O Que é Compliance Empresarial e Qual Sua Importância

A compliance empresarial deve ser uma parte fundamental das operações comerciais de sua empresa, independentemente do tamanho ou setor em que atua.

Como a sua empresa lida com a gestão da compliance e redução de riscos?

Tomar medidas preventivas pode parecer um aborrecimento inicial, mas poderá economizar custos incalculáveis ​​para sua organização a longo prazo.

A não conformidade com regulamentos corporativos pode resultar em multas, sanções legais, perda de reputação e outros prejuízos. É importante evitar que a empresa aprenda essa lição da maneira mais difícil.

Comece a desenvolver um programa de conformidade hoje.

Este artigo definirá compliance empresarial, a importância para sua empresa e como você pode criar um programa de compliance bem-sucedido.

O que é compliance empresarial?

Traduzindo, compliance significa conformidade.

A definição de conformidade é “a ação de obedecer a um comando” ou “o estado de cumprimento de regras ou padrões”.

A compliance empresarial é o processo de garantir que a empresa e seus colaboradores cumpram as leis, regulamentações, padrões e práticas éticas aplicáveis ao setor.

Isso envolve políticas e procedimentos internos, bem como leis federais, estaduais e municipais.

A prática da compliance empresarial ajuda a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e ações judiciais.

O processo de compliance deve ser contínuo.

Os governos federal, estadual e municipal geralmente estabelecem regras gerais, garantindo que todas as organizações conduzam legalmente suas atividades comerciais.

As empresas também podem definir regras e padrões internos para garantir que seus colaboradores desempenhem suas atividades de acordo com parâmetros e diretrizes específicos.

Governos e organizações podem aplicar essas regras por meio de órgãos reguladores.

Esses órgãos são agências ou departamentos que monitoram cada atividade comercial e avaliam como empregadores e funcionários seguem as regras estabelecidas.

Objetivo de um programa de compliance empresarial

O objetivo é proteger o seu negócio. É simples assim.

Mas o retorno sobre o investimento pode ser significativo, ajudando você a evitar desperdício, fraude, abuso, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.

Seu programa de compliance empresarial precisa ser integrado a todos os esforços de conformidade em toda a empresa, desde o gerenciamento de regulamentos externos e políticas internas até o treinamento abrangente de colaboradores.

Ao garantir que todos os departamentos e funcionários estejam trabalhando juntos para manter os padrões, você pode reduzir o risco de grandes falhas e violações.

Um programa eficaz melhora a comunicação entre liderança e equipe.

Esses programas devem incluir um processo para criar, atualizar, distribuir e rastrear as políticas de conformidade, permitindo que a empresa alcance seus objetivos e cresça mais rapidamente.

Afinal, os colaboradores não podem ser responsabilizados por regras e regulamentos que desconhecem.

Mas uma vez que eles entendem as expectativas, sua equipe pode manter o foco nas metas mais amplas de sua organização e ajudar as operações a funcionar sem problemas.

Além disso, quando os funcionários são devidamente treinados sobre os requisitos de conformidade, é mais provável que eles reconheçam e denunciem atividades ilegais ou antiéticas.

Manter a conformidade equipa seus colaboradores para fazer bem o trabalho, atingir suas metas de carreira e manter os clientes satisfeitos.

8 razões pelas quais compliance empresarial é importante para sua empresa

As empresas que cumprem os regulamentos geralmente são mais competitivas, pois podem oferecer seus produtos em qualquer mercado, sem nenhuma restrição legal.

Os clientes tendem a confiar mais nessas empresas porque sabem que estão seguindo padrões de qualidade e usando materiais seguros para o consumo.

Aprender mais sobre compliance empresarial e por que ela é essencial para as empresas pode ajudá-lo a implementar programas projetados para incentivar sua força de trabalho a seguir políticas, códigos e padrões estabelecidos.

Aqui estão 8 razões pelas quais a conformidade é essencial para qualquer empresa:

Aumenta a confiança do cliente

Quando os clientes sabem que uma empresa cumpre a lei e os padrões de qualidade, é mais provável que eles confiem na marca e comprem seus produtos e serviços.

Isso é possível porque eles entendem que a lei protege seus interesses e saúde, e os padrões estabelecidos pela empresa consideram suas preferências e expectativas.

