Como Reduzir Tempo de Contratação no Processo Seletivo

A métrica do tempo de contratação continua sendo um dos principais indicadores de desempenho para as equipes responsáveis por essa função.

Você ficaria surpreso ao saber que apenas 30% das empresas conseguem preencher uma vaga em 30 dias. A maioria demora de 1 a 4 meses para fazer uma contratação.

Medir o tempo de contratação pode ser difícil, mas depois de obter os dados, é possível determinar o que precisa ser melhorado.

E por que você deveria tentar reduzir o tempo de contratação?

Demorar muito para preencher uma vaga não apenas aumenta o custo, mas também traz o risco de perder candidatos de alta qualidade muito rapidamente.

Para ajudá-lo a melhorar seu processo de recrutamento e encontrar a pessoa perfeita para o seu trabalho da maneira mais rápida, aqui estão as melhores práticas. Confira!

Como reduzir tempo de contratação no processo seletivo

A contratação em qualquer tipo de atividade é um desafio e os profissionais de RH estão sob pressão para demonstrar o ROI mais do que nunca num mercado competitivo e em rápida evolução.

Considere essas dicas para realizar seu processo de contratação, reduzindo tempo e custos.

1. Reúna os dados corretos

Quando se trata de medir o tempo de contratação e reduzi-lo sempre que possível, os dados são fundamentais.

Nesse sentido, como primeiro passo para trabalhar no seu tempo de contratação, tente descobrir:

• em quanto tempo você costuma preencher uma vaga;
• o tempo que os candidatos levam para passar entre as fases. Por exemplo, da fase de candidatura para a fase de entrevista por telefone ou da fase de entrevista por telefone para a fase de entrevista presencial, e assim por diante;
• como o seu tempo de contratação se compara ao tempo padrão de contratação em seu setor;
• o número de dias corridos desde a seleção inicial até a realização da oferta de emprego;
• a proporção de candidaturas boas e ruins que você normalmente recebe.

Depois de reunir todos os dados, escolha os números mais alarmantes e procure maneiras de melhorá-los.

Aqui está um exemplo prático.

Se você perceber que os candidatos levam em média dois dias para fornecer seus dados e enviar seu currículo, mas seus gerentes de contratação levam uma semana inteira para responder, você pode automatizar algumas das tarefas manuais, para reduzir a carga de trabalho de seu gerentes.

Etapas como triagem de candidatos, análise de currículo ou consulta de resultados de testes pré-admissionais e passagem para a próxima fase, bem como agendamento de entrevistas com os candidatos selecionados, podem ser automatizadas.

Isto beneficiará tanto os candidatos – que avançarão mais rapidamente no processo e, assim, encontrarão um emprego mais cedo – como os recrutadores ou gestores de RH, que libertarão tempo para tarefas mais importantes.

2. Melhore sua lista de empregos

Escrever uma descrição de cargo é a primeira etapa do estágio de sourcing.

Perder bons candidatos logo no início da fase de contratação resulta em atraso, pois você recebe menos candidatos elegíveis.

O que causa isso?

Palavras com preconceito de gênero, por exemplo. As listas de empregos com redação neutra em termos de gênero obtêm 42% mais candidatos.

Portanto, tente garantir que você escreva descrições de cargos que não incluam gênero.

Com um anúncio de emprego mais inclusivo, você atrairá mais e melhores candidatos e isso reduzirá o tempo de contratação.

3. Estabeleça um processo de contratação estruturado

Não possuir um processo de contratação estruturado resulta em dedicar mais tempo à contratação.

Basicamente, você se encontra reiniciando o processo sempre que surge uma nova posição para preencher.

E mesmo que você tenha um processo em andamento, pegue um pedaço de papel e faça um esboço!

Do início ao fim, como é a jornada do candidato, quais são as etapas, quanto tempo demoram?

Um processo de contratação documentado também protege você da desaceleração e melhora drasticamente o tempo de contratação, pois você sabe exatamente o que fazer em cada etapa.

Um processo estruturado é econômico e irá agilizar a forma como você encontra e qualifica candidatos.

Além disso, é capaz de gerar resultados mensuráveis e concretos para sua empresa, auxiliando-a na prevenção de prejuízos decorrentes de contratações inadequadas.

4. Crie um pipeline de talentos com antecedência

Um pool de talentos, ou uma seleção prévia de candidatos para uma função específica, representa uma das estratégias mais eficazes para agilizar o processo de contratação.

Quando você tem vários candidatos qualificados em sua discagem rápida, não precisa anunciar seu emprego, esperar a chegada das inscrições ou perder tempo examinando os candidatos.

Tudo o que você precisa fazer é entrar em contato com essas pessoas sobre a vaga aberta.

Para começar, aqui estão cinco etapas básicas para construir um pipeline de talentos de qualidade:

• identifique as funções que geralmente você contrata;
• determine os requisitos para essas funções, como habilidades, adequação cultural, etc.;
• encontre os hangouts onde você pode conseguir seus candidatos ideais: conferências, eventos do setor, redes sociais como LinkedIn, referências, etc.;
• identifique os talentos que parecem adequados e entre em contato com eles;
• mantenha contato com esses candidatos compartilhando conteúdo significativo e mensagens personalizadas.

