrônico tem como finalidade principal garantir a transparência nas relações entre a empresa e o Ministério do Trabalho.

Esse arquivo corresponde a um pendrive que fica conectado na porta USB que o relógio eletrônico de ponto deve ter, conforme previsão da Portaria 1510, descrita mais adiante.

Em caso de fiscalização realizada pelo Ministério Público do Trabalho ou por outra autoridade competente, este pendrive contendo as informações de registro será utilizado pelo fiscal.

Como os dados do arquivo AFD são gravados?

As informações registradas no arquivo AFD são gravadas simultaneamente com as marcações do trabalhador em sua jornada.

O AFD contém apenas dados horários, sem incluir o nome do trabalhador ou especificar o tipo de marcação, isto é, entrada, saída, início ou final de intervalo.

A falta de distinção entre os eventos das marcações no arquivo AFD impede qualquer modificação nos dados registrados no relógio de ponto.

Além disso, o AFD fornece apenas informações brutas e não processadas, impossibilitando a análise das regras que regem as jornadas de trabalho estipuladas nos contratos.

E o que é o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFTD?

O arquivo AFDT se refere ao registro que contém todas as informações processadas sobre a jornada dos funcionários.

Esse arquivo incorpora todas as regras aplicadas à jornada e detalha os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores.

Dentro deste documento, é possível identificar e corrigir pequenos equívocos de registro de ponto, por exemplo, quando um funcionário se esquece de marcar o ponto em algum momento do dia.

O AFDT também é útil quando for necessário justificar ausências, como por meio de atestados médicos, por exemplo.

O AFDT é um documento específico para fins de auditoria fiscal pelo Ministério do Trabalho.

Semelhante ao arquivo AFD, ele pode ser gerado no sistema de ponto eletrônico após o encerramento do espelho de ponto mensal.

O AFD é um arquivo confiável?

O arquivo AFD é emitido de forma obrigatória pelos relógios de ponto, conforme a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho.

Esse arquivo é inalterável, uma vez que é essencial para fins fiscais em situações legais.

Portanto, sua confiabilidade é elevada, possibilitando o devido acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários, contanto que o equipamento esteja conectado à rede elétrica para o registro de ponto.

Quaisquer registros de ponto não coletados pelo dispositivo são automaticamente informados no visor do ponto eletrônico, enquanto os pontos coletados são armazenados na memória do equipamento e disponíveis para exportação.

Isso garante que todas as marcações efetuadas sejam devidamente armazenadas. Caso haja algum dano ao equipamento que afete ou esgote sua memória, avisos serão exibidos no visor.

Devido a essas características, o arquivo AFD atende a todos os requisitos necessários para ser confiável, prevenindo tentativas de fraude e contribuindo significativamente para a empresa assegurar informações precisas no controle da jornada de seus colaboradores.

Espelho de Ponto: como funciona?

O espelho de ponto é um documento, seja em formato físico ou digital, emitido mensalmente com validade legal. Nele constam detalhes relacionados à jornada de trabalho dos colaboradores.

Trata-se de um resumo mensal da jornada de trabalho de cada funcionário, normalmente gerado com base nas anotações registradas em um sistema de ponto, que pode ser manual, mecânico ou eletrônico.

A existência do espelho de ponto depende da coleta de informações cruciais para a gestão de recursos humanos nas empresas.

Por meio de uma ferramenta de registro de ponto, dados relevantes são registrados para o balanço mensal realizado pelo departamento de recursos humanos, tais como:

• horários de entrada e saída dos funcionários;
• horas extras registradas;
• atrasos e saídas do trabalho, seja com ou sem autorização ou motivo;
• faltas e ausências no trabalho.

Todas essas informações compõem o espelho de ponto, que deve ser apresentado aos colaboradores e devidamente assinado por eles para que o documento contenha informações confirmadas como verídicas.

Os tipos de espelho de ponto variam de acordo com a ferramenta de ponto utilizada, podendo ser:

Manual e mecânico

O espelho de ponto manual é a forma mais antiga de registro de horas trabalhadas.

