Como Entrevistar um Candidato? Veja as Melhores Práticas

Antes de contratar novos funcionários para sua empresa, convém realizar uma rodada de entrevistas para garantir que você faça a seleção certa.

Quanto mais confortável você deixar um candidato durante uma entrevista, maior a chance de obter informações valiosas sobre quem ele é e garantir que você contrate o melhor ajuste para a vaga.

Entrevistas eficazes expõem possíveis sinais de alerta, revelam pontos fortes, garantem que as expectativas se ajustem ao salário, além de verificar a personalidade, qualificações e habilidades dos candidatos. Elas são uma parte essencial do processo de contratação.

Mas como você deve usar o tempo relativamente curto para conhecer – e avaliar – um quase estranho?

Quantas pessoas em sua empresa devem estar envolvidas?

Como você pode dizer se um candidato será um bom ajuste? E, finalmente, você deve realmente fazer perguntas como: “Qual é a sua maior fraqueza?”

O que dizem os especialistas na hora de entrevistar um candidato

À medida que o mercado de trabalho melhora e os candidatos têm mais opções, contratar a pessoa certa para o trabalho se torna cada vez mais difícil.

Os pipelines estão lotados e mais empresas estão competindo pelos melhores talentos.

Os candidatos também têm mais informações sobre o processo de seleção como nunca antes. Sites de carreira como o Glassdoor tiraram a mística e o mistério das entrevistas.

Se o processo de entrevista da sua organização desanima os candidatos, eles irão em busca e efetivamente encontrarão outras oportunidades.

Seu trabalho não é apenas entrevistar um candidato, mas também convencer os melhores a ficarem. Veja como fazer o processo de entrevista funcionar para você – e para eles.

Melhores práticas para entrevistar um candidato

Com uma preparação cuidadosa, os profissionais de RH e os gerentes de contratação podem aproveitar ao máximo as entrevistas de emprego e obter as informações de que precisam.

Entrevistar um candidatos exige etapas preparatórias que incluem selecionar um método de entrevista, elaborar perguntas úteis, formular perguntas adequadamente e aprimorar as habilidades de escuta.

Prepare suas perguntas

Antes de conhecer os candidatos pessoalmente, você precisa descobrir exatamente o que está procurando em um novo contratado para fazer as perguntas certas durante a entrevista.

Comece este processo compilando uma lista de atributos obrigatórios para o cargo.

Para inspiração e orientação, observe seus melhores colaboradores. O que eles têm em comum? Como utilizam suas habilidades? O que eles realizaram antes de trabalhar em sua organização? Que papéis eles ocupavam?

Essas respostas ajudarão você a criar critérios e permitirão que você construa perguntas relevantes.

Reduza o estresse

Os candidatos acham as entrevistas de emprego estressantes por causa das muitas incógnitas.

Como será meu entrevistador? Que tipo de perguntas ele fará? Como posso encaixar esta reunião no meu dia de trabalho? E claro: O que devo vestir?

Quando as pessoas estão estressadas, elas não têm um bom desempenho. Tome medidas preventivas para diminuir os níveis de estresse do candidato.

Na hora de entrevistar um candidato, diga às pessoas com antecedência os tópicos que você gostaria de discutir para que elas possam se preparar.

Esteja disposto a encontrar a pessoa em um momento que seja conveniente para ela. E explique o código de vestimenta da sua organização.

Seu objetivo é torná-los confortáveis para que você tenha uma conversa produtiva e profissional.

Envolva outros no processo

Ao tomar qualquer grande decisão, é importante buscar opiniões, então convide alguns colegas de confiança para ajudá-lo na entrevista.

Dessa forma você pode ter várias verificações, na hora de entrevistar um candidato, garantindo a contratação da pessoa certa.

Mas não exagere, tornando o processo longo e demorado. É recomendável que, no máximo, três pessoas entrevistem o candidato: o líder imediato, uma liderança acima e um funcionário sênior de RH ou recrutador.

Invista tempo para entrevistar um candidato

Reserve em torno de duas horas para a primeira entrevista. Essa quantidade de tempo permite que você realmente avalie a competência e o potencial da pessoa.

