Ponto Eletrônico: O que diz a Lei? Vantagens de Usar

Ao pensar em ponto eletrônico, você provavelmente lembra do Relógio de Ponto, um dispositivo na entrada da empresa usado para registrar horários de entrada, saída e pausas dos funcionários.

Embora seja uma opção comum de registro de ponto, hoje há diferentes sistemas que permitem a marcação, inclusive por aparelhos móveis, tornando o controle da jornada de trabalho mais fácil e eficiente.

Neste artigo, você irá saber mais sobre o ponto eletrônico, os tipos, vantagens e benefícios que a utilização desse sistema pode trazer para a sua empresa.

O que é o ponto eletrônico

O ponto eletrônico registra os horários de trabalho dos funcionários por meio de um equipamento, que pode ser marcado por biometria, cartão, senha ou reconhecimento facial.

Antigamente, as folhas de ponto eram usadas manualmente, mas eram vulneráveis a falsificações. A tecnologia oferece agora alternativas mais confiáveis e eficientes.

O cumprimento da jornada de trabalho de 44 horas semanais ou 220 horas mensais é importante, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Para a empresa, garante o cumprimento da lei, e para o funcionário, garante o cumprimento do contrato de trabalho.

Empresas buscam opções eficientes, mas é preciso estar atento à legislação trabalhista antes de escolher um modelo.

A lei sobre ponto eletrônico está regulamentada pela CLT, que determina que estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem controlar o ponto de seus trabalhadores.

Segundo a lei, existem três formas de registro de ponto permitidas: mecânica, manual ou eletrônica.

O uso de Registradores Eletrônicos de Ponto e Sistemas de Registro de Ponto foi regulamentado, permitindo uma gestão mais segura e eficiente dos horários.

Tipos de ponto eletrônico

Existem várias maneiras de registrar ponto eletrônico, graças à tecnologia que trouxe novas opções interessantes.

Assim, a área de Recursos Humanos pode escolher uma solução para tornar o setor mais eficiente e evitar desperdício de tempo com retrabalhos.

As principais formas são relógio físico, navegador e celular, todas permitidas pela legislação trabalhista, desde que o fornecedor atenda às exigências da lei.

É possível também, que uma empresa utilize mais de uma opção.

Atualmente, os colaboradores não precisam mais esperar na fila para registrar a presença. Os novos modelos são mais rápidos e permitem mais independência para os profissionais ao marcar as entradas e saídas.

Relógio físico

O relógio de ponto costuma ficar na entrada da empresa e, atualmente, há softwares que ajudam nesse registro.

Todas as empresas com 20 ou mais funcionários precisam fazer o registro de ponto.

No entanto, é recomendável que empresas com mais de 10 trabalhadores também o façam para ter uma gestão mais eficiente e transparente nas relações de trabalho.

Ao escolher um relógio de ponto, é importante verificar se ele está aferido pelo INMETRO, que publicou a Portaria 595 em 2013 estabelecendo regras para o uso desse equipamento.

Certifique-se de que o sistema de registro escolhido segue as normas das entidades responsáveis.

O relógio físico pode ser acessado basicamente de duas formas

• Ponto com cartão: usa o crachá ou outro tipo de cartão de acesso para registrar a jornada. Não é considerado muito seguro, pois pode ocorrer troca de cartões ou crachás;
• Ponto biométrico: funciona por meio da impressão digital do funcionário. Esta é uma forma bastante segura de registro.

Ponto por navegador

Esse sistema permite controlar as jornadas de trabalho, sem a necessidade de baixar qualquer aplicativo. A marcação é feita diretamente pelo navegador ao fazer o login no sistema.

Isso torna a gestão de ponto mais rápida e eficiente.

Além disso, é uma opção em conformidade com as normas da Portaria 671 e ideal para trabalhos em home office.

O setor de RH pode orientar os colaboradores no uso deste sistema, facilitando a gestão de equipes remotas.

Ponto eletrônico no celular

O ponto eletrônico no celular é uma forma simples e segura de registrar jornadas de trabalho. É fácil de usar e está de acordo com a Portaria 671.

É ideal para empresas com funcionários externos que antes precisavam preencher folhas de ponto manualmente, gerando muitas vezes incongruências.

Essa opção de ponto eletrônico permite registros por reconhecimento facial e utiliza GPS, mostrando com precisão a localização do colaborador.

