Como Aumentar a Produtividade do Colaborador na Prática

O local de trabalho hoje não é apenas um conjunto de paredes e portas, mas um conjunto de recursos que regem e orientam as diferentes relações entre as pessoas.

E acertar a mistura não é uma decisão única. É um processo constante, com o objetivo de fornecer a combinação certa de espaço físico, com a qualidade ambiental certa e com os serviços certos para o seu pessoal.

Como as pessoas são o ativo mais valioso de todas as organizações, as empresas devem sempre procurar maneiras de capacitar seus funcionários e torná-los mais bem-sucedidos no que fazem.

Nos últimos anos, vimos grandes mudanças na forma como as empresas operam e gerenciam sua força de trabalho.

Da era das grandes renúncias aos níveis recordes de engajamento, o trabalho remoto revolucionou completamente o mercado de talentos.

Mas como podemos garantir alta produtividade dos funcionários apesar dessas mudanças?

Este artigo irá abordar uma lista das melhores práticas para aumentar a produtividade do colaborador que funcionam em todas as organizações.

O que é a produtividade do colaborador?

A produtividade do funcionário é a medida da produção de um colaborador individual.

Por exemplo, uma empresa que produz garrafas artísticas precisa saber quantas garrafas um funcionário pode fabricar em um período de tempo específico. Esse número é a produção individual do funcionário.

A produtividade dos colaboradores não deve ser confundida com a produtividade da força de trabalho, que é a produção econômica geral da empresa por hora de trabalho.

A importância da produtividade do colaborador

O objetivo de qualquer empresa é ser bem-sucedida e sabemos que a produtividade dos funcionários têm impacto direto  no sucesso de uma empresa.

Dois fatores determinam se os colaboradores são bem-sucedidos em seu trabalho:

• Produtividade – a quantidade de trabalho concluído;
• Eficácia – a quantidade de esforço colocado nesse trabalho.

Algumas pessoas podem gastar muito tempo para realizar uma pequena quantidade de trabalho. Essas pessoas são mais eficazes do que produtivas.

Existem vários benefícios da alta produtividade dos funcionários que comprovam sua importância em uma organização.  Se os funcionários são produtivos, o negócio:

• Torna-se mais rentável;
• Cresce;
• Atende à demanda do consumidor;
• Permanece competitivo.

Em essência, a alta produtividade dos funcionários garante que uma empresa permaneça relevante no mercado.

Como calcular a produtividade do colaborador?

Para entender como você pode aumentar a produtividade do funcionário, você deve primeiro calcular o estado atual dessa produtividade.

Existem várias maneiras de fazer isso, mas o método mais comum geralmente envolve comparar o desempenho do funcionário com o custo relativo que ele traz para a empresa.

O objetivo final é receber mais valor do funcionário do que o custo que ele representa.

Você também pode calcular a porcentagem de produtividade possível dos funcionários dentro da sua empresa, seguindo estas 4 etapas:

Etapa 1: definir um padrão

Você medirá todos os seus níveis de produção em relação a esse padrão.

Etapa 2: determine quanto tempo você tem em uma semana de trabalho

Se você tem uma semana de trabalho de cinco dias, com uma carga horária diária de 8 horas, você tem 40 horas ou 2.400 minutos por semana.

Etapa 3: Subtraia todo o tempo “improdutivo” da semana de trabalho

Isso inclui todas as pausas para almoço, pausas curtas, reuniões e atividades semelhantes.

Por exemplo, se você gasta cerca de 30 minutos no intervalo para almoço, 30 minutos em intervalos curtos e 1 hora em reuniões todos os dias, são 10 horas ou 500 minutos que você deve subtrair do tempo total da semana de trabalho.

Isso deixa 1.900 minutos limpos de tempo para você ser produtivo.

Etapa 4: Calcule a porcentagem

Divida o número de tempo produtivo disponível (1.900) pelo número de tempo de trabalho disponível por semana (2.400) e multiplique por 100 para obter sua porcentagem de produtividade (1.900/2.400*100 = 79%).

• Ao calcular sua porcentagem de produtividade, lembre-se de 2 coisas importantes:
• Você nunca pode ser 100% produtivo

Seu percentual de produtividade é apenas o valor ideal. Os funcionários precisarão se concentrar e evitar distrações para atingir o percentual máximo de produtividade da empresa de 79%.