Aumentar a confiança do cliente é um dos objetivos mais importantes de uma organização, porque melhora o conhecimento da marca, evitando reclamações e devoluções de produtos.

Isso pode ajudar uma empresa a melhorar sua reputação, evitar publicidade negativa e expandir sua base de clientes.

Aumenta a receita do negócio

Quando uma empresa demonstra conformidade, outras empresas podem comprar um grande volume de seus produtos, permitindo aumentar suas operações B2B.

Isso é possível porque a maioria das organizações deseja comprar produtos regulamentados e evitar os riscos associados aos itens não certificados.

Os clientes também tendem a comprar mais produtos e serviços de empresas que seguem regras estabelecidas porque sabem que não estão comprando produtos ilegais ou perigosos.

Eles podem verificar os padrões de qualidade que a empresa está utilizando e como estão sendo atendidos.

Melhora os processos internos

Os responsáveis pela compliance empresarial podem melhorar os processos internos, garantindo que cada colaborador entenda e siga as políticas em vigor.

Isso é feito através de programas de treinamento ou solicitando aos fornecedores que proporcionem o treinamento necessário para operar equipamentos específicos.

As empresas costumam estabelecer normas, códigos e procedimentos para beneficiar suas operações, garantir níveis de qualidade e a segurança de seus colaboradores.

Dessa forma, a empresa garante que os processos envolvidos em suas operações diárias sigam um procedimento e que haja protocolos de emergência para evitar acidentes e paradas não programadas.

Protege a empresa de ações legais

Ações judiciais geralmente são movidas se clientes insatisfeitos ou o público em geral descobrem que a empresa está evitando regulamentações para economizar dinheiro em custos operacionais ou gerar mais lucro.

Ao cumprir os regulamentos, as empresas podem se proteger de ações legais e demonstrar que estão operando de acordo com a lei.

As fiscalizações dos órgãos reguladores são necessárias, pois podem comprovar que a empresa está seguindo todas as exigências solicitadas.

Também é imperativo que a empresa garanta que seus colaboradores tenham as devidas certificações e recebam treinamento adequado.

Compliance empresarial ajuda na retenção de colaboradores

Um grande número de desafios de conformidade empresarial gira em torno da proteção dos funcionários.

É mais provável que eles permaneçam leais a você se sentirem que estão trabalhando em um ambiente justo, profissional e seguro.

Certifique-se de que o manual do funcionário tenha políticas e procedimentos alinhados com suas responsabilidades legais.

Tenha em mente que apenas fazendo cumprir um regulamento ele será eficaz.

É essencial especificar as consequências de quebrar as regras, como receber uma repreensão, mais treinamento ou mesmo suspensão ou rescisão.

Comunique rotineiramente suas preocupações às lideranças, garantindo que os regulamentos sejam devidamente cumpridos.

Compliance empresarial aumenta a produtividade

O cumprimento das políticas de segurança e salariais da empresa irá promover um ambiente favorável no local de trabalho.

Segurança e recompensa incentiva os funcionários a se esforçarem mais.

A adesão estrita às políticas internas de conformidade é essencial para manter os colaboradores satisfeitos e evitar que os problemas se espalhem para outras partes da organização.

Desenvolver ou modificar as políticas de compliance é um processo demorado e contínuo que requer atualizações e monitoramento regulares.

Problemas de compliance podem destruir a reputação de uma empresa

É sabido que uma reputação pode levar 20 anos para se estabelecer e cinco minutos para se perder.

As pessoas gostam de fazer negócios com empresas conhecidas por sua integridade.

Além das questões internas, com fornecedores e revendedores, uma empresa que costuma enfrentar problemas de compliance também terá dificuldades em conseguir investimentos, impedindo seu crescimento.

Compliance melhora a cultura da empresa

A conformidade também é vista como um valor conservador por alguns, que acreditam ser utilizada como um meio de controlar o comportamento. Mas esse não é o caso.

A conformidade pode ser uma força poderosa para a transformação de longo prazo.

Os valores e códigos de conduta de uma empresa estão interligados, o que significa que a articulação e o ajuste destes valores ao longo do tempo podem impactar significativamente a forma como a empresa opera.

Como criar um programa de compliance empresarial bem-sucedido

Poucas empresas podem se dar ao luxo de procrastinar em relação aos programas de compliance empresarial. Tenha a visão de agir hoje.

