Officeless: O novo conceito de trabalho

Quando você olha para a forma como as empresas operavam há apenas duas décadas, em comparação com a maneira como operam hoje, as diferenças são impressionantes.

Considerando a maneira como as empresas angariam fundos, os desafios que enfrentam, o local onde trabalham ou como atraem clientes, o cenário de negócios nunca foi tão diversificado.

A tecnologia se expandiu a tal ponto que as empresas têm um grande número de opções quando se trata de escolher como vão operar no futuro.

Officeless – como funciona o escritório sem escritório

Uma das mudanças mais significativas que o novo cenário permitiu é o aumento do conceito officeless.

Isso possibilita que as empresas abandonem totalmente a presença física e, em vez disso, utilizem a tecnologia de nuvem para unir sua equipe e seu trabalho.

Remover a base física do negócio pode ser uma perspectiva assustadora para alguns, mas os benefícios que isso pode trazer para uma empresa são indiscutíveis. Então, o que você poderia esperar se ficasse sem escritório?

A tecnologia torna o trabalho remoto muito mais viável do que costumava ser. A velocidade do e-mail, mensagens instantâneas, aplicativos de gerenciamento de projetos, compartilhamento de tela e software de reunião remota tornam o teletrabalho possível.

Embora a maioria das empresas ainda esteja trabalhando em escritórios tradicionais, mais empresários estão considerando os benefícios dos escritórios remotos.

Trabalhar remotamente significa que os funcionários podem mudar de endereço, cidade, estado ou país sem interromper suas carreiras.

Eles podem trabalhar à noite ou de manhã cedo, se quiserem. Os funcionários que conseguem conciliar de forma mais eficaz a vida profissional e pessoal são menos estressados, mais felizes, engajados e produtivos.

Benefícios do officeless

Tempo é dinheiro. Ouvido pela primeira vez há cerca de 450 anos, esta máxima não poderia ser mais verdadeira hoje.

No entanto, as pessoas ainda viajam longas distâncias para chegar ao trabalho, consumindo horas produtivas e seu entusiasmo.

E isso é apenas parte da história. As empresas continuam em busca de talentos. As mulheres, impossibilitadas de continuar a trabalhar em função da maternidade ou por serem cuidadoras, deixam seus empregos.

Em tempos de internet, e-mails e smartphones, o conceito officeless de trabalho pode ser o divisor de águas.

Conheça alguns dos vários benefícios que esta nova prática pode oferecer.

Toque no talento de qualquer local

Com a penetração de TI mesmo em áreas remotas, a aquisição de talentos não deve mais depender da localização.

Hoje existem boas faculdades, institutos e universidades centrais em todas as regiões. Há ênfase na melhoria e uniformização dos programas.

Quando você contrata candidatos para trabalho remoto que residem em regiões mais afastadas, você reduz seu custo de aquisição e também contribui para a economia dessa região.

Se você puder escolher funcionários com base apenas no que eles podem contribuir para sua empresa, terá uma enorme vantagem sobre a concorrência.

Produtividade aumentada

Uma pesquisa recente descobriu que 90% das pessoas sentiram que produziram mais ao trabalhar remotamente.

Este é um número significativo e que não pode ser ignorado, pois pode ter um enorme impacto no sucesso geral de um negócio.

Você pode se perguntar por que as pessoas são mais produtivas fora do escritório. Há muitos fatores que podem contribuir para isso.

Um dos maiores aspectos é menos estresse com o deslocamento diário. Além disso, como uma liberdade maior é inevitável, eles se sentem mais motivados para concluir as tarefas com eficiência e manter contato contínuo.

Economias de custo significativas

Outro benefício predominante do modelo officeless é a redução drástica dos custos associados ao estabelecimento e funcionamento de um ambiente de escritório.

Esses custos não incluem apenas a configuração inicial e o aluguel contínuo de um espaço, mas as despesas gerais associadas, como iluminação e água, por exemplo.

O maior investimento que sua empresa terá que fazer para trabalhar de forma officeless é a tecnologia em nuvem, na qual a maioria das empresas modernas investe de qualquer maneira.

Equilíbrio entre vida profissional e pessoal

De acordo com estudos, o trabalho flexível não apenas melhora a produtividade, mas também a felicidade dos funcionários.

Isso ocorre em parte porque trabalhar em casa diminui o estresse, permite conciliar interesses pessoais e familiares, entre muitos outros benefícios.

Isso significa poder escolher o horário para ir à academia, comer de forma mais saudável e criar um ambiente de trabalho confortável que se adapte exatamente ao estilo próprio de trabalho.