Procure por sinais da curiosidade, percepção, engajamento e determinação do candidato. Assuma que a pessoa será promovida e que será gerente algum dia.

A questão então se torna: essa pessoa pode fazer o trabalho hoje, mas também pode fazer o trabalho daqui a um ano, quando a situação mudar?

Pergunte ao candidato como ele aprende e o que pensa sobre o rumo do seu setor. Ninguém pode prever o futuro, mas é importante ter alguém que pense nisso e planeje sua vida.

Peça soluções reais

Não perca tempo com perguntas improdutivas, como: Quais são seus pontos fracos? É o mesmo que pedir: “Minta para mim”.

Em vez disso, tente saber como o candidato lidaria com situações reais relacionadas ao trabalho. Explique um problema que sua equipe está enfrentando e peça ao candidato para orientá-lo sobre como ele o resolveria.

Ou descreva um processo que sua empresa usa e peça para identificar ineficiências. Depois volte a sua lista de atributos desejados.

Se você está procurando um executivo que precisará influenciar um grande número de pessoas sobre as quais ele não terá poder formal, pergunte:

“Você já passou por uma situação em que precisou persuadir outras pessoas que não eram seus subordinados diretos? Como você fez para que o trabalho fosse realizado? E quais foram as consequências?”

Considere o ajuste cultural, mas não fique obcecado

Muito tem sido falado sobre a importância do “ajuste cultural” na contratação bem-sucedida. E você deve procurar sinais de que o candidato se sentirá confortável em sua organização.

Pense no ambiente de trabalho da sua empresa e compare-o com a orientação do candidato. Ele é um planejador de longo prazo ou um pensador de curto prazo? Ele é colaborativo ou prefere trabalhar de forma independente?

Mas, sua percepção da disposição de um candidato não indica necessariamente se ele pode se adaptar a uma nova cultura. As pessoas se adaptam. O que você realmente precisa saber é: eles podem se ajustar?

Venda o emprego

Se a entrevista estiver indo bem e você acredita que vale a pena investir no candidato, utilize algum tempo durante a segunda metade da entrevista vendendo o cargo e a organização.

Se você fizer isso no início da entrevista, é difícil ser objetivo. Mas uma vez que você esteja confiante no candidato, diga à pessoa por que você acha que ela é uma boa opção.

Tenha em mente que a entrevista é um processo de triagem mútua. Torne o processo divertido. Pergunte se há alguém na equipe que o candidato gostaria de conhecer.

As melhores pessoas para vender o emprego são aquelas que o vivenciam. Os colegas dão uma imagem honesta de como é a organização.

Conduza a entrevista

A maneira pela qual os profissionais de recursos humanos e os gerentes de contratação entrevistam os candidatos pode ser fundamental para identificar os principais candidatos a uma vaga.

Uma entrevista bem-sucedida e eficaz é aquela em que tanto o entrevistador quanto o entrevistado recebem informações precisas e podem tomar decisões informadas sobre a adequação do candidato ao cargo.

O processo de entrevista pode ser estressante tanto para o entrevistador quanto para o entrevistado. É normal que um candidato fique nervoso, por isso os entrevistadores devem tentar deixar a pessoa à vontade desde o momento em que ela entra na sala.

Ao ajudar o entrevistado a se sentir relaxado e confortável, o entrevistador tem mais chances de obter uma ideia clara das habilidades e personalidade do candidato.

Antes de começar com as perguntas preparadas, o entrevistador pode aliviar as tensões incentivando o candidato a falar sobre um interesse específico – talvez algo no currículo da pessoa.

Neste ponto, o entrevistador também pode querer recapitular a posição e o que ela implica. Isso pode ajudar o candidato a responder perguntas com mais conhecimento e considerar novamente se ele está genuinamente interessado no trabalho.

Controle a entrevista

Para que uma entrevista seja o mais útil possível no processo de decisão de emprego, o entrevistador deve manter o controle total sobre a entrevista em todos os momentos.

Estabelecer e manter o controle requer, além de boas técnicas de questionamento, habilidades de escuta eficazes.

