Devido a sua popularidade no mundo corporativo, cabe lembrar que cada organização deve adotar práticas de gestão que tenham a ver com a cultura organizacional atual ou desejada. Copiar um modelo e implantá-lo quase nunca funciona.
Verifique o contexto de sua empresa, entenda o que está sendo pedido e só depois recomende uma prática. Lembre que, por mais inovadoras e populares que sejam as práticas adotadas, nada supera a percepção do gestor e da área de Recursos Humanos quando fazem um bom acompanhamento e se preocupam com o desenvolvimento dos avaliados.
Vencida esta etapa, entenda um pouco mais sobre a Matriz Nine Box!
Benefícios da Matriz Nine Box
- Esta ferramenta se constitui em um ótimo suporte para debates efetivos acerca de gestão de pessoas e talentos nas organizações;
- A Matriz revela aos Recursos Humanos e aos os gestores os colaboradores que precisam ser desenvolvidos e os que estão prontos a suceder;
- Simplifica e coloca em uma forma visual o potencial e desempenho dos colaboradores;
- Possui baixos custos, já que precisa apenas do tempo dos gestores.
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O que é uma avaliação de desempenho?
Uma avaliação de desempenho é um processo que as organizações seguem para analisar a qualidade e as habilidades do trabalho de um funcionário durante um período específico.
Tradicionalmente, os empregadores realizavam avaliações uma ou duas vezes por ano e classificavam os membros da equipe com base na descrição de suas funções, competências essenciais e valores da empresa.
Contudo, esse sistema é falho ao não focar explicitamente no progresso da carreira dos indivíduos nem no impacto que seu trabalho gera para a equipe ou para a organização como um todo.
Além disso, a natureza pouco frequente torna mais difícil enfrentar os desafios à medida que surgem e impede a criação de oportunidades regulares de aprendizagem e crescimento.
Várias empresas com perspectiva avançada estão atualizando sua abordagem em relação às avaliações de desempenho, optando por realizar reuniões e check-ins individuais mais frequentes, com foco em:
- definir e acompanhar metas de desempenho realistas que alimentam as metas maiores da equipe e da empresa;
- analisar o progresso com estruturas de competências e planos de desenvolvimento, dando aos funcionários maior clareza e propriedade de seu desenvolvimento profissional.
Propósito de uma avaliação de desenpenho
Um ciclo ideal de avaliação de desempenho começa com perguntas de avaliação que definem expectativas claras para os funcionários.
À medida que o ciclo de revisão avança, os membros da equipe precisarão de feedback e treinamento contínuos para que possam desenvolver seus conjuntos de habilidades e garantir que seu trabalho contribua para resultados organizacionais de alta prioridade.
Algumas vantagens desta abordagem incluem:
Maior transparência e clareza
Quando os funcionários entendem o que se espera deles desde o início, é menos provável que sejam surpreendidos pelo feedback que recebem em avaliações de desempenho ou verificações informais e terão um conceito claro de como é o sucesso esperado.
Taxas de engajamento mais altas
Feedback contínuo, orientação e comunicações abertas e significativas permitem que os funcionários assumam um papel ativo em suas avaliações de desempenho.
É mais provável que confiem e se envolvam no processo de revisão se sentirem que têm uma palavra a dizer sobre o resultado, em vez de serem participantes passivos.
Aumento do moral dos funcionários
Vincular metas e benchmarks individuais aos objetivos organizacionais significa que, à medida que os membros da equipe e os departamentos têm sucesso, a empresa segue o exemplo.
Essa estratégia significa que os colaboradores podem ver como contribuem para o avanço do negócio, o que é ótimo tanto para motivação quanto para engajamento.
Equipes mais eficazes
Revisões e check-ins frequentes permitem uma solução de problemas mais ágil.
Por que? Conversas e colaborações regulares e honestas posicionam melhor os gestores e os subordinados diretos para responder às mudanças e superar obstáculos de forma rápida e eficaz, tornando-os mais ágeis e adaptáveis.
Tipos de avaliação de desempenho
Há mais de uma maneira de realizar uma avaliação de desempenho, e as empresas devem adotar estratégias completas e personalizadas ao coletar e fornecer feedback.
As contribuições de várias partes interessadas e membros da equipe permitem que os gestores tomem decisões de promoção e remuneração mais imparciais, considerando questões de outras perspectivas.
Abaixo, apresentamos quatro tipos comuns de avaliações e o que torna cada uma delas útil.
Autoavaliações
Essas avaliações pedem aos funcionários que reflitam objetivamente sobre seu próprio desempenho e reconheçam seus pontos fortes e áreas de melhoria.
