Programas de Integração: Importância, Benefícios e Exemplo Prático

As equipes de RH e de Gestão de Pessoas sabem que recrutar um candidato com sucesso é apenas metade do trabalho.

Os programas de integração vão além da questão administrativa, proporcionando uma ótima experiência aos novos contratados, mesmo antes de terem seu primeiro dia de trabalho.

A integração bem-sucedida de um colaborador pode fazer com que ele se sinta parte da equipe desde o início, evitando desperdícios de posição e permitindo que você obtenha informações valiosas de uma nova perspectiva.

Quando realizados de forma adequada, os programas de integração não só permitem uma retenção mais longa, como também podem ajudar o novo colaborador a se ajustar à cultura corporativa e se sentir mais à vontade quando se trata de expressar preocupações ou de contribuir com novas ideias.

Importância e Benefícios dos Programas de Integração

Programas de integração de colaboradores podem ajudar a garantir a tranquilidade dos novos contratados, principalmente nos primeiros dias de trabalho que são os mais difíceis.

A maioria dos trabalhadores que deixam o emprego durante o primeiro ano geralmente toma essa decisão logo no primeiro dia. Os programas de integração bem planejados podem facilitar a entrada em um novo ambiente de trabalho.

Infelizmente, em muitas empresas, os programas formais estão completamente ausentes ou existem apenas no papel.

Programas de integração podem beneficiar tanto a empresa quanto o empregado. Do ponto de vista da empresa, é muito mais econômico manter um programa do que perder novos colaboradores e depois gastar tempo e recursos para encontrar substitutos.

Unir rápida e efetivamente o novo contratado à equipe existente, é uma necessidade básica em todas as empresas. De preferência, os programas devem ser individualizados para cada organização, levando em conta sua atividade comercial, objetivos específicos e cultura corporativa.

Quanto maior a empresa, mais complexa a integração poderá ser.

Assegurar que o colaborador possa se encaixar na organização deve ser um dos principais objetivos já no estágio de recrutamento.

Os departamentos de RH devem se esforçar para encontrar a melhor correspondência em qualificações, educação e personalidade ao efetuarem novas contratações.

Quanto mais próxima a correspondência entre colaborador, cargo e empresa, mais fácil serão os processos de integração.

Independentemente de quão próxima seja essa correspondência, cada novo contratado deve receber ajuda para se estabelecer em uma nova vida na organização.

Os Mitos dos Programas de Integração

Problemas com a integração não são novos. No entanto, eles persistem hoje por razões que vão desde tempo e recursos limitados até o equívoco de acreditar que um sistema “aceita as regras ou sai” irá selecionar naturalmente vencedores e perdedores.

A integração é necessária para economizar tempo e recursos. A contratação é demorada e cara, assim como a introdução de novas pessoas em sua organização. Um investimento inicial em suas novas contratações aumenta seu tempo médio de retenção e, finalmente, sua produtividade.

As razões mais comuns para as saídas antecipadas de novos contratados estão ligadas a um ingresso insuficiente ou ruim.

Conforme pesquisas, aqueles que desistiram citaram diretrizes mais claras sobre responsabilidades, treinamento mais efetivo e várias formas de reconhecimento social dos colegas e da liderança como fatores que os teriam convencido a permanecer.

As pessoas talentosas frequentemente fracassarão sem os recursos para aprender em uma organização, e as pessoas sem talentos muitas vezes adotam uma estratégia parasitária. Com programas de integração bem implementados, essas ocorrências serão evitadas.

Exemplo de Programa de Integração Fácil de Executar

Estabelecer um processo predefinido e repetitivo para a integração reduzirá a quantidade de tempo que você gasta aumentando as contratações e a retenção geral.

Durante os primeiros 90 dias, seus novos colaboradores devem progredir de aprender a fazer; eles devem receber todas as apresentações necessárias, treinamento e educação durante este período de tempo.

Existem vários exemplos de programas de integração e cada um deve ser aplicado de acordo com as características e necessidades da organização.

O modelo apresentado a seguir se divide em quatro fases simples:

• 0 dias: definindo o propósito
• 30 dias: aprender
• 60 dias: construir
• 90 dias: fazer

Cada nova fase se sobrepõe e constrói as outras. Enquanto um colaborador se concentra em aprender nos primeiros 30 dias, o aprendizado não para nas marcas de 60 ou 90 dias.

Um período de integração de 90 dias geralmente é o ideal, pois ajuda os novos contratados a se preparar mentalmente para suas responsabilidades e desenvolver o entendimento e as habilidades necessárias para ter sucesso.

90 dias também tornam um novo ambiente de trabalho mais gerenciável, levando em conta que os novos integrantes possuem já desde o início duas tarefas: realizar suas atividades e se ajustarem à cultura e às condições do trabalho.