Construir um pipeline de talentos é frequentemente considerado a forma mais eficaz de contratar candidatos.

Mas, como fazer isso de forma eficiente ao lidar com contratações de alto volume? A solução é, novamente, automatizar o máximo possível e deixar a tecnologia ajudá-lo.

Utilize  testes pré-contratação específicos que podem avaliar as características e habilidades dos candidatos e, em seguida, retornar pontuações correspondentes para diferentes habilidades.

Mesmo que os candidatos não sejam selecionados para as vagas atuais, os recrutadores ainda podem ver seus perfis e quais funções eles se encaixariam melhor.

Isso torna mais fácil para os gerentes de RH e recrutadores entrarem em contato com as pessoas certas caso precisem ampliar seu processo de contratação.

5. Melhore a experiência do candidato

Normalmente, os candidatos visitam sua página de carreiras pelo menos duas vezes durante o processo de contratação: quando ficam sabendo de sua vaga e quando estão considerando sua oferta de emprego.

Se sua página de carreiras não vender seus empregos, eles desistirão imediatamente ou acabarão rejeitando sua oferta.

Ambas as situações impactam negativamente o seu tempo de contratação, pois as desistências resultam em menos inscrições e, eventualmente, um tempo de contratação mais lento.

As rejeições de ofertas significam começar de novo fazendo uma oferta ao segundo candidato mais elegível e a subsequente negociação, se houver.

Ao melhorar sua página de carreiras, você pode reduzir desistências e rejeições e acelerar o tempo de contratação.

Você pode começar antecipando todas as informações que seus candidatos procuram.

Para garantir que os candidatos não abandonem a inscrição ao clicar no botão, proporcione-lhes uma ótima experiência.

Uma experiência envolvente e móvel que mostre a cultura e o ambiente de trabalho da sua empresa por meio de visualizações realistas de vagas é uma excelente maneira de começar.

6. Contrate mais rápido, acelerando a contratação

Se você conhece a proporção de candidaturas boas e ruins que normalmente obtém, isso o ajudará a diagnosticar se há uma desaceleração na fase de fornecimento.

Afinal, classificar as candidaturas de baixa qualidade custará muito tempo e energia sem ROI.

Para ter uma ideia de seus índices, você pode observar a proporção de candidatos por entrevista, por exemplo. A média é de 12%.

Se a sua proporção for melhor do que essa, provavelmente você está contratando uma porcentagem relativamente alta de bons candidatos.

Caso você não tenha uma proporção tão boa, aqui estão algumas maneiras de melhorar seus métodos de sourcing:

Publicidade programática

Publicidade programática significa veicular campanhas publicitárias pagas para determinados grupos-alvo ao anunciar suas vagas de emprego.

Se você tiver orçamento, a publicidade programática pode ajudá-lo a aumentar a conscientização sobre suas vagas, construir sua marca empregadora e, como resultado, conquistar alguns candidatos promissores.

Fornecimento social

Use redes de mídia social para identificar as pessoas em seu setor que podem ser adequadas para sua empresa.

Você pode até usar eventos off-line, como reuniões e encontros do setor, para se conectar com seus candidatos ideais.

Auditoria interna de talentos

Mantenha-se atualizado sobre o status de suas situações internas de talentos.

Você pode descobrir que consegue preencher algumas vagas apenas por meio de promoções internas.

Referências

A principal forma de os candidatos aprenderem sobre empregos é por meio de referências.

Crie esquemas de indicação e recompense os funcionários que encontrarem talentos de qualidade para você.

Navegue por bancos de dados de talentos

Sites de empregos possuem milhões de currículos.

Aproveite-os e use as funcionalidades de pesquisa avançada das plataformas para filtrar os candidatos que podem ser excelentes funcionários na sua empresa.

Depois de obter inscrições de qualidade suficientes, você poderá identificar os melhores candidatos mais cedo, o que resultará em melhoria no tempo de contratação.

7. Invista em um bom sistema de rastreamento de aplicativos – ATS

Um bom ATS ajuda você em cada etapa do processo de contratação.

Desde a publicação do seu anúncio em vários painéis de empregos até a notificação em tempo real conforme as pessoas se candidatam, um ATS pode ajudá-lo a aumentar a eficiência em grandes partes do seu processo de contratação.

Com agendamento de entrevistas, simplificação e classificação de inscrições, criação de pipeline de talentos, verificação de conformidade e recursos de automação, um ATS é uma ferramenta essencial para estruturar e reduzir o tempo médio do seu processo de contratação.

Não se apresse em escolher seu ATS, mas analise cuidadosamente suas necessidades e teste a ferramenta antes de se comprometer com ela.