Como escolher um sistema de ponto eletrônico

• Pesquise: existem muitas marcas de sistemas de ponto eletrônico. É importante fazer uma pesquisa para encontrar o que melhor se adequa as suas necessidades;
• Verifique a conformidade: certifique-se de que o sistema de ponto eletrônico escolhido esteja de acordo com a Portaria 671 do MTE e as normas do INMETRO. Isso evitará penalidades para sua empresa;
• Avalie a tecnologia: verifique as tecnologias presentes no sistema de ponto escolhido. Além do relógio ponto, existem softwares que podem fazer o tratamento das marcações e entregar relatórios.

Lembre-se! Este é um investimento que fará uma grande diferença no desempenho do seu negócio. Por isso, escolha com cuidado.

A implementação de um sistema de ponto eletrônico requer seguir alguns passos:

• Escolha de um provedor de serviços: é importante escolher um provedor confiável e com boa reputação, que ofereça um sistema completo e com boa integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa;
• Treinamento dos funcionários: é fundamental que os funcionários saibam como utilizar o sistema de ponto eletrônico, para que possam registrar suas entradas e saídas de maneira correta;
• Instalação dos equipamentos: é necessário instalar os equipamentos de ponto eletrônico, como os terminais de registro de ponto, nas dependências da empresa;
• Configuração do sistema: é preciso configurar o sistema de ponto eletrônico, definindo as regras de horários, folgas, férias e afastamentos.

Vantagens e benefícios de utilizar o ponto eletrônico

A marcação eletrônica de ponto apresenta muitas vantagens para as empresas e colaboradores, como segurança e veracidade dos dados, que são armazenados em uma memória inalterável.

Caso seja necessário corrigir o ponto, a marcação original fica registrada e o motivo da alteração é anotado.

Além disso, o processo é simplificado e otimizado, já que não há necessidade de preenchimento manual em planilhas e os dados são exportados digitalmente.

Ao escolher um sistema de fácil manuseio, é possível reduzir ainda mais o tempo de gestão do ponto.

Com a marcação eletrônica, não há risco de perda de informações, rasuras, fraudes ou armazenamento incorreto. Gestores podem acompanhar a equipe sem prejudicar sua produtividade e gerar relatórios personalizados para o RH.

Atualmente, existem modelos avançados com armazenamento de dados na nuvem e tecnologia IoT, o que permite uma gestão mais ágil e dinâmica da jornada de trabalho, já que os dados são acessíveis em tempo real.

O ponto eletrônico vai além de cumprir a legislação trabalhista, oferecendo dados precisos e reduzindo erros humanos para tomadas de decisão mais assertivas.

Entre as maiores vantagens e benefícios de utilizar o ponto eletrônicos podemos incluir:

Produtividade

Os gestores e profissionais de RH precisam monitorar a produtividade dos funcionários. Apenas registrar as horas trabalhadas não é suficiente para garantir o desempenho ideal de cada colaborador.

É importante avaliar o tempo dedicado a cada função para identificar problemas e corrigi-los. Quando ações não resultam em sucesso, podem causar prejuízos para a empresa.

O uso de ponto eletrônico permite o tratamento de dados e fornecimento de relatórios em tempo real. Dessa forma, os gestores conseguem verificar a produtividade de forma clara e ajustar, se necessário.

Um sistema de gestão de ponto também oferece agilidade e proatividade nas ações.

Além disso, com um sistema seguro, é possível perceber problemas como excesso de horas extras, absenteísmo, faltas e atrasos, e agir para corrigi-los.

O ponto eletrônico é fundamental para o crescimento da empresa, pois permite que o RH tenha um papel mais estratégico, além de lidar com contratações e rescisões.

Maturidade digital

A maturidade digital envolve a resolução rápida de problemas por meio da utilização de tecnologias avançadas.

Isso inclui a automação de processos e a transformação de atividades manuais em digitais. No entanto, alcançar essa maturidade não é uma tarefa fácil.

As empresas precisam estar atualizadas e adotar novas ferramentas para manterem-se competitivas e eficientes. A maturidade digital é identificada em empresas que já utilizam tecnologias avançadas e possuem equipes capacitadas para usá-las.

Além disso, é necessário que a cultura organizacional se adapte a essas mudanças.

Uma boa gestão de ponto ajuda a alcançar a maturidade digital. Atualmente, existem sistemas eficientes para registro de ponto, transformando dados em relatórios completos.

Empresas sem essa gestão eficiente correm o risco de problemas devido à falta de segurança jurídica nas avaliações manuais.

Eficiência operacional

Empresas buscando a eficiência operacional precisam avaliar todos os seus processos.