Ouvir com eficácia é um desafio, em parte porque as pessoas geralmente se concentram mais no que estão dizendo do que no que estão ouvindo.

A chave para o entrevistador é falar o mínimo possível. Uma abordagem para ouvir com eficácia é uma paráfrase da regra de ouro: ouça os outros como gostaria que eles o ouvissem. Aqui estão algumas dicas para ouvir com eficiência:

• Minimizar distrações internas e externas; concentre-se apenas no que o candidato está dizendo.
• Ouça a resposta completa, antes de fazer a próxima pergunta.
• Esclareça as respostas do candidato, se necessário, e pergunte se são necessárias mais informações.
• Ocasionalmente, pode ser útil para os entrevistadores reafirmarem a resposta de um candidato com suas próprias palavras.
• Observe as expressões faciais e a linguagem corporal do entrevistado.

Incentivando a comunicação

Favorecer a comunicação irá criar uma atmosfera mais agradável, proporcionando obter melhores informações do candidato.

Sugestões para construir rapport e fomentar a discussão:

• Separe um lugar tranquilo para a entrevista;
• Agende tempo suficiente para que a entrevista não seja apressada;
• Informe o candidato com antecedência sobre o local e o horário da entrevista;
• Cumprimente o candidato com um sorriso agradável e um aperto de mão firme. Apresente-se a si mesmo e a qualquer outra pessoa que esteja envolvida na entrevista;
• Pergunte se ele permite gravar a entrevista, no caso dessa prática ser necessária;
• Comece de uma maneira que proporcione uma atmosfera confortável para o candidato;
• Descreva os objetivos e a estrutura da entrevista;
• Tente fazer perguntas que facilitem a discussão. Procure não utilizar perguntas de respostas simples, como sim ou não. Mantenha as perguntas abertas para que o candidato tenha a oportunidade de falar livremente;
• Faça apenas perguntas relacionadas ao trabalho. Evite questões pessoais, privadas e discriminatórias;
• Comece com perguntas mais fáceis e, gradualmente, evolua para perguntas mais difíceis ou de pesquisa;
• Faça apenas uma pergunta de cada vez;
• Se necessário, repita a pergunta, mas tente não reformulá-la;
• Não lidere, incite, interrompa ou ajude o candidato a encontrar uma resposta;
• Evite expressões faciais que possam levar a uma resposta;
• Ouça atentamente as respostas do candidato;
• Verifique a capacidade do candidato de gerenciar e trabalhar em equipe;
• Avalie se o candidato se encaixaria na cultura da organização;

Perguntas de acompanhamento

Fazer perguntas de acompanhamento – também chamadas de sondagem – pode ser necessário quando o entrevistador não entende completamente uma resposta, quando as respostas são vagas ou ambíguas ou quando o entrevistador exige informações mais específicas do candidato.

Perguntas de sondagem que convidam a mais detalhes geralmente começam com “o quê” ou “como”.

Perguntas que convidam à reflexão pessoal geralmente começam com “você” ou “você é”.

As perguntas que começam com “por que” podem colocar o entrevistado na defensiva ou resultar em pouca informação útil e exigir investigação adicional.

É útil estar familiarizado com algumas técnicas de sondagem. Aqui estão alguns exemplos:

• Você poderia me falar mais sobre. . . ?
• Não tenho certeza se entendi. Você poderia me falar mais sobre isso?
• Não tenho certeza do que você quer dizer com . . . Você poderia me dar alguns exemplos?
• Você poderia me dizer mais sobre o seu pensamento sobre isso?
• Você mencionou . . . Você poderia me falar mais sobre isso?
• Você pode me dar um exemplo de . . . ?
• O que faz você se sentir assim?

Perguntas para reflexão

As perguntas de reflexão são elaboradas para ajudar o entrevistador a obter uma compreensão mais profunda das respostas do candidato.

Essas perguntas raramente evocam uma atitude defensiva. Os candidatos querem que o entrevistador entenda suas respostas. As perguntas de reflexão podem começar com frases como:

• Isso fez você pensar (ou sentir). . . ?
• Você quer dizer . . . ?

