Offboarding – As Melhores Práticas Para Uma Transição Suave

A rotatividade de funcionários é inevitável e, embora nunca seja fácil, gerenciar essas transições é um investimento importante e valioso para as empresas.

Idealmente, você deseja se separar em bons termos com os funcionários que seguem em frente.

Mas o processo de transição pode ser complicado e os funcionários geralmente saem insatisfeitos, desrespeitados ou não impressionados com sua experiência.

Um forte programa de desligamento pode ajudar o RH a evitar armadilhas comuns no processo de saída de funcionários e melhorar a transição geral para ambos os lados.

O que é offboarding?

Você provavelmente já ouviu falar de onboarding. Quando um novo funcionário é contratado, você toma medidas para apresentá-lo à equipe, cultura, ferramentas e base de conhecimento da organização, dando a ele condições para ter sucesso em sua nova função.

Em contraste, o offboarding gerencia a experiência de saída do funcionário da organização.

O desligamento abrange todas as etapas necessárias para se separar com sucesso de um funcionário, após sua demissão ou rescisão.

Quando bem feito, um processo claro de desligamento garante uma transição suave tanto para a empresa quanto para o funcionário que está saindo.

Por que você precisa de um processo de offboarding

Sabemos da importância de criar um processo de desligamento de funcionários. Mas, geralmente, o trabalho não é feito quando a rescisão ou demissão é oficializada.

O que vem a seguir é uma parte crucial do ciclo de vida do funcionário e do sucesso organizacional a longo prazo.

Há uma lista de tarefas pendentes para o RH e o funcionário, durante o período de saída. O funcionário precisará devolver todos os recursos disponibilizados pela empresa, como um laptop ou celular, entregar seu crachá de identificação e limpar sua mesa.

O RH também terá que lidar com toda a documentação necessária, como documentação de benefícios, demissão assinada, acordos, etc., além de gerenciar a resposta da equipe e monitorar o moral.

Sem um processo claro em vigor, é fácil que etapas importantes caiam no esquecimento, expondo a empresa a possíveis riscos de segurança ou ameaças legais e possivelmente prejudicando o relacionamento com o funcionário que está saindo.

Um processo de offboarding facilita essa transição para ambas as partes.

Offboarding ajuda as empresas a:

• Mitigar riscos de segurança, como por exemplo, recuperar ativos e revogar o acesso de funcionários às contas da empresa;
• Prevenir questões legais, como disputas contratuais, compensação ou rescisão indevida;
• Gerenciar os desafios logísticos da transição do trabalho/equipe;
• Obter feedback valioso para melhorias;
• Realizar a transição nos melhores termos possíveis.

Embora o offboarding exija um esforço extra, a recompensa vale a pena.

De acordo com pesquisas, as empresas que investiram em um processo formal de demissão tiveram maior retenção e engajamento de funcionários.

Outras vantagens de um offboarding adequado

Há uma série de boas razões para a implementação de um processo de offboarding.
Quando realizado de forma adequada, beneficia ex-colaboradores e a empresa, tanto no momento específico da ocorrência quanto a longo prazo.

Algumas das vantagens incluem:

Ex-funcionários podem se tornar futuros funcionários

As pessoas deixam as empresas por uma infinidade de razões.

Alguns saem por falta de oportunidades de crescimento, outros porque a empresa não lhes oferece a possibilidade de trabalhar remotamente ou simplesmente porque têm uma oferta profissional melhor.

As pessoas nem sempre saem de uma empresa porque não gostam da empresa – ou de sua cultura.

É exatamente por isso que alguns funcionários, conhecidos como “bumerangues” voltam depois de um certo período em outra organização.

Mas isso só irá ocorrer se eles tiverem uma experiência positiva de offboarding, é claro.

Do ponto de vista organizacional, a recontratação de ex-funcionários tem suas vantagens.

É econômico, pois sua “nova” contratação será operacional e produtiva mais rapidamente, e você já sabe que eles se encaixam do ponto de vista da cultura da empresa.

E como os tempos de recrutamento são difíceis e a escassez de talentos ainda cresce, a maioria das empresas hoje não rejeita um funcionário bumerangue.

Ex-funcionários são embaixadores

As primeiras impressões são importantes, pois tendem a durar. Mas as últimas impressões geralmente são mais marcantes, nesse caso.

A maneira como você se despede das pessoas, tanto pessoalmente quanto profissionalmente, é algo que você lembra para sempre.

Durante seu tempo em uma empresa, sua jornada de funcionário, existem vários momentos que importam.