Seu programa deve ser cuidadosamente planejado e implementado, para garantir que sua força de trabalho opere com entendimento em todas as áreas de compliance.

Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa de compliance empresarial:

Envolva suas lideranças

Seu programa de compliance empresarial não será executado sozinho. Uma pessoa deve receber a responsabilidade de gerenciar o programa no dia a dia.

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um responsável pela conformidade ou vários.

Independentemente disso, os responsáveis ​​pelo programa de compliance empresarial devem ter autoridade para fazer cumprir as regras e responsabilizar a equipe em todos os níveis.

Eles também precisam de acesso direto ao corpo diretivo da empresa, que pode incluir a alta administração ou o conselho de administração.

O acesso à alta administração e autoridade para fazer cumprir as regras é essencial quando surgem possíveis problemas de conformidade, capacitando seus colaboradores a responder rapidamente.

Mas a comunicação deve ser nos dois sentidos. É importante que o corpo diretivo avalie regularmente a eficácia do programa.

Compliance empresarial tem a ver com a promoção de uma cultura no local de trabalho que valoriza a integridade e a conduta ética.

Isso começa no topo.

Para que o programa seja eficaz, os líderes da empresa precisam ser os primeiros a seguir as regras. Eles devem incentivar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância desse elemento.

As lideranças devem incentivar a opinião dos colaboradores, enfatizando que eles não serão punidos por relatar comportamento ilegal ou antiético.

Realize avaliações de risco

Compliance empresarial é sobre gerenciamento de riscos.

Uma vez identificadas essas áreas, a empresa pode concentrar seus recursos para abordá-las.

Os regulamentos, bem como os padrões do mercado, estão em constante evolução. Para evitar o risco de não conformidade, é importante realizar avaliações regulares, preferencialmente uma vez por ano.

Um processo de avaliação formal pode ajudar sua organização a ser proativa na prevenção de violações de compliance empresarial, analisando:

• Resultados de auditorias;
• Litígios recentes;
• Reclamações de conformidade;
• Reclamações de funcionários;
• Tendências de aplicação do mercado;
• Políticas de compliance em cada área de risco.

Estabeleça e mantenha seu código de conduta, políticas e padrões

Seu programa de compliance corporativo precisa de um código de conduta bem definido. Isso pode ajudar a estabelecer o propósito do seu programa e expectativas de comportamento.

As regras de conduta atuam como uma base e devem estabelecer critérios-chave:

• Quem é o responsável pela gestão do programa?
• Como os colaboradores devem relatar má conduta?
• Quais serão as medidas disciplinares por violação do código de conduta?

Suas políticas corporativas devem ter esses elementos como base, fornecendo diretrizes para áreas específicas de compliance.

Algumas violações habituais de compliance empresarial a serem abordadas, podem ser:

• Corrupção corporativa;
• Suborno;
• Práticas fiscais inadequadas;
• Conflitos de interesse;

As áreas exatas que você precisa abordar dependerão do seu setor.

Uma vez identificadas as áreas de risco e criadas as políticas, você deve estabelecer procedimentos para ajudar os colaboradores a executar as políticas corretamente.

A criação de diretrizes passo a passo facilita o acompanhamento dos procedimentos e a identificação de descumprimentos.

Áreas de risco em certos setores podem exigir padrões adicionais.

Treine adequadamente todos os funcionários

Se os funcionários não seguirem as políticas e padrões de conformidade, estes se tornam inúteis.

Portanto, após estabelecer as políticas e procedimentos para o programa de conformidade, é fundamental divulgá-los a todos os membros da equipe.

É importante garantir que os executivos, colaboradores e fornecedores terceirizados da empresa leiam e assinem todas as políticas e procedimentos de compliance.

Todos os funcionários e fornecedores relevantes devem ser treinados sobre leis, regulamentos, políticas corporativas e conduta proibida.

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode querer conduzir um treinamento sob medida para funcionários específicos em áreas de alto risco.

Você também deve  rastrear, documentar e acompanhar o treinamento.

Ao implementar uma política de conformidade e uma ferramenta de gerenciamento de treinamento, você pode automatizar muitos de seus processos manuais.

Com o sistema certo, você poderá distribuir políticas, realizar treinamento on-line, criar testes personalizados, entre outras funcionalidades.

O mais importante é que você crie ou aprimore seu programa de compliance empresarial agora mesmo.