Como aumentar a produtividade do colaborador

Para aumentar a produtividade dos funcionários, você pode considerar as seguintes práticas:

Melhore as condições do local de trabalho

Se você deseja tornar seus funcionários produtivos, precisa garantir que eles estejam trabalhando em condições ideais.

• Maior quantidade possível de luz natural

Funcionários que trabalham em um local com janelas e luz natural suficiente, dormem em média 46 minutos a mais à noite.

Eles estão mais descansados ​​e mais propensos a se concentrar, quando chegam ao trabalho.

• Inclua a vida vegetal no local

Os ambientes verdes tornam os funcionários mais confortáveis ​​e, portanto, mais produtivos em seu trabalho.

• Não deixe as cores da sua parede brancas

De acordo com estudos, os funcionários cometem mais erros quando trabalham em locais com paredes brancas.

Em vez disso, por exemplo, opte pelo vermelho, que ajuda nas tarefas com mais detalhes, o verde ajuda a motivar e o azul (aumenta a criatividade).

Otimize o e-mail

Estudos afirmam que gastamos 13 horas por semana em e-mails. Multiplique isso pelo número de funcionários em sua empresa e você obterá as horas exatas em que seu tempo poderia ser gasto de forma mais produtiva.

• Defina um horário para e-mails

Instrua seus funcionários a selecionar uma janela de tempo a cada dia para ler os e-mails, como por exemplo durante 1 hora após o almoço ou 1 hora antes de encerrar a jornada.

• Mantenha os e-mails curtos e diretos

Instrua seus funcionários a serem educados, mas precisos em suas perguntas e diretos em suas respostas.

• Evite enviar e-mails para seus funcionários após o expediente

Esses e-mails podem estressar seus funcionários, aumentando o nível de ansiedade. A não ser em casos inevitáveis, isto representa que eles devem estar à disposição da empresa, mesmo após o expediente.

Otimize as reuniões

Os funcionários gastam quase 87 horas por mês em reuniões que muitas vezes se transformam em discussões improdutivas.

• Em vez disso, envie um e-mail

O e-mail é um meio de comunicação mais rápido e preciso. Sempre que possível, envie um e-mail em grupo durante o período que foi estabelecido anteriormente.

• Reduza o número de participantes da reunião

Verifique quais funcionários são vitais para suas reuniões para que os demais continuem com sua linha de trabalho habitual.

Além disso, procure reduzir ao máximo o tempo gasto em cada reunião.

Permita horários flexíveis

Pessoas diferentes têm horários de produtividade diferentes durante o dia. Seguir um cronograma rígido pode não funcionar para todos.

Se for possível, ao invés de trabalhar 8 horas contínuas por dia, permita que seus funcionários trabalharem em blocos de tempo menores, com intervalo mais longo.

Por exemplo, das 7h às 13h, e das 15h às 17h. Converse com eles e faça os melhores arranjos que puder.

Com certeza você irá obter maior gratidão e empenho da sua força de trabalho.

Permita o trabalho remoto

Apesar de alguns desafios do trabalho remoto, 65% dos funcionários acreditam que são mais produtivos quando trabalham fora do escritório e 47% gostariam que sua empresa fornecesse esse benefício.

Selecione cargos qualificados para trabalhar remotamente, defina horas de disponibilidade para trabalhadores remotos, defina tempo de resposta específico e instrua os funcionários a registrar seu tempo para relatórios de produtividade.

Forneça melhor treinamento

O treinamento e o desenvolvimento ajudam a melhorar o conhecimento do funcionário e, por extensão, seu desempenho no trabalho.

• Use software especializado

Um software de gerenciamento de aprendizado pode oferecer vários cursos úteis que ajudam os funcionários a expandir suas habilidades antigas e aprender algumas novas.

Eles também oferecem análises e estatísticas, para que você possa acompanhar o progresso de seus colaboradores.

• Forneça treinamento prático

Este tipo de formação permite aos colaboradores testar a eficácia de determinadas tarefas de formação, dando-lhes a oportunidade de experimentação à medida que aprendem.

• Permita que os funcionários aprendam em seu próprio ritmo

Apressar-se em tópicos complicados não permitirá que novos conhecimentos se fixem ou que os funcionários testem suas habilidades recém-descobertas.

Pare o microgerenciamento na delegação de tarefas

A delegação de tarefas é produtiva por si só, mas os gerentes muitas vezes não conseguem abrir mão das tarefas que atribuíram a outras pessoas, microgerenciando cada detalhe, tornando inútil a delegação de tarefas.

