Os especialistas de RH lidam com um grande volume de informações corporativas confidenciais, incluindo informações pessoais dos funcionários e detalhes salariais.
O acesso aos dados certos no momento certo pode permitir a democratização da análise, o que significa que os membros da equipe de RH podem obter insights e informar decisões de negócios em toda a sua função.
Isso pode incluir tudo, desde estatísticas de contratação e retenção até esforços de diversidade, igualdade e inclusão em uma organização.
No entanto, o volume e o tipo de dados relacionados ao RH são altamente sensíveis. Se esses dados vazassem, isso poderia causar grandes danos para a organização e seus funcionários.
Assim, os profissionais de recursos humanos estão em uma posição ideal para ajudar a implementar medidas de proteção de dados.
Neste artigo, você vai entender melhor como pode realizar a organização e o controle de dados na gestão de pessoas e RH, na prática.
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O que é organização e controle de dados na gestão de pessoas e RH?
A organização e o controle de dados envolve a coleta, o armazenamento e a manutenção de informações críticas sobre os funcionários de sua organização.
Desde biografias pessoais e informações médicas até detalhes do emprego e dados de desempenho, a coleta, a organização e o controle de dados de cada colaborador é um requisito fundamental do RH.
Mas essa necessidade operacional de manter e gerenciar as informações coletadas na integração, durante o emprego e durante toda a gestão dos funcionários é uma tarefa difícil.
Isso porque os dados dos funcionários podem ser necessários para fins legais e, portanto, devem ser mantidos por longos períodos.
Importância do da organização e controle de dados
Os dados são vistos cada vez mais como um ativo corporativo que pode ser usado para tomar decisões de negócios mais bem informadas, melhorar campanhas de marketing, otimizar operações e reduzir custos, tudo com o objetivo de aumentar receitas e lucros.
Mas a falta de gerenciamento de dados adequado pode sobrecarregar as organizações com silos de dados incompatíveis, conjuntos de dados inconsistentes e problemas de qualidade de dados que limitam sua capacidade de executar aplicativos de business intelligence e analíticos – ou, pior, levar a descobertas incorretas.
O gerenciamento de dados também cresceu em importância, pois as empresas estão sujeitas a um número crescente de requisitos de conformidade regulatória, incluindo leis de privacidade e proteção de dados.
Além disso, as empresas estão capturando volumes cada vez maiores de informações e uma variedade maior de tipos de dados, ambas características dos sistemas de big data que muitas delas implantaram.
Sem um bom gerenciamento no momento de organizar e controlar os dados, esses ambientes podem se tornar pesados e difíceis de navegar.
Benefícios da organização e controle de dados
O gerenciamento de dados na gestão de pessoas pode ser desafiador, mas é especialmente essencial na cultura atual da empresa orientada por dados.
Alguns benefícios de gerenciar e controlar com eficiência os dados de seus funcionários, são:
Cria uma imagem abrangente de sua força de trabalho
O gerenciamento de dados de funcionários oferece uma boa compreensão de:
- Quem trabalha para você;
- Quanto tempo eles trabalharam;
- Que conjuntos de habilidades possuem e
- Seu desempenho geral no trabalho.
Conhecer essas informações pode ajudá-lo a formular a estratégia geral da organização e criar um ambiente de trabalho mais produtivo, atribuindo as pessoas certas às funções certas.
Poupa tempo
Organizar e controlar as informações de seu funcionário economiza tempo, pois você pode acessar facilmente os dados quando necessário.
Aumente a eficiência operacional
O gerenciamento de dados na gestão de pessoas e RH torna suas operações mais eficientes.
Você sabe o que está acontecendo com seus funcionários, o que precisa ser atualizado e quais processos de RH precisam ser otimizados para eliminar gargalos e garantir um bom funcionamento.
Identifica tendências de capital humano
A organização e controle de dados também ajuda a detectar tendências relacionadas à sua força de trabalho.
Por exemplo, você pode perceber que os funcionários tendem a deixar sua organização após um período médiode dois anos.
Depois de saber disso, você pode se concentrar na construção de programas destinados a melhorar a retenção de pessoal.
Garante a conformidade
As leis de dados existem para garantir a segurança de seus documentos e informações confidenciais.
A incorporação dessas leis em seus processos de organização e controle de dados ajuda a manter a conformidade legal e proporciona maior tranquilidade.