Quando comparadas com outros tipos de avaliações, permitem que os membros da equipe identifiquem lacunas de percepção entre pares, gestores e eles próprios.
Também pode demonstrar aos líderes de equipe se seus subordinados diretos têm a capacidade de “autoeditar” e considerar claramente suas próprias contribuições e capacidades.
Avaliações dos gestores
Para serem gestores eficazes, os líderes de equipe precisam de feedback sobre as suas competências de liderança e coaching, além das suas outras responsabilidades profissionais fundamentais.
Essas informações devem vir de seus superiores, bem como de seus subordinados diretos, para obter uma visão mais abrangente de seu desempenho.
Para coletar feedback significativo dos membros da equipe, ofereça a opção de tornar os formulários de avaliação confidenciais para que os funcionários se sintam mais confortáveis sendo sinceros e honestos.
Avaliações de pares
São cruciais para descobrir como as contribuições de um funcionário individualmente impactam sua equipe ou quaisquer colegas de trabalho diretos.
Para apoiar as avaliações pelos pares, as pessoas que realizam a coleta de dados devem ter acesso a informações sobre os objetivos e competências atuais em que o seu colega está trabalhando.
Avaliações 360°
O feedback 360° permite ainda mais objetividade na avaliação de desempenho, pois incorpora e sintetiza informações de diversas fontes diferentes, além da equipe ou de colegas de trabalho diretos.
Se estiverem envolvidas muitas partes interessadas diferentes, este tipo de avaliação pode ajudar a identificar preconceitos, pontos fortes e áreas de melhoria que, de outra forma, os gestores individuais poderiam perder.
Sistema de Avaliação de Desempenho
O mercado está em constante evolução e é imprescindível que sua empresa acompanhe essas mudanças para se manter forte e competitiva. O conceito onde o funcionário é um mero “peão” no jogo empresarial já não existe mais.
Encontrar mão de obra qualificada está cada vez mais difícil, e manter seus melhores talentos motivados e produtivos é um grande desafio para os gestores.
Por isso a importância de um Sistema de Avaliação de Desempenho, para dar subsídios aos gerentes obtendo dados concretos e 100% confiáveis sobre desempenho, produtividade e evolução de cada colaborador.
Com a Análise de Desempenho em Competências ou Metas, identifique seus Talentos e estabeleça o Sistema de Recompensa para os Melhores Resultados, além do Plano de Desenvolvimento Individual para Melhorias e Aperfeiçoamento.
O Software Avaliação Permite:
- Mais de 15 relatórios automáticos e personalizáveis;
- Otimizar suas análises e obter dados com maior confiança e credibilidade;
- Gestão Completa de Metas e Competências Integradas com o PDI;
- Relatório Nine BOX Personalizável;
- Descrição de Cargos Detalhada;
- Estruturação do PDI para Metas e Competências;
- Com Consenso, Comitê, Pesos por Competências e Avaliadores;
- Notificações de questionários respondidos em tempo real.
O Que É Matriz Nine Box (9 Box)?
A Matriz Nine Box (9 Box), é uma ferramenta utilizada para avaliar o desempenho dos colaboradores na organização.
Avaliando os profissionais em dois parâmetros, seu desempenho passado e seu potencial futuro. No plano cartesiano (x, y), em um eixo da Nine Box é colocado o desempenho e no outro o potencial.
Cada eixo é dividido em três caixas. Veja a figura a seguir:
A partir do cruzamento entre o potencial e desempenho, cada membro da equipe é colocado em um dos quadrantes.
A figura a seguir mostra ações que devem ser tomadas de acordo com a posição que o avaliado ocupa. Confira:
Por que utilizar a Matriz Nine Box?
A Nine Box é uma ferramenta facilitadora na gestão dos colaboradores, proporcionando uma imagem clara do rendimento de cada indivíduo para um plano de ação individual.
Tendo este relatório em mãos, é possível desenvolver as competências mais fracas de cada colaborador e tonificar as que já estão fortes. Criando equipes altamente qualificadas em sua empresa.
Além disso, com a Nine Box é possível mensurar quem está se destacando, para que haja um planejamento de promoções e gerenciamento de talentos internos afim de manter seus melhores colaboradores na sua equipe e não deixar a concorrência os levar.
A Matriz Nine Box (9 Box) é uma das principais ferramentas para o planejamento e desenvolvimento de sucessões. Isso a torna uma ferramenta essencial para qualquer gerente ou gestor de equipe.
Aí surge uma questão complexa com que as organizações vêm se deparado, que é:
Como definir o potencial do colaborador, que é algo tão subjetivo?