Além disso, os funcionários se sentem desmotivados e inseguros pelo microgerenciamento.

A supervisão constante faz com que percam a fé em suas habilidades e tenham um desempenho abaixo da média.

Em vez disso, gerencie expectativas e requisitos.

Se você está procurando um resultado específico, terá que fornecer orientações aos seus funcionários.

Depois de delegar, dê espaço. Os funcionários se sentirão mais independentes e mais confiantes em suas habilidades, se não houver um supervisor constantemente olhando sobre seus ombros.

Melhore a comunicação

No trabalho em equipe, uma boa colaboração leva à produtividade e eficácia ideais, e isso é consequência de uma boa comunicação, além de feedback oportuno.

O trabalho em equipe rico em produtividade não acontece por acaso. Você e sua equipe terão que se esforçar para se tornarem eficazes.

Para aprimorar o entrosamento, você pode organizar encontros casuais de tempos em tempos, como passeios e prática de esportes.

Quando novos funcionários chegarem, certifique-se de que eles se sintam bem-vindos no local de trabalho.

Incentive o autocuidado

Incentivar os funcionários a cuidarem de si mesmos demonstra que a empresa leva em conta o lado humano de cada colaborador.

Isso incentiva o engajamento e consequente produtividade.

Certifique-se de que os funcionários estejam cientes de todos os benefícios de saúde que a empresa oferece e incentive-os a realizar os exames físicos completos, vacinas e outros benefícios disponíveis.

Você também pode inscrever seus funcionários em cursos de gerenciamento de estresse e de tempo, para ajudá-los a aprender como aliviar as tensões diárias, além de outras técnicas úteis de autocuidado.

E, muito importante, reconheça as realizações dos seus colaboradores.

Abordar seus funcionários apenas quando você precisa apontar erros em seu trabalho, não é uma prática produtiva.

Os funcionários gostam de saber que seu trabalho é valorizado.

Conforme estudos, 79% dos profissionais abandonam o emprego por falta de valorização no local de trabalho.

Reserve um tempo para destacar as conquistas e os pontos fortes das pessoas sempre que puder.

Como medir a produtividade do colaborador

Para medir a produtividade dos funcionários, primeiro você precisa definir um padrão com o qual irá comparar os resultados individuais dos colaboradores. Você pode medir a produtividade de algumas formas:

Medindo o número de vendas

Evidência de que você tem alta produtividade : alto número de vendas.

Como você mede isso? Você determina o número de vendas por mês que seu funcionário precisa realizar e, em seguida, compara seus resultados mensais com esse número.

Por exemplo, você decide que cada funcionário deve fazer 100 ligações por mês, fazer 20 contatos e 10 vendas.

Se um funcionário está fazendo 120 ligações, mas apenas 5 vendas, ele não está atingindo o padrão. Se um funcionário está fazendo 80 ligações, mas 15 vendas, ele está superando o padrão estabelecido.

Metas de medição atendidas

Evidência de que você tem alta produtividade : alto número de metas atingidas.

Como você mede isso? Você determina o número de metas por mês que seus funcionários precisam atingir e, em seguida, compara seus resultados mensais com esse número.

Medindo a quantidade de trabalho concluído

Evidência de que você tem alta produtividade : alto número de tarefas concluídas.

Como você mede isso? Você determina o número de tarefas por semana que seus funcionários precisam concluir e, em seguida, compara seus resultados mensais com esse número.

Medindo a qualidade do trabalho concluído

Prova de que você tem alta produtividade : todos os projetos, não importa a quantidade, são concluídos com qualidade.

Como você mede isso? Você determina os parâmetros que definem um projeto concluído como de qualidade e bem-sucedido e, em seguida, determina quantos de seus projetos concluídos atendem a esses parâmetros.

Por exemplo, quando você está desenvolvendo um aplicativo, o projeto é considerado bem-sucedido e de qualidade se o aplicativo for funcional, se atender a todos os requisitos do cliente e se o cliente estiver satisfeito.

Medindo o tempo gasto

Evidência de que você tem alta produtividade : menos tempo gasto trabalhando em um projeto.

Como você mede isso? Defina estimativas para o tempo que os funcionários levarão para concluir todas as tarefas relacionadas ao projeto e forneça ao cliente um prazo com base nessas estimativas.

Instrua seus funcionários a controlar o tempo gasto nessas tarefas. Se você terminar antes do prazo, sua equipe foi produtiva com seu tempo e cronograma.