Para alcançar esse objetivo, é necessário utilizar ferramentas inteligentes que simplifiquem os processos tornando-os mais ágeis. As decisões devem ser baseadas em informações precisas.

O uso de sistemas para registro de ponto eletrônico ajuda a reduzir custos e aumentar a produção, uma vez que empresas com eficiência operacional têm menos obstáculos e agilidade em suas atividades.

Conhecer exatamente os horários de chegada e saída dos colaboradores resolve um problema.

A eficiência operacional envolve padronização de processos, prevenção de erros, aumento da produtividade e obtenção dos resultados desejados pelo negócio.

Para atingir esse nível, é importante revisar todos os processos internos, corrigir as falhas e procurar soluções para melhorar. Negócios visando a eficiência operacional devem minimizar os desperdícios na cadeia produtiva.

Neste contexto, o departamento de Recursos Humanos precisa ser ativo, permitindo avaliar o que está funcionando e o que precisa ser ajustado.

Sistemas digitais podem ser de grande ajuda nesse processo.

Transparência nas relações de trabalho

A transparência no ambiente de trabalho é baseada em uma boa comunicação entre os membros da equipe, permitindo a livre troca de informações.

Isso traz benefícios para os colaboradores, gestores e o negócio como um todo.

Esta é uma prática essencial na cultura das empresas, que deve ser liderada pela gestão de pessoas, utilizando ferramentas digitais para ajudar neste processo.

Os líderes devem incentivar a inovação e estar disponíveis para interação.

O uso de tecnologias que fornecem um ambiente virtual personalizado para acompanhar a jornada de trabalho, ajuda a aumentar a transparência entre colaboradores e a área de RH.

Quando as informações são claras e verdadeiras, os colaboradores tendem a ser mais produtivos, e processos trabalhistas são reduzidos, aumentando o engajamento.

Maior precisão

Com o uso de relógios de ponto manuais, erros são comuns e o registro pode ser facilmente alterado.

Já o ponto eletrônico registra automaticamente o horário de entrada e saída dos funcionários, sem a possibilidade de erros ou fraude.

Agilidade

Com o ponto eletrônico, é possível automatizar diversos processos, como o cálculo de horas extras, férias e afastamentos, o que resulta em uma significativa redução de tempo e recursos para a empresa.

Aumento da segurança

O ponto eletrônico permite que a empresa tenha acesso a informações precisas e atualizadas sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que ajuda a prevenir irregularidades.

Maior flexibilidade

O ponto eletrônico permite aos funcionários acessar seus horários e informações relevantes a qualquer momento, de qualquer lugar. Isso torna o processo de controle de ponto mais flexível e acessível, melhorando a satisfação dos colaboradores.

O uso do ponto eletrônico nas empresas proporciona uma gestão mais precisa, ágil, segura, econômica e flexível do tempo trabalhado.

Gestão de ponto eletrônico e tecnologia

A gestão de ponto eletrônico utiliza aplicativos para substituir as anotações manuais, facilitando o registro dos dados pelos colaboradores.

Com a tecnologia, esses dados são armazenados na nuvem e podem ser conferidos em tempo real, aumentando a segurança das informações.

Isso é especialmente útil para empresas de grande porte com múltiplas unidades, pois facilita a reunião de informações e torna os dados mais estratégicos.

No entanto, é crucial entender todo o processo de controle de ponto antes de utilizar ferramentas de suporte.

Aqui, apresentamos um dos fluxos mais comuns na gestão de ponto:

Cálculo de horas trabalhadas

Seja com ponto eletrônico, mecânico ou outro método, a empresa precisa registrar e monitorar adequadamente as horas trabalhadas para garantir o cumprimento da carga horária estabelecida pela legislação.

A marcação de ponto indica a assiduidade dos colaboradores. Ao fim do mês, é possível gerenciar as horas trabalhadas com os dados coletados.

Tratamento do ponto

A planilha de controle fornece dados para identificar atrasos, faltas, atestados, dispensas, horas extras, entre outras informações.

Análise de apontamentos

A etapa de avaliação dos apontamentos da jornada inclui a quantidade de horas extras, faltas e atrasos.

Fechamento da folha de ponto

Ao final do mês, os dados dos apontamentos são encaminhados para a folha de pagamento.

Em resumo, o ponto eletrônico é mais uma ferramenta fundamental e deve fazer parte das estratégias de crescimento das organizações que buscam se destacar em um mercado tão competitivo.