Portaria 671: Tudo Sobre a Lei do Controle de Ponto

Qualquer empresa deve controlar as horas trabalhadas de seus funcionários.

Uma simples planilha ou documento em papel às vezes não é suficiente para monitorar as horas de todos, além de horas extras, feriados e outras circunstâncias especiais.

Desde software de desktop até sistemas baseados na Web, as soluções eletrônicas ajudam as empresas a gerenciar melhor o controle de tempo, a folha de pagamento, além da segurança de estarem em conformidade com a legislação vigente.

Neste artigo, você vai saber tudo o que diz a lei sobre o controle de ponto e as mudanças trazidas pela Portaria 671 que regulamenta o tema.

O que é ponto eletrônico?

O ponto eletrônico é um dispositivo usado para monitorar a jornada de trabalho dos funcionários.

No passado, o controle do tempo era um processo manual.

No entanto, os relógios de ponto eletrônicos são muito mais precisos e eficientes do que os sistemas manuais para monitorar a jornada de trabalho dos funcionários e, como resultado, são agora a escolha preferida para a maioria das organizações.

Com o ponto eletrônico, os funcionários podem registrar as entrada e saídas, seja passando um cartão, fazendo login em um aplicativo, inserindo um PIN ou usando tecnologia biométrica, dependendo da solução utilizada.

O relógio, então, registra o horário de início e término da jornada, junto com quaisquer intervalos e calcula o número de horas trabalhadas em cada dia.

Os empregadores podem usar esses dados para gerar planilhas de horas normais, calcular horas extras e monitorar a frequência.

Além da inovação na gestão das horas trabalhadas, a tecnologia também provocou mudanças significativas na legislação que precisou se adaptar ao novo cenário.

Portaria 671 – Lei de Controle de Ponto

A Portaria 671, datada de 8 de novembro de 2021, foi emitida pelo Ministério do Trabalho e Previdência – MTP, e oficialmente publicada em 11 de novembro de 2021.

Este documento introduz modificações abrangentes na legislação trabalhista e traz consigo diversas inovações significativas.

Entre as alterações mais importantes, destacam-se a revogação de várias portarias anteriores, tais como a 1510 e a 373, que estavam relacionadas ao controle de ponto eletrônico.

Além disso, ocorreram mudanças nas regras que envolvem tópicos como a carteira de trabalho, o registro de empregados, a aprendizagem profissional e outras disposições legais.

Objetivos da Portaria

A regulamentação por meio do Decreto nº 10.854/2021 e da Portaria nº 671/2021 reflete o desejo dos participantes das relações de trabalho de obter modernização, praticidade e rapidez, sem sacrificar a segurança jurídica nos controles de jornada.

O novo REP-P permite que os empregadores ofereçam sistemas de registro de ponto que utilizem as novas tecnologias, como a marcação de ponto móvel.

O REP-C, criado em 2009 pela Portaria nº 1.510/2009, continuará em vigor e atendendo às necessidades de diversos setores da economia.

A negociação coletiva continua sendo valorizada, permitindo a autocomposição na criação dos sistemas REP-A, por meio de acordos coletivos de trabalho.

Além disso, a portaria tem o propósito de centralizar o tema em um único regulamento.

O que muda no controle de ponto?

A nova portaria apresenta uma seção especial destinada a abordar o registro de ponto dos funcionários, contendo orientações sobre o funcionamento dos registros eletrônicos e estabelecendo diretrizes para os registros manuais e mecânicos.

Conforme o disposto no artigo 93 da portaria 671, o registro manual deve refletir precisamente a jornada do colaborador, sendo proibida a prática do chamado “ponto britânico,” que se resume à simples assinatura do horário contratual.

Uma outra inovação diz respeito às normas para o registro de ponto mecânico, as quais anteriormente não eram devidamente delineadas pela legislação.

Agora, o artigo 94 estabelece o seguinte procedimento:

“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a jornada real cumprida pelo trabalhador, sendo efetuado por meio de um processo mecânico que registra as marcações de ponto de maneira impressa e indelével, em um cartão individual. Além disso, é permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Por fim, a portaria determina que ambas as formas de registro podem ser adotadas através do regime de ponto por exceção, desde que haja um acordo individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

E o ponto eletrônico como fica?

A portaria introduziu regulamentos que já estavam presentes nas portarias 1510 e 373, mas simplificou o entendimento, fornecendo detalhes adicionais, principalmente para os Registradores A e P.

A principal inovação é que a portaria consolidou todas as formas de registro eletrônico de ponto, transformando-as em “REP” – Registrador Eletrônico de Ponto, com variações específicas.

Anteriormente, o ponto por aplicativo era conhecido como ponto alternativo, mas agora também é categorizado como um REP.

Entenda melhor.

Tipos de registro eletrônico de ponto

Antes da portaria 671, existiam apenas dois modelos válidos de registro de ponto eletrônico: o Registrador Eletrônico de Ponto – REP, que é o relógio de ponto, e o controle de ponto alternativo, que inclui sistemas de registro de jornada online.

