Melhores Práticas Para Delegar Tarefas

Às vezes, a ação mais valiosa que você pode fazer como líder é delegar tarefas.

Isso não só lhe dá mais tempo para se concentrar em atividades de alto impacto, como também proporciona a sua equipe a oportunidade de se envolver em projetos interessantes.

Mas saber o que e como delegar pode ser uma tarefa difícil para novos líderes. No entanto, essa é uma habilidade que você pode desenvolver ao longo do tempo.

Neste artigo, apresentamos algumas sugestões que irão ajudá-lo a delegar de forma segura e eficaz.

O que significa delegar?

Delegar é o ato de redirecionar tarefas e iniciativas para outros membros da equipe.

Você pode delegar trabalho para distribuir a responsabilidade de forma mais uniforme ou porque a tarefa ou iniciativa é mais relevante para as prioridades, habilidades ou interesses de outro membro da equipe.

A delegação eficaz desenvolve as habilidades dos colaboradores e permite que o grupo desenvolva novos pontos fortes.

Por que delegar é importante?

Delegar trabalho é importante por dois motivos principais: maximiza a produtividade pessoal e mostrar a sua equipe que você confia neles para realizarem atividades mais significativas.

O todo é mais poderoso do que o indivíduo. Com delegação eficaz, você pode realizar mais em equipe do que sozinho.

A delegação bem-sucedida também ajuda a evitar o esgotamento e o excesso de trabalho.

Como líder, você é responsável por ver o quadro geral e delegar as tarefas certas às pessoas certas.

Desenvolver suas habilidades de delegação é entender os resultados desejados de uma determinada iniciativa e alocar trabalho para diferentes membros de sua equipe, com base em seus conjuntos de habilidades variadas.

Saber quando delegar responsabilidades é uma ótima maneira de se tornar um líder mais eficaz.

Essa importante habilidade de gerenciamento oferece oportunidades de desenvolvimento para os colaboradores.

Dependendo do tipo de tarefas que você delegar estará ajudando a capacitar melhor sua equipe e monitorar o progresso em direção aos planos de desenvolvimento profissional.

Por que alguns líderes evitam delegar tarefas?

Pode ser difícil saber o que delegar, especialmente no caso de líderes iniciantes.

Mas de modo geral, as razões mais comuns para as lideranças evitarem a delegação de tarefas, são:

• Preocupação com o fato de que levará mais tempo para explicar como fazer o trabalho do que para fazê-lo sozinho;
• Não entender a prioridade do trabalho;
• Querer trabalhar em projetos interessantes;
• Sentir-se culpado por atribuir mais trabalho a outras pessoas;
• Não ter certeza de quem mais pode fazer esse trabalho;
• Quer se sentir importante para sua equipe;
• Não saber quando delegar trabalho.

Cada organização possui um cenário próprio, mas algumas perguntas podem ajudar a determinar se o trabalho é apropriado para delegar.

Considerações que as lideranças podem fazer, antes de delegar tarefas:

• Este trabalho está mais alinhado com as prioridades de outro membro da equipe?
• Existe alguém que tenha a informação e o contexto para fazer este trabalho?
• Este trabalho é uma oportunidade para outra pessoa crescer e desenvolver suas habilidades?
• Esse trabalho se repetirá no futuro?
• Existe tempo disponível para delegar efetivamente esse trabalho, incluindo treinar a outra pessoa, responder suas perguntas e revisar seu trabalho?
• Isso é algo em que eu deveria fazer pessoalmente, porque é de alto impacto ou crítico para os negócios?
• O fracasso afetaria o sucesso do projeto?
• Temos tempo para refazer o trabalho, se necessário?

O resultado desses questionamentos fornecerá uma base mais segura para a tomada de decisão.

Melhores práticas para delegar tarefas de forma eficaz

Aprender a delegar trabalho faz de você um líder melhor e permite que os membros de sua equipe se envolvam em projetos interessantes.

Experimente estas sugestões para começar o processo de delegação:

Identifique o trabalho para delegar

Nem tudo pode ser delegado. Algumas atividades são estratégicas ou críticas para os negócios e se beneficiariam de sua atenção pessoal.

Antes de começar a delegar trabalho, avalie sua importância e as implicações de transferir a responsabilidade para outra pessoa.

Isso não quer dizer que você não pode delegar tarefas importantes.

Se houver outro membro da equipe com o contexto, experiência ou conjunto de habilidades para realizar a tarefa com eficiência, delegar pode ser uma boa opção.

Mas tenha em mente que alcançar um bom resultado final ainda é sua responsabilidade.