8. Use software de avaliação pré-emprego

Embora avaliações como testes de habilidades, questionários de personalidade e avaliações de habilidades cognitivas agreguem valor em termos de conseguir o candidato certo, elas também acrescentam tempo ao seu processo de contratação:

• uma avaliação da capacidade cognitiva acrescenta entre 2,6 e 4,4 dias em média;
• um teste de habilidades profissionais acrescenta entre 0,6 e 1,5 dias em média;
• um questionário de personalidade acrescenta entre 0,9 e 1,3 dias em média.

Considerando que os melhores talentos ficam disponíveis apenas por 10 dias, reduzir esse tempo de exibição é fundamental.

Uma boa solução de triagem pode reduzir drasticamente o tempo de contratação sem perder qualidade.

9. Use uma plataforma de contratação digital ponta a ponta

Não existe uma solução única que cuide de todo o seu processo de contratação.

Mas, se as diferentes ferramentas que você usa não funcionarem bem juntas, você perderá o controle das inscrições e dos candidatos ao longo do caminho.

Portanto, para tapar qualquer vazamento em seu kit de ferramentas de contratação e otimizar seu tempo, certifique-se de conectar todos os seus sistemas.

Para isso, crie um fluxo de trabalho de contratação e mapeie as diferentes ferramentas que você utiliza em cada etapa.

No final, sua pilha de tecnologia de recrutamento pode ser mais ou menos assim:

• uma solução de testes pré-emprego;
• um ATS;
• uma solução de integração de funcionários;
• você pode procurar uma solução que ofereça múltiplas funcionalidades.

Existem plataformas projetadas especificamente para recrutadores de alto volume que precisam diminuir o tempo de contratação, melhorar a eficiência do processo e recrutar melhores candidatos, ao mesmo tempo que oferece a eles uma experiência envolvente.

10. Torne as entrevistas rápidas e automatize o agendamento

Atrasos no agendamento de entrevistas aumentam diretamente o seu tempo de contratação.

Com a maioria das empresas realizando pelo menos três rodadas de entrevistas, o tempo para agendar entrevistas geralmente oferece muito espaço para melhorias.

Usar uma ferramenta automatizada de agendamento economizará seu tempo e eliminará atrasos no processo, reduzindo a frustração do candidato e oferecendo-lhe uma melhor experiência.

11. Colabore e faça parceria com gerentes de contratação

Os recrutadores e os gestores de contratação devem trabalhar em conjunto permitindo uma colaboração mais rápida, aproveitando os seus conhecimentos para fornecer soluções aos principais desafios de recrutamento.

Examine detalhadamente os procedimentos atuais e identifique possibilidades de melhoria.

Por exemplo, se uma vaga permanece aberta por dois, quatro ou seis meses, qual a real importância do cargo para a empresa?

Para reduzir o tempo de contratação, envolva mais pessoas no processo, compartilhando a disponibilidade do calendário.

Abraçar o recrutamento baseado em equipes implica que outros envolvidos possam assumir a responsabilidade por aspectos específicos do processo.

Dessa forma, você também pode eliminar preconceitos de contratação e economizar muito tempo se os processos estiverem bem integrados.

12. Comunique-se de forma responsiva

Atualizar regularmente os candidatos sobre o status da inscrição e fornecer feedback pós-entrevista mostra que você valoriza o interesse e o tempo deles.

Defina expectativas claras sobre quando os candidatos podem esperar uma resposta sua.

O silêncio pode ser interpretado como desinteresse, levando os candidatos a explorar outras oportunidades.

Considere usar recrutadores de IA, que podem lidar com a divulgação e interagir com os candidatos selecionados em seu nome, proporcionando comunicação personalizada e uma experiência tranquila para o candidato, desde a primeira interação até a oferta final.

13. Apresente requisitos claros do trabalho

Desenvolva descrições de cargos abrangentes e precisas, informando habilidades, qualificações e responsabilidades essenciais.

Isto atrai candidatos genuinamente interessados ​​e qualificados, reduzindo a necessidade de pesquisas extensas.

Para tornar essa tarefa mais fácil, você pode usar um gerador gratuito de descrições de cargos, que ajuda a criar descrições personalizadas sem esforço.

14. Confie nos dados

Utilize insights baseados em dados coletados por recrutadores de IA e aproveite as informações para identificar padrões de contratação bem-sucedidos, ajustar as perguntas das entrevistas e otimizar o fluxo de trabalho geral.

Adotar a tomada de decisões baseada em dados não apenas reduz o tempo de contratação, mas também leva a encontrar os candidatos mais adequados.

15. Adaptação contextual

Uma maneira eficaz de reduzir o tempo de contratação é adotar uma abordagem personalizada que se adapte às mudanças nas suas preferências e requisitos de trabalho.

Ao coletar e analisar dados de cada ciclo de recrutamento, seu processo de contratação pode evoluir continuamente para se alinhar melhor às necessidades da sua empresa.

Essa abordagem adaptativa garante que suas estratégias de recrutamento permaneçam relevantes e atualizadas com as últimas tendências e mudanças do setor.