Com a nova portaria, agora existem três modelos oficiais. São eles:

• REP-C: Registro de ponto convencional;
• REP-A: Um conjunto de equipamentos e programas de computador destinados ao registro da jornada de trabalho;
• REP-P: Um sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que abrange os coletores de marcações, o armazenamento de registros de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Embora os modelos REP-A e REP-P possam parecer semelhantes, a principal diferença é que o REP-A registra apenas o ponto, enquanto o REP-P desempenha funções adicionais, como o tratamento de registros de ponto.

Assinatura de ponto eletrônica

Um dos temores dos empregadores em relação ao registro de ponto online era a ausência de um comprovante de marcação de ponto para os colaboradores, ao contrário do que ocorre com o tradicional relógio de ponto.

Entretanto, com a nova portaria, foi estabelecido como regra que todos os sistemas devem ser capazes de gerar um comprovante de registro de ponto, podendo ser em formato físico ou eletrônico.

Vale ressaltar que a possibilidade de emissão de comprovantes já existia antes da publicação da portaria, mas agora as diretrizes para a formatação desses comprovantes tornaram-se mais claras.

O artigo 80 da portaria 671/21 especifica o seguinte a respeito dos comprovantes eletrônicos de registro de ponto:

“Parágrafo único. No caso de comprovantes de registro de ponto no formato eletrônico:

I – o arquivo deve estar no formato Portable Document Format – PDF e ser eletronicamente assinado, conforme previsto nos artigos 87 e 88;

II – os colaboradores devem ter acesso, por meio de sistema eletrônico, ao comprovante após cada marcação, independentemente de solicitação prévia ou autorização; e

III – os empregadores devem permitir que os funcionários extraiam os comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, pelo menos, nas últimas quarenta e oito horas.”

Convenção coletiva

A portaria 671/21 elimina a exigência de celebrar acordos ou convenções coletivas para permitir a marcação de ponto através de sistemas alternativos, como era estipulado na portaria 373.

A partir de agora, as empresas que escolherem o modelo REP-P não precisam mais dessa autorização.

No entanto, no caso do modelo de registro REP-A, a autorização por meio de acordo ou convenção coletiva ainda é obrigatória.

Emissão de arquivos fiscais

Uma das principais alterações introduzidas pela Portaria 671 diz respeito à eliminação e à modificação de certos arquivos fiscais no contexto do ponto eletrônico.

Os arquivos conhecidos como AFDT – Arquivo Fonte de Dados Tratados, e ACJEF – Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, não serão mais utilizados conforme as diretrizes estabelecidas na nova portaria.

Em seu lugar, um novo formato de AFD – Arquivo de Fiscalização Digital, se torna obrigatório.

Arquivo AFD

O modelo do arquivo AFD anteriormente estava incluído no anexo I da antiga portaria 1510.

Agora, o novo formato deve ser emitido de acordo com as diretrizes disponíveis no portal gov.br.

Arquivo AEJ

Uma outra inovação introduzida na portaria é o Arquivo Eletrônico de Jornada, conhecido como AEJ, destinado a substituir o antigo ACJEF estipulado na portaria 1510.

Este novo formato deve aderir a certas configurações semelhantes às do AFD, tais como:

• apresentar-se em formato de texto, codificado de acordo com o padrão ASCII da norma ISO 8859-1;
• cada linha do arquivo corresponderá a um registro e deve terminar com os caracteres 13 e 10, conforme especificado na tabela ASCII da norma ISO 8859-1.

Além disso, existem outras configurações e informações específicas que devem ser observadas neste relatório.

Espelho de ponto

O espelho de ponto é um elemento familiar para o setor de Recursos Humanos e continua sendo um requisito essencial na portaria 671.

Embora tenha sofrido poucas alterações em comparação ao seu formato anterior, agora, ele deve incluir informações mais detalhadas.

Conforme estabelecido no artigo 83 da portaria 671, o espelho de ponto deve ser gerado pelo programa de registro de ponto e conter as seguintes informações:

• dados do empregador, incluindo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, quando aplicável;
• dados do funcionário, compreendendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• data de emissão e período abrangido pelo relatório do Espelho de Ponto Eletrônico;
• horário e jornada contratual do empregado;
• registros efetuados no REP (Registrador Eletrônico de Ponto) e registros processados (inclusões, desconsiderações e pré-assinalações) pelo Programa de Registro de Ponto;
• duração das jornadas realizadas (considerando reduções para horário noturno, quando aplicável).

Dúvidas comuns sobre a Portaria 671 – Lei do Controle de Ponto

Agora que temos uma compreensão mais clara das principais modificações da portaria 671 em relação ao registro de ponto, conheça algumas dúvidas comuns que surgem em relação a esta nova regulamentação.

O REP-C poderá conter mais de um empregador?