As vantagens potenciais das perguntas de reflexão são variadas. Elas permitem:

• Reformular a resposta do candidato em uma linguagem mais clara ou articulada.
• Deixar o candidato saber que o entrevistador está prestando atenção.
• Dar ao candidato uma oportunidade adicional de elaborar suas respostas.

Fechando a entrevista

Um método popular de encerrar a entrevista é dizer que a entrevista está terminando e oferecer ao candidato a oportunidade de fazer perguntas.

Isso permitirá que o candidato obtenha esclarecimentos sobre aspectos do cargo e sobre as condições de emprego, como horário, salário e benefícios.

O entrevistador deve responder às perguntas do candidato com a maior franqueza possível. Se não for um momento apropriado para discutir compensações – talvez outras pessoas estejam presentes – o entrevistador pode sugerir uma discussão de acompanhamento.

Os entrevistadores devem estar preparados para fornecer documentos que descrevam a empresa e seus benefícios.

Ao encerrar uma entrevista, o entrevistador pode querer:

• Perguntar se o candidato está interessado no trabalho com base nas informações fornecidas durante a entrevista;
• Perguntar sobre a disponibilidade;
• Explicar o prazo para o restante das entrevistas, as etapas subsequentes do processo e quando é provável que uma decisão seja tomada;
• Explicar como entrar em contato com o entrevistador e quando esperar notícias dele;
• Levar o candidato até a porta e agradecer a pessoa pela entrevista.

Essas etapas podem garantir que o candidato tenha uma impressão positiva do entrevistador e da organização.

Questões legais para entrevistar um candidato

Além de escolher uma abordagem de entrevista e moldar as perguntas com antecedência, o entrevistador deve se familiarizar com os tipos de perguntas e declarações que devem ser evitadas em qualquer entrevista.

Os entrevistadores também devem evitar fazer garantias excessivas sobre a segurança do emprego ou declarações sugerindo que o emprego duraria enquanto o funcionário tivesse um bom desempenho no cargo.

Além disso, para minimizar o risco de processos de discriminação, os entrevistadores devem se familiarizar com tópicos que não são permitidos como perguntas de entrevista.

Questões relacionadas direta ou indiretamente a idade, sexo, raça, cor, nacionalidade, religião, genética ou deficiência devem ser totalmente evitadas.

Se as informações necessárias sobre um candidato puderem se enquadrar em qualquer uma dessas categorias, o entrevistador deve certificar-se de que a pergunta esteja relacionada a uma qualificação profissional.

Os entrevistadores nunca podem perguntar ao entrevistar um candidato, se ele tem uma deficiência.

Eles podem perguntar apenas se existe algo que impeça o candidato de desempenhar – com ou sem uma adaptação razoável – as funções essenciais do cargo para o qual está se candidatando.

É importante que os entrevistadores estejam familiarizados com as leis trabalhistas que regulam os tipos de perguntas permitidas em uma entrevista de emprego.

Algumas perguntas que parecem inocentes à primeira vista podem ser consideradas discriminatórias. A forma como elas são formulados é fundamental.

Os entrevistadores devem determinar antes da entrevista se as informações solicitadas por cada pergunta são realmente necessárias para avaliar a competência ou as qualificações de um candidato para o trabalho.

Fazer perguntas irrelevantes pode ofender um candidato ou prejudicar a reputação da organização. A seguir estão exemplos de perguntas que não devem ser feitas durante uma entrevista de emprego:

• De onde você é?
• Qual é a sua herança étnica?
• Quantos anos você tem?
• Você é casado?
• Você tem filhos? Quais são os seus arranjos de cuidados infantis? – perguntas sobre status familiar não estão relacionadas ao trabalho e não devem ser feitas.
• Quando você se formou no ensino médio?
• Qual igreja você frequenta?
• A quais clubes ou organizações você pertence?
• Você já entrou com pedido de indenização trabalhista?
• Quais deficiências você tem?

Além disso, os empregadores não devem pedir ao entrevistar um candidato, que ele envie uma fotografia, mesmo que a solicitação deixe claro que fornecer uma foto é opcional, não obrigatório.