Alguns exemplos de trabalho que podem ser delegados incluem:

Trabalho que se repetirá no futuro

Se você tem uma tarefa recorrente, muitas vezes vale a pena delegá-la a outra pessoa que tenha tempo e energia para fazer bem o trabalho.

Trabalho alinhado aos interesses do membro da equipe

Se um membro da equipe manifestou interesse em desenvolver uma nova habilidade ou aprimorar uma já existente, veja se há algum tarefa que você possa delegar a ele para ajudá-lo a desenvolver essas habilidades.

Trabalho que se conecta aos objetivos do membro da equipe

Uma das melhores maneiras de delegar é atribuir uma atividade que se conecte aos objetivos profissionais de um membro da equipe.

Pratique o desapego

Delegar pode ser difícil para as lideranças iniciantes, porque isso significa colocar uma tarefa importante nas mãos de outra pessoa.

Você provavelmente se sente conectado ao seu trabalho e responsável por ele ser bem feito.

Aprender a delegar é uma habilidade crítica, mas você também não deve se sentir desconfortável toda vez que fizer isso.

Em vez disso, pratique a entrega de pequenas atividades no início, antes de delegar projetos maiores.

Seja paciente, tanto consigo mesmo quanto com os membros de sua equipe. Levará algum tempo para desenvolver suas habilidades de delegação.

Da mesma forma, os membros da equipe podem levar mais tempo para realizar a tarefa do que você.

Mas ao delegar, você estará dando a eles a oportunidade de desenvolver suas habilidades ao longo do tempo e também aliviando um pouco a sua carga.

Esclareça as prioridades

Compreender a prioridade e a dificuldade das tarefas facilita a delegação. Se algo é de alta prioridade, precisará ser feito logo, seja por você ou por outra pessoa.

Dependendo do caso, você pode decidir fazer você mesmo ou delegar.

A melhor maneira de definir as prioridades é conectar o trabalho aos objetivos da equipe e da empresa.

Quando você e sua equipe têm clareza sobre por que seu trabalho é importante, é mais fácil priorizar e realizar atividades de alto impacto com eficiência.

Você pode compartilhar os projetos com a equipe utilizando uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

Dessa forma, todos têm visibilidade direta de quem está fazendo o quê, quando e por quê.

Conheça sua equipe

Parte da delegação é certificar-se de que a pessoa para quem você está entregando o trabalho está preparada para o sucesso.

A delegação eficaz tem dois elementos: delegar trabalho aos membros da equipe que têm habilidades nessa área e dar aos membros da equipe oportunidades para desenvolver novas habilidades.

Para fazer isso, certifique-se de entender claramente os pontos fortes de cada colaborador, bem como seus interesses.

Reserve algum tempo durante sua próxima reunião 1:1 para perguntar a eles quais habilidades possuem atualmente e que desejam desenvolver ainda mais, bem como as que desejam adquirir.

Forneça contexto e orientação

Quando você entregar o trabalho, certifique-se de que a pessoa que assume a tarefa tenha os subsídios necessários para alcançar o sucesso. Isso inclui:

• Orientação sobre como fazer o trabalho;
• A data de vencimento da tarefa delegada;
• Contexto, documentos e detalhes sobre o trabalho;
• Ferramentas necessárias;
• A prioridade, objetivos e expectativas do trabalho;
• O resultado desejado;
• Qualquer atividade relacionada.

Tenha em mente que esse trabalho pode ser fácil para você, mas pode ser totalmente novo para a pessoa a quem você está delegando.

Reserve algum tempo para orientá-la e responder quaisquer perguntas que possa ter, antes de desenvolver a atividade.

Invista em treinamento

Dependendo de suas prioridades, muitas vezes é melhor treinar os membros da equipe para que possam lidar com essas tarefas no futuro.

Como treinar leva tempo, a tendência é que você mesmo queira fazer.

Mas pense no treinamento como um investimento nos membros de sua equipe e em sua própria carga de trabalho.

Delegar tarefas demoradas é uma ótima maneira de desenvolver suas próprias habilidades de gerenciamento de tempo, além de oferecer novas oportunidades aos membros da equipe.

Parte do treinamento de outra pessoa sobre como fazer o trabalho é dar a ela espaço para resolver problemas em vez de fornecer uma solução imediatamente.

Se o colaborador que está realizando a tarefa encontrar um obstáculo, faça perguntas para saber como ele acha que pode superar o problema.

Em vez de fornecer soluções, tente pedir sugestões para ajudá-la a construir suas próprias habilidades de tomada de decisão e orientá-la em direção à resposta certa.

Priorize a comunicação e o feedback

Delegar trabalho é uma boa oportunidade para feedback e comunicação bidirecional.