A forma de resolver esse problema é utilizar um método de Avaliação de Desempenho acoplado à Matriz Nine Box para avaliar o desempenho e as competências dos colaboradores.
Quando este perfil está alinhado com as competências do profissional, a realização das funções e o desenvolvimento da carreira ocorrem de forma natural.
Entendendo os 9 quadrantes da Matriz Nine Box
O modelo é uma ferramenta de gestão de talentos e planejamento de sucessão em sua essência.
Ele fornece uma estrutura visual e estrutural para avaliar e categorizar seus funcionários com base em seu desempenho.
Também permite identificar os principais talentos e potencial de liderança da sua equipe.
O modelo consiste em uma matriz três por três com dois eixos.
O eixo horizontal representa o nível de desempenho atual de um funcionário, geralmente medido em relação a métricas ou metas de desempenho estabelecidas.
Os rótulos variam dependendo de suas preferências, mas os títulos padrão incluem Alto Potencial/Alto Desempenho, Alto Potencial/Baixo Desempenho, Baixo Potencial/Alto Desempenho e Baixo Potencial/Baixo Desempenho.
O local onde um determinado funcionário será colocado na grade é determinado por um processo de avaliação.
Normalmente, você avalia o desempenho de seu funcionário por meio de várias matrizes, como avaliações, feedback de superiores e colegas e métricas objetivas.
Você também verifica a vontade de aprender, a adaptabilidade e as capacidades do funcionário antes de colocá-los em uma caixa específica na grade.
Passo a passo para montar uma Matriz 9 Box
A Matriz Nine Box é uma estrutura simples de três por três.
Para criar sua própria ferramenta, represente o potencial futuro dos funcionários (alto potencial, potencial moderado, baixo potencial) e seu desempenho atual (desempenho baixo, desempenho moderado, desempenho alto).
Embora esta seja a forma padrão e mais direta da matriz, muitas empresas optam por personalizar cada quadrante para definir melhor o que cada nível de desempenho e potencial significa para elas.
Veja como isso poderia ser:
Alto desempenho com alto potencial
O funcionário cumpre e supera suas responsabilidades e objetivos, assume com naturalidade e entusiasmo oportunidades de liderança e está preparado para novos desafios.
Desempenho moderado com potencial moderado
O funcionário atende às expectativas para sua função e demonstrou desejo de liderar, mas deve ser desenvolvido e nutrido para alcançar o próximo nível.
Baixo desempenho com baixo potencial
O funcionário não atende às expectativas em relação à sua função e desempenho. Demonstra falta de motivação e alinhamento com a visão da empresa.
Ou você pode categorizar cada caixa de uma forma mais específica:
- um funcionário de alto desempenho e alto potencial é conhecido como “Funcionário Estrela”;
- um funcionário de desempenho moderado com potencial moderado é “Um Jogador Principal”;
- um funcionário de baixo desempenho e baixo potencial é “A Contratação Errada”.
Como utilizar a Matriz Nine Box?
Embora essa ferramenta seja um método bastante simples, nem sempre é utilizada de forma eficaz.
Veja como você pode fazer com que este método de avaliação de funcionários funcione em todo o seu potencial:
Coloque todos na mesma página
Revise a estrutura e a metodologia da Matriz Nine Box com sua equipe e confirme como você medirá o desempenho e o potencial. Consider:
- quais referências e critérios qualificarão o desempenho ou potencial de um funcionário como baixo, moderado ou alto?
- como será o seu plano de sucessão para os funcionários que atendem aos seus benchmarks de alto desempenho e alto potencial?
- quais serão os próximos passos para os funcionários rotulados como de baixo desempenho ou baixo potencial?
Avalie o desempenho de cada funcionário
Use a descrição do cargo e as responsabilidades específicas de cada funcionário para criar uma estrutura personalizada para sua avaliação e ser o mais claro possível com suas expectativas de desempenho.
Por exemplo, uma estrutura básica para desempenho poderia ser:
- Baixo: não atende às expectativas de desempenho definidas pela descrição do cargo ou pelo gerente, não atende às metas de vendas do último trimestre, etc.;
- Moderado: o funcionário atende às expectativas de desempenho;
- Alto: o funcionário atende e supera as expectativas de desempenho.
Avalie o potencial individual do funcionário
O potencial é melhor medido não pelos resultados de um funcionário, mas pelo seu comportamento.
Um funcionário com alto potencial normalmente é aquele que está constantemente desenvolvendo suas habilidades e está disposto a aprender e aplicar novos conhecimentos. Avalie:
- eles já progrediram na empresa? Se sim, como?
- a sua função atual permite-lhes progredir ainda mais?