Não. Exceto no caso de registros de jornada de trabalhadores temporários sob a jurisdição da Lei 6.019/1974, que devem ser efetuados no REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto – Controle, do empregador temporário, assim como em empresas pertencentes a um mesmo grupo econômico.

Isso de acordo com o parágrafo 2º do artigo 2º do Decreto-Lei nº 5.452 de 1943 – CLT, que têm permissão para consolidar as marcações de ponto no mesmo REP-C daqueles funcionários que compartilham o mesmo local de trabalho ou que estejam empregados em outra empresa pertencente ao mesmo grupo econômico, conforme estabelecido no artigo 76, parágrafo 3º da Portaria nº 671/2021.

Em todas as outras situações, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e levar em conta as respectivas marcações para fins de controle de jornada pela empresa empregadora.

Qual a diferença entre o REP-P e o REP-A?

A principal distinção reside no fato de que o REP-A requer autorização por meio de convenção ou acordo coletivo.

O REP-P não necessita dessa autorização, pois seus requisitos técnicos são definidos na Portaria nº 671 – Anexo IX, e requerem apenas o registro do programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI.

O REP-A é um programa ou um dispositivo eletrônico?

O REP-A pode assumir a forma de um programa de computador, um dispositivo eletrônico ou uma fusão de ambos.

Por exemplo, é possível efetuar marcações em dispositivos eletrônicos, enquanto a criação do Arquivo Fonte de Dados – AFD ocorre em um software independente do dispositivo.

É importante destacar que, apesar da flexibilidade na arquitetura do sistema, o REP-A deve aderir às diretrizes estabelecidas em acordos ou convenções coletivas e, quando aplicável, às disposições da Portaria nº 671/2021.

Qual a diferença entre o REP-A e o ponto por exceção?

O método de controle de jornada por exceção não se qualifica como um Registro Eletrônico de Ponto – REP.

Trata-se de uma forma de registrar as marcações em qualquer sistema de controle de jornada, conforme permitido pelo artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, seja ele manual, mecânico ou eletrônico.

O REP-A, por outro lado, é um tipo específico de dispositivo eletrônico de registro de ponto, e sua utilização é condicionada à autorização explícita em um acordo coletivo de trabalho ou convenção coletiva de trabalho.

A consignação por exceção pode ser adotada com base em um acordo coletivo de trabalho ou convenção coletiva de trabalho, bem como em um acordo individual de trabalho.

Portanto, por meio de um acordo coletivo de trabalho, é possível autorizar tanto o uso do controle de jornada por exceção quanto o uso do REP-A.

No entanto, um acordo individual de trabalho apenas tem o poder de autorizar a consignação por exceção, não possuindo base legal para autorizar a utilização do REP-A.

Quando podem ser verificadas as assinaturas digitais dos arquivos REP-P e REP-A?

Sempre que houver questionamentos sobre a autenticidade e integridade dos arquivos gerados, as assinaturas eletrônicas podem ser verificadas, como, por exemplo, em situações de fiscalização ou em processos judiciais.

Quem é o responsável pela assinatura digital do arquivo AEJ?

O desenvolvedor do Programa de Tratamento de Registro de Ponto deve assinar o arquivo AEJ com um certificado digital válido emitido dentro dos padrões da ICP-Brasil.

Vantagens que um REP-P entrega ao RH

Autonomia e menos burocracia: Ao escolher um REP-P, sua empresa não precisa de aprovações sindicais ou convenções coletivas para utilizar o novo registro eletrônico de ponto.

Redução de custos: Chega de gastos desnecessários! Ao contrário do REP-C, não é preciso comprar ou alugar equipamento, comprar bobinas de papel e nobreak para suportar quedas de energia, ou gastar com manutenções.

Menor risco de fraude: Dados no REP-P não podem ser alterados. O REP-P possui sistema antifraude com geolocalização, biometria facial e criptografia, não permitem que haja manipulação/fraude das marcações de ponto.

Processos automatizados: Ganho de tempo para a equipe de RH com assinaturas de folhas digitais, inclusão e aprovação de justificativas online e produção de relatórios a qualquer momento.

Esqueça as planilhas: Com o REP-P, os gestores de RH podem contar com relatórios para auxiliar na gestão dos colaboradores. Você escolhe os dados que deseja analisar e o sistema gera o relatório completo.

Dados em tempo real: O RH pode consultar todas as informações atualizadas dos colaboradores através de um dispositivo conectado com a internet, a qualquer momento.

Quais são os principais benefícios do REP-P?

• Celeridade e Segurança: Além de reduzir a burocracia você ganha tempo. Evite contratempos, por falta de registro das jornadas por indisponibilidade de equipamentos.
• Redução de Custo: Evite gastos desnecessários com manutenção de equipamentos, assim como o pagamento indevido de horas extras.
• Ganho de Tempo: Através do acesso online aos dados de ponto eletrônico, tenha subsídios para tomada de decisão sobre pessoas.

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