Protegendo dados de RH
No mundo digitalizado de hoje, é quase impossível trabalhar sem tecnologia avançada.
Embora essa digitalização tenha melhorado os processos e o compartilhamento de informações, também facilitou a exploração de empresas mal-intencionadas, com higiene de segurança cibernética precária.
A organização, o controle e o acesso aos dados dos funcionários são essenciais: planos eficazes de organização e controle de dados garantem que apenas pessoas específicas possam acessar os dados armazenados em uma organização.
O departamento de RH pode configurar e implementar permissões de acesso quando novos funcionários são integrados e atualizar regularmente esses processos para garantir as melhores práticas. Algumas delas, são:
Incutindo transparência
Para adicionar uma camada de segurança, as empresas devem monitorar ativamente os dados disponíveis e seu uso.
Além disso, agora é vital incluir fluxos de trabalho analíticos transparentes para entender onde os dados são coletados, como são preparados, purificados e analisados e onde as descobertas são armazenadas.
Com informações sobre todo o pipeline de análise, os processos de auditoria são simplificados para os requisitos regulamentares.
Promovendo políticas de segurança
Cada departamento, incluindo recursos humanos, é responsável pela implementação de políticas de segurança organizacional para proteger o negócio, seus clientes e sua equipe de vários riscos.
Tipos de dados para organizar e controlar
Não é incomum se perguntar que tipos de dados de funcionários afetam mais uma organização.
Aqui está uma lista dos tipos de dados comuns que você organizar e controlar na gestão de pessoas em sua organização:
Recrutamento
Os dados de recrutamento coletados do Sistema de Rastreamento de Candidatos - ATS, são a primeira fonte de dados comum no HRIS.
Isso inclui o número de candidatos que se inscreveram, seus currículos e outras características, além de dados sobre o funil de recrutamento, fontes de recrutamento, seleção e assim por diante.
Informação demográfica
Outra fonte de dados chave são os registros de funcionários do HRIS.
Isso inclui o ID do funcionário, nome, sexo, data de nascimento, residência, cargo, departamento, especificações do centro de custo, data de rescisão e assim por diante.
Esses dados demográficos geralmente são incluídos em uma análise como variáveis de controle.
Além disso, quando os dados são combinados manualmente, geralmente é o banco de dados que é enriquecido com dados de outros sistemas, combinando o ID do funcionário como um identificador exclusivo.
Esses dados informam que tipo de pessoas você tem em sua força de trabalho, suas características gerais e quão diversificadas são.
Saber essas informações sempre é útil, portanto, armazene-as em um local de fácil acesso.
Informação médica
Os dados médicos ajudam você a manter um local de trabalho seguro, portanto, organizar e controlar esses dados adequadamente é essencial.
Detalhes do emprego
Os detalhes do emprego consistem em registros como experiências de trabalho anteriores, contratos de trabalho, incentivos de contratação, resultados de verificação de antecedentes e documentos legais que mostram os termos de contrato de cada indivíduo.
Outras informações incluem número de identificação do funcionário, políticas de licença e dados bancários para recebimento de salários.
Detalhes do trabalho
Os detalhes do trabalho e os detalhes do emprego não são os mesmos.
Os detalhes do trabalho compreendem a descrição do trabalho, habilidades e experiência, projetos atuais e localização.
Essas informações ajudam a identificar funcionários que atualmente não têm trabalho atribuído a eles em projetos existentes e têm capacidade para assumir mais tarefas dentro da organização.
Certifique-se de que esses detalhes sejam atualizados anualmente, bem como quando novos projetos surgem.
Dados de treinamento e desenvolvimento de habilidades
Os funcionários precisam de treinamento e desenvolvimento para atingir todo o seu potencial e obter as habilidades necessárias para desempenhar suas funções com eficiência.
Como esses treinamentos ocorrem periodicamente, é vital registrar com precisão o treinamento que cada colaborador recebe e quais conjuntos de habilidades eles têm ou precisam ter.
Isso ajudará você a manter um inventário dos conjuntos de habilidades dos funcionários e a identificar quaisquer lacunas de habilidades que exijam treinamento adicional.
Você também pode decidir quais funcionários podem assumir mais responsabilidades, como uma função gerencial.
Dados de desempenho
Muitas organizações avaliam regularmente o engajamento de desempenho de seus funcionários por meio de avaliações anuais ou trimestrais.