Todos esses pequenos benefícios contribuem para uma vida profissional feliz produzindo um efeito positivo na retenção de funcionários.

Menos deslocamento

Considerando um tempo médio de deslocamento de 25 minutos, isso representa cerca de uma hora por dia de tempo utilizado, quando você poderia estar empregando esse tempo no desenvolvimento do seu negócio.

Adicione 5 funcionários, cada um economizando 5 horas de produtividade toda semana e, de repente, seu modelo de negócios officeless está poupando várias horas coletivas de trabalho, quase o equivalente a uma contratação em tempo integral.

Officeless – essa prática funciona para a sua empresa?

Muitos gestores têm dúvida se o modelo officeless poderia ser aplicado em suas empresas. É importante entender que essa prática não precisa ser rigorosa e que a transição pode e deve ocorrer de forma tranquila.

Sua empresa possui características únicas, então somente você conhece o contexto do seu negócio.

Existem atividades que realmente não permitem um trabalho à distância, pois sua execução requer a presença dos colaboradores.

Mas, na maioria das vezes, algumas atividades específicas podem ser executadas remotamente e é assim que você começa a implementar, em pequenas doses, este novo modelo de trabalho.

Em uma produção de vídeo por exemplo, o profissional necessita estar presente para captar as imagens, porém existem outras tarefas ligadas a esse processo que podem ser realizadas de forma remota.

Se a empresa trabalhar com o armazenamento em nuvem, que hoje é mais do que comum, talvez não faça sentido limitar que o restante só possa ser realizado no espaço físico da produtora.

Em outras situações, inicialmente, o modelo officeless pode surgir como uma medida para resolver um problema emergencial e, aos poucos, começar a ser implementado na cultura da empresa.

Alguns projetos podem demandar a expansão da equipe, porém a estrutura física da empresa não comporta essa expansão ou sua localização se encontra em uma área onde profissionais qualificados são difíceis de serem encontrados.

Não há necessidade de resolver todas as questões apressadamente, revolucionando as atividades com grandes tomadas de decisões ou permitir que seus colaboradores trabalhem de onde quiserem.

Porém, essa pode ser uma ótima oportunidade para você olhar para os seus processos, traduzir eles para um ambiente digital e começar a fazer novos combinados com sua equipe.

O trabalho remoto não é apenas uma questão de estrutura física e sim de introduzir, aos poucos, uma nova mentalidade, enxergar possibilidades e quais atividades podem ser feitas remotamente ou não.

Só que para tudo isso acontecer você precisa do apoio da sua equipe, com pessoas engajadas, que é fundamental para transformar essa prática parte da cultura da empresa.

Como implementar o officeless

A questão principal é ter o entendimento que este é um novo modelo de trabalho. Então, a equipe precisa estar alinhada com a transição e novos combinados precisam ser feitos.

Para que essa etapa de mudanças ocorra de maneira positiva, evitando transtornos no processo, você pode considerar algumas questões básicas que deverão ser respondidas.

E se nem tudo sair como o planejado, tudo bem, adapte e tente de novo.

• Quais atividades podem ser feitas remotamente?

Esse é o momento em que você e seu time mapeiam tudo o que pode ser feito, de qualquer lugar, sem a necessidade de um escritório físico e se existem atividades que ainda precisam ser presenciais.

• Como o time vai poder ter acesso às informações e aos materiais dos projetos?

As tecnologias como um bom computador e Internet de qualidade só serão ferramentas úteis se houver acesso fácil da equipe aos dados relevantes dos projetos.

Então, como os arquivos vão ser compartilhados? Eles já se encontram acessíveis na nuvem?

• Qual vai ser o canal de comunicação oficial da equipe?

Defina um canal de comunicação para que todos saibam por onde devem se comunicar e trocar informações sobre os projetos.

Evite utilizar ligações de celular, SMS ou Whats App para as comunicações. São ótimos recursos pessoais, mas a nível profissional, existe o risco de descentralizar as informações e deixar parte da equipe fora de algum contexto relevante.

• Como será o acompanhamento dos projetos?

Por onde a equipe vai acompanhar o progresso de um projeto? E com que frequência isso irá acontecer?

Essas perguntas podem ser respondidas de várias formas e todas elas são complementares. Ter uma ferramenta que sirva como gerenciador de tarefas é um bom caminho para visualizar a evolução de um projeto.

Mas, você e a equipe também podem realizar reuniões remotas semanais onde cada um expõe os seus avanços, dificuldades e soluções.

Descubra o que faz mais sentido para sua empresa e quais desafios você pode transformar em oportunidades.