Certifique-se de que a pessoa a quem você delegou tenha uma maneira de entrar em contato com você com qualquer dúvida e marque um check-in regular, onde você possa revisar o andamento do projeto com mais detalhes.

Forneça feedback sobre o trabalho realizado para quaisquer tarefas futuras que você enviar.

Além disso, peça feedback. Você deu a eles informações suficientes para ter sucesso?

Havia alguma questão em aberto que teria facilitado a realização do trabalho?

Lembre-se de que a delegação é uma habilidade de longo prazo que você está começando a desenvolver, portanto, solicitar feedback ajuda a prepará-lo para o seu sucesso.

Foco nos resultados

Quando você delega, o objetivo não é esperar que o membro da equipe faça o trabalho exatamente como você faria.

É aceitável se alguém fizer algo diferente de você e alcançar os resultados desejados.

Ao delegar e treinar os membros da equipe, evite gastar muito tempo explicando como as coisas devem ser feitas.

Procure se concentrar no resultado, dando o espaço necessário para que o colaborador elabore o próprio processo.

Isso dará a ele condições de desenvolver suas habilidades e também demonstra que você confia nele para realizar a tarefa.

Acompanhe o processo

Depois de delegar, verifique com o colaborador a realização das tarefas periodicamente, garantindo que tenha o suporte necessário.

Você está delegando, mas é o responsável pelo sucesso do trabalho.

Se for a primeira vez que transfere esse tipo de atividade, implemente um ciclo de revisão ou período de acompanhamento, certificando-se que o colaborador está seguindo na direção certa.

Dê crédito quando a tarefa estiver concluído

Delegar de forma eficaz dá a outros membros da equipe a oportunidade de crescer profissionalmente e se envolver em projetos importantes.

Depois que o trabalho estiver concluído, certifique-se de que o membro da equipe seja creditado por concluir a tarefa.

Garanta que você não está recebendo o crédito devido a outra pessoa e reserve algum tempo para apreciar seu colaborador por um trabalho bem feito.

Gerencie por exceção

Sempre que possível, a gestão por exceção é aconselhável.

Isso significa que o colaborador designado não precisa necessariamente relatar as atualizações para você se tudo estiver indo bem.

Nesse cenário, a suposição é que o projeto está progredindo de acordo com os objetivos esperados e planejados, a menos que seja relatado de outra forma. Daí o nome “gerenciar por exceção”.

Isso pode funcionar como uma ferramenta de gerenciamento incrível que economiza uma quantidade significativa de tempo.

Utilize a tecnologia

Com tantas pessoas agora trabalhando remotamente, delegar tarefas se tornou mais difícil.

Menos tempo pessoalmente em um escritório e mais tempo gasto enviando e-mails e mensagens, pode representar um obstáculo a ser superado quando se trata de delegar.

Algumas situações podem passar despercebidas ou serem mal interpretadas. Mas isso tem solução.

Existem aplicativos para gerenciar equipes remotas, facilitando a organização, priorização e delegação de tarefas.

Muitos desses sistemas permitem que você adicione uma categoria e um prazo a cada tarefa para mantê-lo organizado, além de ter a funcionalidade de delegar atividades rapidamente aos membros de sua equipe.

Com lembretes automatizados, você evita o microgerenciamento. Além disso, são excelentes ferramentas para ajudá-lo na delegação.

Com tarefas claras e visíveis para toda a equipe, você pode compartilhar documentos e notas de forma rápida e fácil para ajudar no trabalho em questão, agilizando todo o processo.

A importância da delegação

Embora os grandes gerentes de projeto geralmente resolvam o problema com as próprias mãos, isso não significa que eles façam tudo sozinhos.

Em vez disso, com a experiência, eles ficam cada vez melhores em escolher as pessoas certas para as tarefas adequadas.

Sua capacidade de identificar as qualidades positivas nos colaboradores capacita os membros da equipe a lidar com uma variedade de tarefas.

O benefício mais evidente de delegar tarefas é que isso alivia a carga. Enquanto a equipe cuida das tarefas operacionais atribuídas, o líder encontra tempo para explorar ou trabalhar em tarefas mais impactantes.

No entanto, essa não é a única recompensa que a delegação traz.

Os colaboradores têm a oportunidade de adquirir novos conhecimentos e desenvolver habilidades, tornando-se cada vez mais valiosos para a organização.

Além disso, também comunica indiretamente a confiança que as lideranças têm em sua equipe.

Ao atribuir-lhes tarefas importantes, os líderes estão assegurando o respeito que possuem pela capacidade do grupo.