São eventos que ficam na sua memória e que você provavelmente não vai esquecer. Pense, por exemplo, em seu primeiro dia de trabalho, eventos divertidos em equipe e, então, seu desligamento.

Agora, se você tem boas lembranças de seus últimos dias em uma empresa, falará muito bem de seu ex-empregador.

Você não trabalha mais para eles, mas quando as pessoas perguntam sobre seu tempo lá, é provável que você dê informações positivas, se teve uma boa experiência de offboarding.

Isso terá um impacto positivo na marca de empregador da empresa e, por extensão, no seu apelo aos candidatos.

Ex-funcionários também são clientes

Assim como seus candidatos geralmente são seus clientes, seus ex-funcionários também são.

Isso significa que, embora a experiência do candidato na contratação seja essencial para garantir que permaneçam clientes satisfeitos mesmo sendo rejeitados, seu processo de desligamento é fundamental para garantir que seus ex-funcionários também permaneçam clientes fiéis.

Que melhor publicidade para sua marca do que um ex-funcionário que continua cliente, mesmo depois de deixar a empresa?

Eles são literalmente a prova viva de como você trata seus clientes e colaboradores: muito bem.

Segurança

De um ponto de vista mais prático, um processo de offboarding adequado é crucial por motivos de segurança dos dado.

Se a saída de alguém não for voluntária ou em bons termos, é possível sim, que algum funcionário contrariado tente prejudicar a organização.

Por exemplo, excluindo arquivos ou tornando público o banco de dados de clientes da empresa.

Na verdade, cerca de 20% das organizações dizem ter sofrido violações de dados por ex-funcionários.

Quando você sabe que pelo menos um terço dos ex-trabalhadores ainda podem acessar os dados da empresa, isso não é nenhuma surpresa.

Mas também é algo que deve ser relativamente fácil de evitar, usando seu processo de desligamento para garantir que as pessoas não tenham acesso aos sistemas e redes da empresa depois de saírem.

Práticas recomendadas de offboarding

O processo exato que você segue será diferente com base no tamanho de sua empresa, na posição do funcionário na empresa e na natureza de sua saída.

Use a lista de verificação e as práticas recomendadas a seguir como guia para criar seu próprio programa de desligamento personalizado.

Vale lembrar que o processo de desligamento e o cronograma serão diferentes para demissões ou rescisões.

Fase 1: Gerencie o processo de demissão

Quando um funcionário pede demissão, é hora de o RH entrar e iniciar o processo de desligamento.

Documente a rescisão do contrato: faça com que o funcionário assine uma carta formal de demissão para seus registros.

Agende uma entrevista de saída: planeje um horário para se encontrar com o funcionário antes de sair para obter feedback sobre sua experiência com a empresa, sua função e os motivos da saída.

A entrevista de desligamento é uma das últimas interações que o funcionário terá com sua organização, por isso é importante torná-la uma prioridade e vir preparado.

Notifique sua equipe: não deixe a fofoca chegar à sua frente. Informe a equipe sobre a saída do funcionário e monitore a reação e as necessidades da equipe.

Mantenha as linhas de comunicação abertas para garantir que a equipe seja apoiada e confiante no avanço.

Fase 2: Prepare a papelada

Revise contratos: conduza uma revisão final do contrato do funcionário para garantir que todos os itens estejam em ordem.

Você pode revisar quaisquer acordos de confidencialidade para esclarecer quaisquer dúvidas remanescentes.

Prepare compensação, benefícios e documentos fiscais: quando você souber que um funcionário está saindo, trabalhe com a contabilidade para revisar o pacote de remuneração e as informações fiscais para garantir que tudo esteja em ordem. Este processo pode incluir:

• Processamento de reembolsos pendentes devidos pela empresa ou pelo funcionário;
• Preparar a documentação fiscal e de benefícios para o funcionário levar antes de sair.

Fase 3: Planeje o processo de transferência de trabalho

Para garantir uma transição suave e sem interrupção na produção ou nos serviços, você precisará planejar um processo de transferência.

Trabalhe com o funcionário e/ou seu gerente para identificar o que precisa ser feito.

Determine quem será o substituto: quem assumirá a função do antigo funcionário? O trabalho será redistribuído entre várias pessoas?

Identifique as necessidades de treinamento: depois de saber quem assumirá o cargo, identifique qual treinamento será necessário.

O funcionário treinará seu substituto? Existem lacunas de habilidades que precisam ser abordadas?

Prepare informações/arquivos/documentação para transferência: faça com que o funcionário colete todas as informações ou arquivos aos quais seu substituto precisará acessar, incluindo senhas, listas de contas, informações do cliente, notas de procedimentos, etc.