0 dias: definindo o propósito

Uma das fases mais importantes da integração costuma ser a mais negligenciada: definir o objetivo do novo contratado na organização. Isso vai além da descrição do trabalho e começa com a configuração da expectativa.

Engajamento, satisfação e felicidade geralmente dependem menos das condições em que se trabalha e mais se as expectativas pessoais são alinhadas e atendidas.

Os colaboradores devem ter noção do que irão encontrar, antes mesmo de iniciarem em seus novos empregos.

Os programas de integração efetivos iniciam antes do primeiro dia e, na verdade, geralmente começam durante as entrevistas dos candidatos. Os novos contratados devem ter pelo menos uma ideia geral de:

1. O que estou aqui para fazer?
2. O que tenho à minha disposição para fazer isso?
3. O que preciso saber para ter sucesso?
4. Como estarei sendo avaliado?
5. Que comportamentos são recompensados ​​nessa cultura?
6. Que comportamentos são recusados nesta cultura?

As respostas para as primeiras quatro perguntas podem mudar. Ainda assim, quando surge a vaga,  o que acontece antes de falar com os candidatos, estas perguntas já devem estar respondidas.

Você também deve ser transparente sobre o que poderia mudar e por quê, o que definiria adequadamente as expectativas do novo contratado em torno do ambiente geral.

Para definir verdadeiramente o propósito de um novo contratado, trabalhe no desenvolvimento de quatro quadros principais de orientação.

30 dias: aprender

Os primeiros 30 dias dos programas de aprendizagem devem ser totalmente sobre aprendizado.

Não importa o quão rápido sua empresa está crescendo, as mudanças que estão ocorrendo ou quantas pessoas mais você necessita. Os novos colaboradores precisam aprender a fazer o trabalho para fazê-lo bem.

Isso não significa que você vai encaminhá-los para palestras ou seminários de treinamento durante todo o dia.

O modelo de desenvolvimento de liderança 70:20:10 sugere que o aprendizado vem de:

• 70% de projetos desafiadores;
• 20% de desenvolvimento da performance, desempenho e conhecimentos técnicos;
• 10% de aprendizado estruturado.

Em outras palavras, nesses primeiros 30 dias, os novos contratados podem dedicar 70% do tempo a projetos difíceis que a empresa precisa resolver.

No entanto, para fazer isso com sucesso, eles precisam do treinamento e orientação, juntamente com o treinamento formal. Para criar as condições ideais ao aprendizado, construa a preparação e a aceleração nos programas de integração.

Preparação

A preparação engloba uma grande quantidade do processo de integração e define o tom para a experiência geral do colaborador.

É aqui que você fornece todas as ferramentas, informações e conexões necessárias para que ele se sinta verdadeiramente acolhido.

Na fase de preparação, é fundamental garantir que, no primeiro dia, os novos colaboradores saibam onde devem estar, com quem devem se reunir e o que devem fazer. Envie todas essas informações em um email de boas-vindas pelo menos 24 horas antes do primeiro dia.

Quando eles chegarem na empresa, mantenha uma lista de verificação com você para garantir que eles recebam o que precisam, desde o espaço de trabalho, materiais e ferramentas, a uma recepção calorosa dos colegas.

Configure pequenas reuniões individuais durante o primeiro mês para receber suas contratações na organização, fornecendo uma visão geral da cultura, como quais comportamentos são celebrados, tolerados e proibidos.

Defina as expectativas em torno de papéis e responsabilidades com mais detalhes do que na fase de definição de objetivos e atribuições do projeto.

O contato face a face é importante porque gera confiança. Organize para que as pessoas interajam individualmente e em grupos pequenos e casuais.

Configurações de reuniões mais pessoais criam relacionamentos sem prejudicar a geração de novas ideias. É provável que você tenha feito novas contratações para promover a inovação, por isso, certifique-se de não colocá-las em situações em que a pressão para se adequar supera a liberdade de contribuir com perspectivas.

Aceleração

Nos primeiros 30 dias, você quer acelerar o aprendizado da maneira mais eficiente possível. Para acelerar o aprendizado em suas contratações, use esses métodos direcionados:

• Reuniões de descoberta

Organize reuniões com especialistas internos nas áreas em que os novos contratados irão atuar e de outras áreas também.

Essas reuniões informativas irão mostrar como são abordados os problemas nos diversos departamentos da organização, fazendo com que todos sigam na mesma direção.

• Treinamento empresarial

Seja pesado ou leve o treinamento, há uma sessão que é absolutamente essencial para acelerar o aprendizado. Essa é uma reunião de visão geral da estratégia de negócios na qual você treina os novos colaboradores no próprio negócio, na arquitetura da empresa, no plano estratégico e / ou de negócios e nas condições de mercado.