Disciplina no trabalho officeless

O trabalho remoto necessita de uma transformação mental consciente com mudança de hábitos que possam favorecer as atividades, tornando-as produtivas e organizadas.

Essas mudanças são responsabilidade de cada trabalhador e dependem diretamente de uma autodisciplina.

Independente do local de onde você trabalha, você acha que poderia ser mais produtivo, mas por alguma razão ainda não consegue colocar em prática todo o seu potencial?

Talvez você não tenha percebido, mas a forma como começa o seu dia e a maneira como esse ambiente de trabalho está configurado por exemplo podem ser os responsáveis pela sua distração diária.

Reflita e responda: seu cérebro está treinado para saber a hora que “inicia o seu expediente” remoto?

Em um ambiente físico, como um escritório, o momento de iniciar a trabalhar é muito mais fácil de identificar. Mas é possível criar hábitos e mantê-los de qualquer lugar.

Você só precisa definir as suas próprias regras para construir a autodisciplina.

Aqui estão algumas sugestões:

Construa a sua rotina matinal

Trabalhar remotamente envolve ter flexibilidade de horários. Essa liberdade, se não for bem orientada, pode levar a perda de desempenho.

Para que isso não ocorra, defina um horário para o início do trabalho diário e, a partir daí, mantenha um ritual a ser seguido.

Têm pessoas que gostam de acordar, meditar, tomar banho, trocar de roupa e beber um café. O start só começa depois disso.

Já tem outras pessoas que preferem fazer exercícios e começar o dia escrevendo sobre qualquer coisa para aquecer o seu cérebro.

Crie alguma estratégia que funcione como um gatilho para seu cérebro identificar o momento de iniciar as atividades de trabalho.

Descubra quais são as prioridades do dia

O dia sempre vai ser pouco produtivo quando você não souber por onde começar. O senso de urgência vai ficar na sua cabeça, você pode acabar ficando nervoso ou ansioso e, no final, nada vai ter sido feito por completo.

O atraso no início das tarefas mais difíceis ou deixar essas atividades para o final do dia, pode causar grande estresse, pois sua energia já não será mais a mesma.

A dica é fazer uma lista com tudo o que tem que ser feito e priorizar as tarefas mais relevantes. Se existir dúvida na importância de determinada atividade, observe sua relevância e a demanda de energia necessária na sua execução.

Utilize a fórmula do “esforço vs. impacto” para facilitar sua escolha no momento de realizar suas tarefas. Funciona da seguinte forma:

• Priorize as atividades de pouco esforço e muito impacto;
• Se você tem algo com muito esforço e muito impacto, o ideal é dividir em várias tarefas menores e transformar em um projeto;
• Tarefas com pouco esforço e pouco impacto devem ser colocadas na sua lista de tarefas sem muita prioridade e executadas no final do dia;
• Atividades com muito esforço e pouco impacto, podem ser deixadas momentaneamente de lado e realizadas quando for possível.

Para as tarefas que se repetem, determine um dia da semana para se dedicar a elas.

Conheça você mesmo e faça uma coisa de cada vez

Se você já sabe quais são as suas prioridades do dia, você só precisa focar em uma coisa de cada vez e no momento em que se sentir mais preparado para isso.

Se as tarefas importantes forem executadas no momento inadequado, os resultados poderão ser negativos.

Identifique os horários em que você tem maior disposição para o trabalho, ou seja, quando sua mente está mais suscetível à concentração.

Além disso, verifique se existe algum fator de distração que você possa eliminar.

Gerencie o seu tempo de trabalho

Evite realizar uma determinada tarefa durante muito tempo. Diversificar as atividades e fazer intervalos regulares evita que seu dia seja improdutivo.

Você pode utilizar a técnica do Pomodoro. A cada 25 minutos de trabalho focado, você faz uma pequena pausa de cinco minutos, ou qualquer outro tempo que você definir.

Após quatro ciclos, ou uma hora de atividade contínua, faça intervalos maiores.

Reconheça as suas conquistas e o que deu errado

Ser recompensado por um trabalho bem feito é estimulante e motivador. Se você executou suas atividades de forma organizada e com resultados positivos, comemore! Dê incentivos a você mesmo.

Saia para fazer um lanche, dar uma caminhada, assistir um programa favorito, enfim. Você saberá o que é melhor e como conciliar o prêmio com as suas atividades.

Por outro lado, avalie e reconheça onde não obteve o resultado esperado.

Ao encontrar essas respostas, você será capaz de fazer melhores julgamentos e encontrar a forma ideal de trabalhar remotamente, com suas tarefas sendo realizadas de maneira tranquila e produtiva.