Nesse sistema, os colaboradores preenchem manualmente um relatório, frequentemente utilizando um livro de ponto, no qual anotam seus horários e assinam ao final das informações para comprovar sua precisão.

Por outro lado, o espelho de ponto mecânico, uma abordagem mais contemporânea, armazena os dados por meio de cartões, nos quais os funcionários registram seus horários.

No final do mês, o departamento de Recursos Humanos realiza uma conferência comparando as informações dos cartões com os registros armazenados no relógio de ponto.

Uma curiosidade interessante é que a expressão “bater o ponto” originou-se do método de marcação no ponto mecânico, em que os colaboradores literalmente “batem” o cartão no relógio cartográfico para validar seus horários de trabalho.

Em ambos os cenários, as informações precisam ser verificadas manualmente, o que também aumenta a possibilidade de fraudes.

Devido aos avanços tecnológicos, surgiram novas opções de espelho de ponto que tornam o processo de verificação de dados mais eficiente e seguro.

Espelho de ponto eletrônico

Este modelo apresenta maior organização, segurança e detalhamento em comparação aos modelos anteriores.

Isso se deve ao fato de que este documento é gerado automaticamente pelo Registrador Eletrônico de Ponto, utilizando tecnologia de ponta.

Normalmente, aqueles que fazem uso do registro eletrônico de ponto contam com um sistema capaz de registrar as marcações dos colaboradores por meio de crachás ou biometria.

No entanto, embora essa opção simplifique o trabalho do departamento de Recursos Humanos, pode representar um investimento considerável que nem todos os negócios têm capacidade de suportar.

Espelho de ponto digital

Este modelo representa a escolha mais versátil e automatizada. Com ele, é viável realizar o acompanhamento em tempo real, alinhando-se com a plataforma em uso.

O espelho de ponto digital simplifica as operações do setor de Recursos Humanos e viabiliza que os profissionais em regime de home office ou híbrido registrem seus horários de trabalho de qualquer lugar, obedecendo rigorosamente às leis e normas trabalhistas.

Gestão de dados e espelho de ponto

Realizar a gestão dos registros de ponto é uma responsabilidade compartilhada entre os departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade nas empresas.

Essa gestão desempenha um papel crucial na garantia de pagamentos precisos aos funcionários e na prevenção de litígios trabalhistas.

Isso implica na importância de adotar um sistema de registro de ponto eficiente, de preferência eletrônico ou digital, que permita o acesso automatizado às informações.

Isso simplifica consideravelmente as atividades de gestão de dados de presença dos funcionários.

Ainda existem empresas que utilizam métodos de registro de ponto mecânico.

Nesses casos, é fundamental redobrar a verificação das informações para evitar possíveis fraudes ou erros nos registros.

Portanto, a implementação de sistemas de registro de ponto mais atualizados pode ser uma maneira eficaz de organizar as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores e aprimorar o controle de dados das empresas.

Além disso, a modernização dos registros de ponto facilita a conformidade com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, garantindo a segurança das informações não apenas para as organizações, mas também para os próprios funcionários.

O que diz a Lei sobre o Arquivo Fonte de Dados – AFD

A obrigatoriedade do arquivo AFD no registro eletrônico de ponto foi estabelecida pela Portaria 1510 do Ministério do Trabalho.

Conheça a lei em detalhes:

“Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.

Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.

Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:

I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;

II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;

III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;

IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;

V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;

VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;

VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e

VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:

I – marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:

a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;

b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;

c) registrar a marcação de ponto na MRP; e

d) imprimir o comprovante do trabalhador.

II – geração do Arquivo-Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP;

III – gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;

IV – emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:

a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;

b) NSR;

c) número do PIS e nome do empregado; e

d) horário da marcação.

(…)

Art. 9º O Arquivo-Fonte de Dados será gerado pelo REP e conterá todos os dados armazenados na MRP, segundo formato descrito no Anexo I.

(…)

Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF, de acordo com o Anexo I.

Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.;”