- existe outra função ou departamento onde eles seriam mais adequados?
- o funcionário manifestou interesse em crescer na empresa?
Coloque os funcionários na grade
A partir da avaliação de seu desempenho e potencial, determine onde o funcionário se enquadra na matriz.
Este deve ser um exercício colaborativo entre a gestão, o RH e a liderança para posicionar o funcionário com precisão.
Incentive a discussão para obter uma visão abrangente e imparcial do potencial e desempenho do funcionário.
Determine os próximos passos
Depois de estabelecer onde o funcionário deve ser posicionado na grade, é hora de avaliar o que isso significa.
Alto
Se eles tiverem alto desempenho e alto potencial, quais serão seus próximos passos na carreira?
Há espaço para algum tipo de desenvolvimento profissional específico? Quais são seus objetivos de desenvolvimento de carreira?
Esses são os funcionários para os quais você deseja construir um plano de progressão de carreira. São seus talentos que chegarão ao topo com relativa facilidade.
Médio
Para os indivíduos com desempenho moderado, o que pode ser feito para ajudá-los a alcançar o próximo nível?
Eles estão na posição ou no departamento certo, ou suas habilidades seriam mais adequadas em algum outro lugar da organização?
Baixo
Se você tem um funcionário com baixo desempenho e baixo potencial, pode ser hora de deixá-lo ir?
Mas antes, analise: eles estão enfrentando obstáculos em seu trabalho que podem ser superados? Se sim, como?
Em alguns casos, aqueles com potencial elevado ou moderado, mas com baixos níveis de desempenho, estão simplesmente mal colocados na empresa e podem melhorar o seu desempenho em outra função ou departamento mais adequado.
Repita o processo
Repita todo processo para cada funcionário da sua empresa.
Assim que as avaliações forem concluídas, reserve algum tempo para analisar os resultados com a liderança.
Possíveis planos de ação de acordo com os resultados
Em um momento ou outro, toda empresa precisa avaliar seu conjunto de talentos para determinar o que funciona, o que não funciona e o que o futuro reserva para seus funcionários.
Depois de utilizar a Matriz Nine Box e identificar em que posição se encontram os talentos da sua empresa, é hora de agir.
Aqui estão alguns exemplos de plano de ação para você considerar.
Colegas de equipe problemáticos
Funcionários que apresentam pouco potencial acompanhado de pouco desempenho.
Esses companheiros de equipe podem representar certos riscos e precisam ser considerados imediatamente.
Plano de ação
- considere um plano de melhoria de desempenho;
- estabeleça uma linha de base do desempenho esperado;
- considere uma possível demissão do funcionário se o baixo desempenho continuar.
Colegas de equipe inconsistentes
Funcionários que têm algum potencial, mas não combinam isso com desempenho. Às vezes, eles podem entregar um trabalho de alta qualidade, outras vezes, pode não estar à altura.
Plano de ação
- identificar a causa raiz da inconsistência;
- fornecer oportunidades direcionadas de treinamento e desenvolvimento;
- implementar verificações regulares de desempenho.
Potenciais estrelas
Embora esses funcionários possam não ter percebido ainda, eles têm um grande potencial de crescimento.
Esses funcionários estão preparados para o desenvolvimento.
Plano de ação
- oferecer oportunidades de crescimento e desenvolvimento;
- incentivar a participação em projetos desafiadores;
- atribuir mentores ou treinadores.
Companheiros de equipe adequados
São colaboradores que desempenham as suas funções com competência e correspondem às expectativas, contribuindo de forma consistente para os objetivos gerais da organização.
Plano de ação
- reconhecer e apreciar as contribuições;
- oferecer oportunidades para o desenvolvimento de habilidades;
- incentivar a colaboração com profissionais de alto desempenho.
Companheiros principais de equipe
Funcionários confiáveis que formam a espinha dorsal da equipe, entregando consistentemente um trabalho de alta qualidade e demonstrando um forte compromisso com o sucesso do grupo.
Plano de ação
- oferecer oportunidades para o desenvolvimento de liderança;
- capacitar a assumir mais responsabilidades;
- buscar a opinião deles na tomada de decisões.
Estrelas em ascensão
Funcionários que estão começando a ter desempenho e têm potencial para crescer.
Esses tipos de funcionários estão preparados para mais oportunidades, combinadas com desenvolvimento.
Plano de ação
- oferecer oportunidades para crescimento acelerado;
- atribuir projetos desafiadores para ampliar suas habilidades;
- incentivar a participação em programas de desenvolvimento profissional.