Esse treinamento deve ser interativo e levar os participantes a fazer perguntas e contribuir com novas ideias para demonstrar compreensão.

• Projetos baseados no aprendizado

Englobam um amplo conjunto de categorias, mas geralmente abrangem projetos que envolvem a realização de tarefas supervisionadas, colaboração de colegas experientes e, o mais importante, pesquisa.

• Leitura

Oferecer conteúdo sobre liderança e desenvolvimento, leitura específica do ramos de atividade da organização ou função aumentará a base de conhecimento dos novos colaboradores, ao mesmo tempo que adiciona estrutura à sua aprendizagem.

Ao longo desta fase, em qualquer projeto em que os novos contratados trabalhem, determine seu sucesso pela maneira como eles estão aprendendo, e não por quão surpreendentes são os resultados. Você deve incentivar a chamada “prática profunda”.

Prática profunda é realizar o trabalho de certas maneiras específicas – operando nos limites de sua capacidade, onde você comete erros.

Faça com que eles assumam projetos difíceis e se esforcem para encontrar novas soluções além do que fizeram em funções passadas.

Recompense sua análise e refinamento de erros sobre o resultado final, e esse resultado final acabará sendo muito superior ao que você poderia esperar.

60 dias: construir

Nos programas de integração efetivos, o aprendizado não para depois dos primeiros 30 dias, mas continua em conjunto com o ato de construir.

De certa forma, a construção é apenas uma extensão da aprendizagem, na qual você confia que os novos colaboradores se aprofundem nas responsabilidades e se envolvam em um trabalho mais independente.

Nesta fase é onde eles começam a construir laços sociais, estruturas e uma coleção de ganhos iniciais para impulsioná-los a uma execução bem-sucedida, assim que a integração for concluída.

Uma vez que os novos contratados obtêm as informações de que precisam, eles devem realizar uma compilação e revisão formais.

Suas anotações de reuniões de descoberta, leituras e pesquisas devem se tornar informações que irão utilizar para basear suposições, hipóteses, questões e ideias mais sutis sobre os negócios e os desafios que foram contratados para enfrentar.

Com base nessa análise, dê a eles a direção, mas também o espaço, para desenvolver uma estratégia e converter o que eles aprenderam em valor para a organização.

90 dias: fazer

No último bloco de 30 dias, os novos contratados estão empoderados e devem “fazer” mais do que qualquer outra coisa.

Eles devem ser medidos de acordo com KPIs e marcos, e entender que serão avaliados pelos resultados tanto quanto pelo pensamento e pelo processo.

Ainda assim, com apenas dois meses de integração, é justo que certos erros sejam perdoados.

Não há problema se os novos colaboradores cometerem erros com base na falta de informações, habilidades instáveis ​​com novos sistemas ou processos ou mesmo falta de experiência em uma área.

Não será aceitável se eles não seguirem as regras da empresa, desrespeitarem colegas e / ou lideranças, recusarem uma tarefa imprevista ou não conseguirem se comunicar adequadamente em relação aos prazos ou às principais partes interessadas.

Lembre-se, este é o período de ajustes. Atitude e compromisso não devem ser um problema. É da responsabilidade dos novos colaboradores informar a empresa sobre quaisquer circunstâncias que possam justificar um comportamento inadequado. Mesmo assim, leve o mau comportamento a sério.

O bloco “fazer” deve ser o bloco mais fácil e menos complexo nos programas de integração. É nesse ponto que os colaboradores se concentram no cultivo de relacionamentos e equipes, participando de um trabalho mais abrangente e passando por uma revisão formal para garantir que estejam no caminho certo.

Nesta fase, os novos colaboradores fazem mais do que pedir ajuda, eles, por sua vez, são úteis. Eles criam confiança verdadeira nas equipes e, dependendo da função, constroem suas próprias equipes para supervisionar e gerenciar.

Se o papel envolve partes interessadas externas, como parceiros ou clientes, é quando eles começam a gerenciá-los por conta própria.

Avalie

Quer você faça avaliações de desempenho trimestrais, anuais ou até em tempo real, a última etapa dos programas de integração é sempre a avaliação.

Conclua uma avaliação de desempenho nos últimos 90 dias. Peça ao novo colaborador que faça uma autoavaliação. Em seguida, faça uma comparação entre ambas em uma conversa franca sobre desempenho.

É aqui que você analisa os pontos fortes e as oportunidades de melhoria e obtém feedback do colaborador sobre o mesmo.

Também é onde você recalibra os KPIs e os marcos daqui para frente, garantindo que estejam alinhados. Se ocorreram mudanças no período de 90 dias, redefina as expectativas e explique por que elas foram modificadas.