Crie uma lista de tarefas para projetos finais e entregas: trabalhe com o funcionário para determinar como ele vai entregar seus projetos em andamento.

Por quais entregas ou marcos eles são responsáveis ​​antes de partirem? Acompanhe o processo para que não fiquem pendências.

Comunique-se com os clientes: se o funcionário estiver voltado para o cliente, crie um plano de ação para notificar seus clientes e gerenciar as transferências, por exemplo, identificar quem assumirá as contas e garantir que tenham as informações e os recursos necessários para transição.

Fase 4: Crie uma lista de verificação de funcionários

À medida que você trabalha em sua logística de gerenciamento de saída, faça com que o funcionário passe por sua própria lista de verificação final, que pode incluir:

Devolução de equipamentos da empresa: qualquer equipamento ou ativos emitidos pela empresa precisam ser devolvidos antes que o funcionário saia, como por exemplo:

• Crachá de identificação;
• Laptops;
• Celulares;
• Uniformes;
• Chaves;
• Permissões de estacionamento;
• Cartões de crédito da empresa.

Remoção de objetos pessoais: o funcionário deve retirar quaisquer itens pessoais que possa ter trazido para o local de trabalho.

Organização de registros, arquivos ou materiais de treinamento: o funcionário deve preparar e organizar todas as informações e documentos que serão repassados ​​ao substituto.

Aconselhe-os a rotular os arquivos com clareza para que seja fácil encontrar e acessar as informações corretas.

Fase 5: Redefina contas imediatamente

Esperar para encerrar contas de e-mail, alterar senhas ou revogar o acesso a plataformas e recursos deixa a empresa aberta a violações de segurança.

Também pode criar confusão e bloqueios de comunicação. Trabalhe com a TI para redefinir prontamente as contas do funcionário, incluindo:

• Remoção do acesso a e-mails e outros sistemas e plataformas internas;
• Alteração de senhas de contas da empresa às quais o funcionário teve acesso;
• Notificação das equipes ou pontos de contatos relevantes sobre a mudança de pessoal;
• Redirecionamento de e-mails e chamadas para o novo funcionário/ponto de contato;
• Atualização do organograma da empresa;
• Remoção do funcionário dos calendários e reuniões da empresa.

Fase 6: Finalizando

O processo de offboarding pode ser complexo, mas não se esqueça de que, no final das contas, você está administrando um relacionamento com outra pessoa.

Faça com que sua última impressão seja boa, tratando o funcionário com respeito e demonstrando o quanto você valoriza o trabalho que realizou.

Conforme apropriado, considere:

• Escrever uma nota de agradecimento;
• Dar um presente personalizado;
• Enviar um cartão de “despedida” com assinatura dos membros da equipe;
• Oferecer uma festa de despedida para que saiam com uma boa impressão.

Entenda a natureza da saída

O processo de offboarding vem com sua parcela de complicações. Você não pode usar o mesmo processo para demitir todos os funcionários que saem.

As políticas e procedimentos envolvidos no offboarding diferem em seus tipos. Os motivos da saída podem ser por demissão, aposentadoria, término de contrato, entre outros.

Talvez o funcionário não tenha se encaixado a longo prazo na cultura da sua empresa, talvez tenha se deparado com uma oportunidade de mudança de carreira ou, em alguns casos, não conseguiu acompanhar o crescimento como esperado.

Seja qual for o motivo, as organizações precisam primeiro entender o motivo pelo qual um funcionário quer sair e ter um plano claro para lidar com cada tipo de saída.

O aspecto mais crucial de um bom processo de desligamento de funcionários é tratá-los calorosamente e com respeito, independentemente do motivo de sua saída.

Celebre suas conquistas e faça com que se sintam valorizados por seus esforços.

Isso pode fazer com que seus funcionários retornem à organização como “bumerangues”.

Além disso, uma despedida memorável fará com que os funcionários falem positivamente sobre sua experiência e isso aumentará o valor da sua marca como empregador.

Manter contato com os funcionários que estão saindo e formar uma rede ajudará na aquisição de talentos e no gerenciamento da reputação da marca.

Recupere insights

Embora os funcionários desejem sair, isso pode ser usado como uma oportunidade valiosa para coletar dados de rotatividade.

Os funcionários que saem geralmente podem oferecer feedback honesto sobre a organização.

Um processo adequado de gerenciamento de desligamento pode revelar as razões da saída do funcionário.

Se um segmento crescente de colaboradores citar o mesmo motivo para sair de uma organização, a administração deve resolver o problema imediatamente para interromper a rotatividade.