Companheiros de equipe confiáveis
Funcionários que podem não ter potencial, mas ainda assim apresentam um desempenho muito bom e são considerados confiáveis por seus colegas de equipe. Incrivelmente valiosos nas organizações.
Plano de ação
- delegar tarefas e responsabilidades críticas;
- procurar seus conselhos;
- incluí-los nas discussões de planejamento estratégico.
Alto desempenho
São funcionários que já podem ser líderes ou que estão gerando resultados consistentemente elevados.
Esses funcionários merecem um empurrão na direção certa.
Plano de ação
- oferecer oportunidades de aprendizado e desenvolvimento contínuos;
- incentivar a orientação e o compartilhamento de conhecimento;
- considere funções de liderança.
Companheiros de equipe Rockstar
Funcionários excepcionais que entregam resultados excelentes de forma consistente, inspiram outras pessoas e vão além. Estes são seus talentos brilhantes.
Plano de ação
- certificar-se de que eles recebam amplas oportunidades de contribuir;
- considerar imediatamente cargos de liderança na organização
- encontrar maneiras de melhorar a satisfação para diminuir a rotatividade potencial.
Usando a Matriz Nine Box no planejamento de sucessão
As informações obtidas podem ser usadas para identificar candidatos à sucessão.
Uma vez identificadas as funções críticas, os líderes devem começar a pensar nos atuais membros da sua organização que podem estar preparados para assumir essas funções.
Para ter um banco de sucessão robusto, os líderes devem considerar vários indivíduos em diferentes estágios de desenvolvimento.
Também é importante identificar e desenvolver funcionários que possam ocupar as funções de sucessores assim que ascenderem na organização.
Ao utilizar esse modelo para sucessão, os líderes devem concentrar-se no desenvolvimento dos melhores talentos, preparando-os as suas futuras funções.
Conforme mencionado acima, isso pode ser feito por meio de desenvolvimento de liderança, coaching, mentoria e feedback regular de 360 graus.
Pessoas com desempenho moderado e potencial moderado também provavelmente desempenharão um papel integral no plano de sucessão de uma organização.
Em particular, esses indivíduos podem ajudar a preencher os cargos deixados vagos pelos melhores talentos à medida que progridem na organização.
Se nenhum talento de topo estiver disponível ou for adequado para funções críticas específicas, os indivíduos com pontuações moderadas no desempenho e pontuações altas no potencial também podem tornar-se candidatos à sucessão.
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Matriz Nine Box na gestão de talentos
Aqui estão algumas maneiras de adotar uma abordagem orientada para o futuro ao usar esse modelo para desenvolvimento de talentos.
Implemente conversas contínuas sobre desempenho
Conversas contínuas permitem uma avaliação mais detalhada do desempenho e do potencial de um indivíduo.
Essas conversas iluminam os pontos fortes, as oportunidades de crescimento e as aspirações de carreira de um funcionário, proporcionando ao gestor uma compreensão mais completa de suas capacidades.
Quando os gestores têm conversas regulares com os colaboradores e as incorporam nos objetivos e planos de desenvolvimento de talentos, a Matriz Nine Box torna-se uma ótima ferramenta para orientar o progresso e o desenvolvimento dos colaboradores.
Adote uma abordagem rica em dados para avaliar o potencial
A análise pode ajudar as equipes de RH a avaliar com mais precisão o potencial dos funcionários.
No entanto, para adotar uma abordagem rica em dados, você precisa de uma estratégia de dados de RH e de uma tecnologia robusta para coletar e armazenar as informações necessárias.
Sem a tecnologia certa, você tem informações em diversos lugares e nem todas as informações estão documentadas.
Avaliações ricas em dados também podem ajudar a identificar necessidades específicas de desenvolvimento dos funcionários, informando planos de crescimento direcionados.
Não se limite ao desempenho e ao potencial
É possível usar essa ferramenta para comparar quaisquer dois fatores, não apenas desempenho e potencial.
Você pode observar o desempenho de um lado e o risco de perda do outro, por exemplo, para desenvolver um plano de retenção mais direcionado.
Uma empresa que está entrando em um novo mercado pode utilizar a Matriz Nine Box para o planejamento da força de trabalho, determinando onde existem lacunas organizacionais que precisam ser preenchidas.
Outro exemplo é colocar o potencial em um eixo e as competências exigidas da organização no outro eixo.
Isso pode ajudá-lo a identificar as pessoas mais adequadas para preencher lacunas de talentos.
Agora que você já conhece a Matrix Nine Box (9 Box) conceitualmente, convidamos você a realizar uma simulação prática e gratuita no Software Avaliação, onde você poderá acompanhar na prática como funciona a Matriz Nine Box.