O armazenamento de dados relevantes de métricas de RH ajuda você a acompanhar o progresso de seus funcionários e fornece informações, como o estado das equipes de vendas de alto desempenho.
Você pode então definir metas e expectativas para outros funcionários em diferentes departamentos da empresa.
Manter os dados de desempenho de vendas também ajuda você a fazer um brainstorming de ideias de recompensa e reconhecimento de funcionários para prêmios e eventos de conquistas.
Dados de feedback do funcionário
Isso inclui dados de pesquisas de integração, pesquisas e modelos de engajamento de funcionários e entrevistas de desligamento.
As informações valiosas geradas pelos canais permitirão que você faça alterações e melhorias em sua organização sempre que necessário.
7 melhores práticas para organização e controle de dados na gestão de pessoas e RH
Agora que você conhece os tipos de dados que precisa armazenar, descobra as melhores formas de gerenciá-los.
Avalie e audite os dados que você possui
Avalie cuidadosamente os dados atualmente armazenados em seu departamento de RH. Que tipos de dados você tem atualmente e qual a importância deles para sua organização?
Você deve entender as informações de seus funcionários, tanto do passado quanto do presente, para saber como organizar e controlar.
Certos registros não devem ser mantidos por muito tempo, por isso é vital determinar quando excluí-los de seu sistema de gerenciamento de dados.
Categorize seus dados
Faz sentido separar os dados coletados de seus funcionários e depois organizá-los.
Suponha que você tenha uma grande organização e é responsável por lidar com grandes quantidades de dados depois de interpretar os resultados da pesquisa de engajamento dos funcionários.
Como você faz isso? A maneira mais eficaz é categorizar os dados criando segmentos, como gênero, local e departamento.
A categorização permite que seu departamento de RH acesse facilmente todas as informações, economizando um tempo precioso que, de outra forma, seria desperdiçado vasculhando e localizando arquivos dispersos.
Ela também protege informações confidenciais, armazenando-as separadamente de dados não confidenciais.
Limite o acesso aos dados dos funcionários a usuários autorizados
Certos detalhes, como registros médicos, são confidenciais e devem ser avaliados apenas por usuários autorizados.
Crie uma estrutura que permita definir quem deve ter acesso a esses dados. Senhas e autenticação multifator podem não ser suficientes.
Nesses casos, considere a implementação de políticas que exijam aprovação do gerenciamento de nível superior, antes de obter acesso a qualquer informação confidencial.
Redesenhar métodos de tratamento de dados
A primeira etapa para redesenhar seu gerenciamento de dados é obter clareza sobre as leis existentes sobre armazenamento de dados de funcionários.
Acompanhe isso avaliando suas técnicas atuais para coletar, classificar e processar informações.
Sempre peça permissão aos seus funcionários antes de armazenar suas informações e informe-os sobre as medidas que você implementou para protegê-las.
Isso é especialmente importante quando você tem informações confidenciais, como registros médicos.
Pesquisas mostram que apenas 1 em cada 4 funcionários se sente à vontade para fornecer essas informações ao empregador.
Use um software de gerenciamento de dados
Quase não há espaço para erros ao organizar e controlar os dados dos funcionários, e é por isso que a automação é a melhor opção.
Um software de gerenciamento de dados mantém todas as informações em um só lugar, tornando-as fáceis de manusear e acessíveis.
Não adie o uso de ferramentas tecnológicas para rastrear e armazenar dados de funcionários com rapidez e eficiência sempre que possível.
Criptografar todas as informações
Violações de dados resultantes de crimes cibernéticos podem acontecer a qualquer momento, por isso é importante prestar muita atenção à segurança.
Embora seja padrão para as organizações apenas criptografar informações confidenciais , uma abordagem melhor seria utilizar essa prática para todo o arquivo do funcionário.
Se você atualizar os registros dos colaboradores regularmente, certifique-se de que o departamento de RH e os gerentes de alto nível saibam como mantê-los seguros.
Treine a equipe de RH para lidar com dados com segurança
A equipe de RH e os gerentes com acesso aos dados dos funcionários devem ser treinados regularmente sobre as leis aplicáveis, o resultado da violação de dados e o mau gerenciamento de dados.
Se um funcionário se demitir da empresa, os gestores precisam estar preparados para evitar vazamentos de dados.
Mantenha sua equipe atualizada sobre as leis trabalhistas mais recentes para garantir a conformidade legal no armazenamento.
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